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Procore

创建分包合同

分阶段发布
本教程记录了合约工具的现代化界面和优化。 如果仍在使用旧版体验,请参阅(旧版)创建分包合同以获取分步说明。 要了解 Procore 使用现代化和旧版体验的时间线,请参阅项目财务管理:合约工具的现代化体验

目标

使用项目的合约工具在 Procore 中创建分包合同

背景

分包合同可以在项目的施工前和施工阶段授予,通常由项目管理在 Procore 中创建和跟踪。在授予主合同后,项目经理为特定行业创建采购订单和分包合同,以确保项目的材料和分包商服务。

需要考虑的事项

先决条件

步骤

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 合同标签页中,点击创建按钮,然后从下拉列表中选择分包合同

    clipboard_e8a51476d2ef01ba95bc0bea542589293.png
  3. 继续执行后续步骤:

添加基本信息

更新基本信息如下:

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 注意
  • 添加基本信息时没有必填字段。
  • 如果在未完成任何数据输入的情况下点击创建按钮,Procore 会保存合同,将你列为其创建者,并自动将其设置为草稿状态。
  • 编号
    要为合同编号,请从以下选项中进行选择:
    • 如果使用顺序编号系统为合同编号,则可以在此框中输入字母数字字符的任意组合。对于后续合约,Procore 会自动按升序应用连续编号。
      示例

      下面的示例会向你展示 Procore 的升序连续编号是如何工作的:

      • 如果上一个合约是 1,则下一个合约是 23,以此类推。
      • 如果上一个合同是 PC-0001,则下一个合同是 PC-0002PC-0003,以此类推。
      • 如果上一个合同是 DCA00010-12-G-0001,下一个合同是DCA00010-12-G-0002DCA00010-12-G-0003,以此类推。
    • 如果不使用顺序编号为合同编号,则可以为每个主合同手动输入唯一编号。为此,请在编号框中输入现有条目。不允许出现重复的合同编号。
  • 承包公司
    从下拉列表中选择项目业主或项目客户公司的名称。这是拥有建设工程项目的公司或聘请公司监督项目工作的客户。要显示为列表选项,请将公司添加到项目目录
  • 标题
    输入合同的描述性名称。
  • 可选:使用 DocuSign® 签名
    将此开关向右移动,使用 Procore + DocuSign® 集成收集签名。要了解如何激活 Procore 中的集成,请参阅在 Procore 项目上启用或禁用 DocuSign® 集成

更新一般信息

使用更一般的信息更新合同:

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  • 地点
    Procore 会自动为合同分配“默认”状态。要选择不同的状态,请从下拉列表中选择一个状态标签。选项包括
     注意
    要创建变更通知单和发票,合同状态必须设置为已获批完成
  • 已执行
    如果合同已完全执行,请勾选此复选框。一份完全执行的合同是一份具有法律效力的协议,由各方的授权代表签署。
  • 默认保留金
    输入一个数字来表示将在合同分项价格表的明细项中保留为保留金的百分比。例如,如果计划预扣明细项价值的百分之十 (10),请输入 10%
  • 描述
    输入主合同的更详细描述。你可以将格式工具栏中的选项应用于文本。

更新合同访问权限

默认情况下,合同仅对在项目合约工具上被授予“只读”级别权限或更高级别权限的用户可见。要更改合同的访问权限,请执行以下操作:

  1. 可选:将将此合同限制为仅对项目管理员可见,并选择非管理员用户向左或向右移动切换开关以关闭和打开限制。默认情况下,Procore 会打开此设置。
     注意
    • 当限制打开时,切换开关为蓝色。
    • 当限制关闭时,切换开关为灰色。
  2. 发票联系人下拉列表中选择“承包公司”的员工。

更新合同日期

要使用重要日期更新合同,请执行以下操作:

