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Procore

创建分包合同(旧版)

旧版内容

本教程详细介绍了 Procore 在创建分包合同方面的旧体验。 当重新设计的合约测试版体验普遍可用时,此页面上的信息将替换为更新的内容。 要了解此版本及其时间线,请参阅项目财务管理:合约的现代化体验

重要提示!如果使用的是合约测试版体验,请参阅创建分包合同教程,而不是下面的信息。

目标

使用项目的合约工具在 Procore 中创建分包合同

背景

分包合同可以在项目的施工前和施工阶段授予,通常由项目管理在 Procore 中创建和跟踪。在授予主合同后,项目经理为特定行业创建采购订单和分包合同,以确保项目的材料和分包商服务。

需要考虑的事项

先决条件

步骤

第 1 步:创建分包合同

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 点击+创建并从下拉菜单中选择分包合同
    create-commitment.png
  3. 在“一般信息”下的“一般”标签页中,执行以下操作:
    subcontract-general-tab.png
    • 使用 DocuSign® 签署
      如果已启用 Procore + DocuSign® 集成(请参阅在 Procore 项目上启用或禁用 DocuSign® 集成),默认情况下会勾选此方框。如果你不想使用 DocuSign® 收集签名,请取消勾选。
    • 编号
      接受默认编号、输入新编号或创建自定义编号方案。

      对于使用的公司icon-erp-synced2.png ERP集成工具: 

      • 为了将合约发送到 ERP 集成工具以供会计审批者接受导出:
        • 你的集成ERP系统可能会施加最大字符限制。
        • 根据你的 Procore 账户集成的ERP系统,先决条件、限制和注意事项可能适用。 有关详细信息,请访问关于ERP集成的须知。
       提示
      编号是如何分配的?要了解 Procore 如何分配编号并了解你的自定义编号选项,请参阅我可以在 Procore 中自定义财务对象的编号系统吗?
    • 标题
      输入分包合同的描述性标题。
       注意
    • 承包公司
      选择负责完成分包合同规定的工程的公司(例如,美国建筑公司)。
      注意
    • 发票联系人
      选择“承包公司”的一 (1) 名或多名员工,并指定为发票联系人。保存分包合同后,此处添加的任何用户都将添加到“私密”列表中。你必须先选择“承包公司”,然后才能选择发票联系人。
       注意
      务必在采购订单或分包合同中添加至少一个"发票联系人"。 这可确保将重要的电子邮件邀请和自动电子邮件通知发送给适当的联系人。 要了解更多有关将发票联系人包括在合约中的重要性的信息,请参阅什么是发票联系人?
    • 状态
      为分包合同分配状态。要了解可用状态以及哪些合约状态反映了项目预算中的合同金额,请参阅 Procore 中的默认合约状态有哪些?
    • 已执行。勾选此复选框以表示分包合同已完全签署并执行。
       注意
      • 当合约处于“已获批”或“完成”状态时,许多 Procore 用户选择勾选“已执行”复选框。
      • 你的项目团队勾选“已执行”方框的时间应始终与项目的专属业务流程保持一致
    • 私密
      勾选复选框并从“选择人员”列表中选择任意项目用户或协作者。要了解有关隐私选项的更多信息,请参阅更改合约的隐私设置
      • 使其仅对管理员和以下用户可见
        勾选此复选框,可让采购订单只对拥有合约工具“管理员”权限的用户和选择人员下拉列表中指定的用户可见。
      • 允许这些用户查看此 SOV 项
        勾选此复选框,可让采购订单的分项价格表 (SOV) 项只对拥有项目合约工具“管理员”权限的用户以及选择人员下拉列表中指定的用户可见。
    • 默认保留金
      指定第一张分包商发票扣留的保留金百分比。例如,通常在此字段中输入 5 或 10%。
       注意
    • 描述
      根据需要提供其他信息。
    • 附件。添加任何相关材料,例如报价单、收据、签署的采购订单等。你可以添加已上传到项目的文件或从本地计算机拖放文件。
  4. 滚动到合同日期部分并输入以下内容:
    subcontract-contract-dates.png
    • 开始日期。选择工作范围在作业现场开始的日期。
    • 预估完工日期。选择完成工作范围的预估日期。
       测试中
      参与现场启动的变更通知单的有限发布测试计划的用户请注意。以下信息详细介绍了一个配置,该配置可供参与现场启动的变更通知单的测试版参与者计划的 Procore 用户使用。 有关此版本的更多信息,请参阅合约:允许协作者提交现场启动的变更通知单
    • 已签署合同的接收日期。选择正式签署分包合同的日期。
    • 实际完工日期。选择工作范围被视为完成的日期。
  5. 滚动到其他信息部分并输入以下内容:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • 包含事项。披露相关合同文档中可能未明确说明的任何包含事项。
    • 除外事项。披露相关合同文档中可能未明确说明的任何除外事项。
  6. 点击以下其中一 (1) 个按钮:
    • 创建。点击此按钮可保存新的分包合同并返回查看模式下的“一般”标签页。
    • 创建并输入分项价格表 (SOV)。点击此按钮可保存新的分包合同并在编辑模式下跳转到“分项价格表”标签页。输入 SOV 后继续。
    • 使用 DocuSign® 完成。点击此按钮可使用 DocuSign® 集成完成分包合同。请参阅使用 DocuSign® 完成合约合同