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 注意
你公司的 Procore 管理员可使用可配置的字段集功能管理出现在“合同日期”部分中的日期。有关详细信息,请参阅合约工具中的哪些字段可以配置为必填、可选或隐藏?
  • 开始日期
    选择建设工程项目的正式开工日期。
  • 预估完工日期
    从日历控件中选择建设工程项目的预估完工日期
     测试中
    参与现场启动的变更通知单的有限发布测试计划的用户请注意。下面的信息详细介绍了一个配置,该配置可供参与现场启动的变更通知单的测试版参与者计划的 Procore 用户使用。有关此版本的更多信息,请参阅合约:允许协作者提交现场启动的变更通知单
  • 实际竣工日期
    选择建设项目的实际完工日期
  • 已签署合同的接收日期
    从日历控件中选择日期。已签署合同的接收日期表示收到已执行合同的日期。

添加工作范围

合同包含项和排除项因项目而异。但是,目的是准确定义合同价格和工作范围中包含事项和除外事项的内容。要更新合同的“包含项和排除项”卡片,请执行以下操作:

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  • 包含事项
    在此框中添加合同的内容。你可以将格式工具栏中的选项应用于文本。
  • 除外事项
    在此框中添加合同的排除项。你可以将格式工具栏中的选项应用于文本。

设置会计方式

更新分项价格表的第一步是定义合同的会计方法。你选择的方法也适用于该合同的所有变更通知单和/或发票。会计方法只能在将明细项添加到 SOV 之前更改。Procore 不允许在添加明细项后更改合同的会计方法。

 提示
基于金额和基于单位/数量的合同有什么区别?有关详细信息,请参阅如何设置合同或资金的会计方法?
  • 要将会计方法更改为单位/数量,请点击更改为单位/数量按钮。
  • 要将会计方法改回基于金额,请点击更改为基于金额按钮。

更新分项价格表

有两 (2) 种方法可以更新分包合同的 SOV:

将明细项添加到分项价格表

默认情况下,只要分包合同不处于“已获批”状态,则可以随时在分包合同的 SOV 上输入明细项。

 注意
如果你的项目团队已在此工具中打开“启用始终可编辑的分项价格表”配置设置,则拥有编辑分包合同所需用户权限的用户可以在合同处于任何状态时将明细项添加到分项价格表。要了解此设置的具体信息,请参阅什么是“启用始终可编辑的分项价格表”设置?

要手动将明细项添加到分项价格表:

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  1. 从以下选项中选择:
    • 如果 SOV 为空,请点击“目前尚无任何明细项”下的添加明细
      或者
    • 如果有现有的明细项,请点击添加明细
      Procore 便会新建以数字“1”开头的明细项。后续项会按数字顺序创建。
  2. 为新明细项指定预算编号。你有以下选择:
    • 要将现有预算编号分配给明细项,请开始在搜索框中输入代码并从列表中选择匹配编号。
      或者
    • 要为明细项新建预算编号,请点击创建预算编号按钮。接下来,从下拉列表中选择适当的细分项以满足项目的预算编号模式要求。然后,点击创建
  3. 根据所使用的会计方法,选择添加明细项的适当步骤:
    • 对于基于金额的合同
      基于金额的 SOV 需要此数据输入:
      • 预算编号
        选择预算编号或点击创建预算编号。请参阅什么是 Procore WBS 中的预算编号?
      • 描述
        输入明细项的描述。例如,输入:每月服务项
      • 金额
        输入明细项的金额。
      • 迄今已开票
        稍后,当创建发票时,此列将自动显示迄今已开具账单的金额。
      • 剩余金额
        稍后,当创建发票时,此列将自动显示迄今未开具账单的金额。
    • 对于基于单位/数量的合同
      :基于单位/数量的 SOV 需要此数据输入:
      • 预算编号
        选择预算编号或点击创建预算编号。请参阅什么是 Procore WBS 中的预算编号?
      • 描述
        输入明细项的描述。例如,输入:每月服务项
      • 数量
        输入单位数量。
      • UOM
        从列表中选择计量单位 (UOM)。请参阅 Procore 的主列表中包含哪些计量单位?将计量单位添加到计量单位主列表
      • 单位成本
        在此框中输入单位成本。你会注意到此列中的值包含四 (4) 个小数点(例如,0.0000 美元),以便允许输入计算准确定价所需的具体值。
        示例
        假如你花费 1,006,625.00 美元购买 50,000 个单位,则会输入 20.1325 美元的单位价格。
      • 金额
        系统会根据数量计量单位单位成本条目自动为你计算出小计。
      • 迄今已开票
        稍后,当创建发票时,此列将自动显示迄今已开具账单的金额。
      • 剩余金额
        稍后,当创建发票时,此列将自动显示迄今未开具账单的金额。
  4. 可选:重复上述步骤以根据需要添加任意数量的明细项。
  5. 点击保存
    Procore 便会将明细项保存在合同的 SOV 中。
从 CSV 文件将明细项导入分项价格表
  1. 在“分项价格表”卡中,点击从 CSV 导入 SOV 按钮。

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  2. 点击下载 CSV 模板按钮并选择以下选项之一:
    • 空白模板。点击此选项可下载空白模板。
      或者
    • 具有现有明细项的模板。点击此选项可下载包含项目预算中任何现有明细项数据的模板。
       注意
      • Procore 可将 CSV 模板文件下载到 Web 浏览器的文件下载位置。
      • 文件的名称是:待定
  3. 打开在计算机上下载的模板。
  4. 将要上传的数据直接输入到模板中。
     重要提示
    不要更改或重新排列模板文件中的列标题。
  5. 输入明细项数据后,请确保以“逗号分隔值”文件格式保存文件更新。
  6. 导航回 Procore。然后,在“CSV 文件”部分中,选择以下选项之一:
    • 点击上传文件
      或者
    • 使用拖放操作将刚刚更新的模板移动到“CSV 文件”部分。
  7. 选择以下选项之一:
    • 添加其他明细项。如果想使用模板中的数据创建新的明细项,请选择此选项。
      或者
    • 替换现有明细项。如果想从分包合同中删除任何现有明细项并用模板中的数据替换它们,请选择此选项。
       注意

      如果在项目合约工具中打开“启用始终可编辑的分项价格表”配置设置,则“替换现有明细项”选项将显示为灰色,并且在创建发票和明细项开票后无法使用。要了解更多信息,请参阅什么是“启用始终可编辑的分项价格表”设置?

  8. 点击导入

附加文件

将文件附件添加到合同:

  1. 在“附件”卡中,点击编辑
  2. 点击附加文件
  3. 在“附加文件”对话框中,突出显示要上传的文件的存储位置。选项包括:
    • 我的电脑。点击“上传文件”以打开计算机的查找器。选择要上传的文件,然后点击打开
    • 照片。如果照片工具在项目中处于活动状态,请从选择相册列表中选择位置,然后搜索要上传的文件。
    • 图纸。如果图纸工具在项目中处于活动状态,请从选择区域列表中选择区域,然后搜索要上传的文件。
    • 表单。如果表单工具在项目中处于活动状态,请从选择模板列表中选择模板,然后搜索要上传的文件。
    • 文档。如果文档工具在项目中处于活动状态,请导航到存储要上传的文件的文件夹,然后突出显示它们。
  4. 点击附加

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    进度指示器会显示上传的状态。
  5. 点击附加文件对话框中的关闭 (X) 图标。

保存合同

要保存合同,请点击以下按钮之一 (1):

  • 保存。点击此按钮保存新合同并返回查看模式下的“一般”标签页。
    或者
  • 使用 DocuSign® 完成。点击此按钮可启动 Procore + DocuSign® 集成并准备用于签名的信封。要了解更多信息,请参阅 DocuSign®

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