第 2 步:输入分项价格表 (SOV)

有两种方法可以输入分包合同的分项价格表 (SOV):

从 CSV 导入 SOV 明细项

如果想将多个明细项导入到 SOV,合约工具为用户提供了一个 CSV 模板,可供下载、填写并上传到 Procore。有关说明,请参阅从 CSV 文件导入合约 SOV 明细项

将明细项添加到 SOV

 注意
  • 如果贵公司使用 Procore + Ryvit 集成 集成并且你的 Ryvit 集成 系统配置为使用计算方法,则 Ryvit 集成 将不允许使用一次性付款 (LS) 作为计量单位。
  • 如果你正在使用“覆盖小计”,则必须仅输入小计金额。Ryvit 集成 集成将在 Ryvit 集成 中创建“总额”项。
  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 合同标签页下,找到要更新的合约。然后点击编辑
  3. 点击分项价格表
  4. 点击添加明细
     注意
     如果合约工具中打开了“启用始终可编辑的分项价格表”设置,则具有编辑合约所需用户权限的用户可以在合约处于任何状态时修改分项价格表。要了解更多信息,请参阅什么是“启用始终可编辑的分项价格表”设置?
  5. 根据会计方法是基于金额还是基于单位/数量,遵循相应的步骤:
     注意
    要在添加 SOV 明细项之前编辑会计方法,请参阅编辑合约的高级设置标签页。要了解更多信息,请参阅如何设置合同或资金的会计方法?
    1. 对于使用基于金额的会计方法的合同:
      1. 编号
        按顺序自动输入明细项编号。
      2. 变更事件明细项
        如果你启用了变更事件,并且合约需要链接到变更事件,则可以选择变更事件明细项。 
      3. 预算编号
        从列表中选择一个预算编号或点击创建预算编号来创建一个新预算编号。请参阅什么是 Procore WBS 中的预算编号?
      4. 描述
        输入明细项的描述。例如,输入:每月服务费
      5. 金额
        输入成本金额。
      6. 迄今已开票
        系统自动计算截至当前日期的合约开票金额。
      7. 剩余金额
        输入截至当前日期尚未开票的金额。
      8. 税务代码
        输入要用于此明细项的税务代码。此字段仅在启用税务代码功能时出现。请参阅如何在项目中使用税务代码?
    2. 对于使用基于单位/数量的会计方法的合同:
      1. 编号
        按顺序自动输入明细项编号。
      2. 变更事件明细项
        如果你启用了变更事件,并且合约需要链接到变更事件,则可以选择变更事件明细项。 
      3. 预算编号
        从列表中选择一个预算编号或点击创建预算编号来创建一个新预算编号。请参阅什么是 Procore WBS 中的预算编号?
      4. 描述
        输入明细项的描述。例如,输入:每月服务费
      5. 数量
        输入单位数量。
      6. 计量单位
        输入计量单位 (UOM)
         注意
      7. 单位成本
        在提供的框中输入单位成本。
      8. 金额
        系统会根据数量计量单位单位成本条目自动为你计算出小计。
      9. 迄今已开票
        系统自动计算截至当前日期的合约开票金额。
      10. 剩余金额
        输入截至当前日期尚未开票的金额。
      11. 税务代码
        输入要用于此明细项的税务代码。此字段仅在启用税务代码功能时出现。请参阅如何在项目中使用税务代码?
  6. 选择以下选项之一:
    • 保存。点击此按钮可将更改保存到 SOV。
    • 保存并通过电子邮件发送。点击此按钮可将更改保存到 SOV 并将更新通过电子邮件发送给发票联系人。