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Procore

创建合约变更通知单 (CCO)

目标

创建合约变更通知单 (CCO)。

背景

在 Procore 中,采购订单分包合同代表买方(例如,项目业主或总承包商)与负责完成项目工程或履行订单的卖方(例如,总承包商或分包商)之间的合同协议。当你需要更改协议条款时,你可以创建 CCO。

 重要提示

在项目上启用变更事件工具时

用于在 Procore 中创建 CCO 的流程取决于几个因素。首先,如果项目的变更事件工具被禁用,你将使用以下流程之一。此外,请记住,创建 CCO 所需的步骤数取决于项目合约工具配置的变更通知单层设置(请参阅配置合约变更通知单层数):

  • 1 层配置:
    1. 如下所述创建合约变更通知单 (CCO)。
  • 2 层配置
    1. 创建合约潜在变更通知单 (CPCO)
    2. 创建合约变更通知单 (CCO)
  • 3 层配置
    1. 创建合约潜在变更通知单 (CPCO)
    2. 创建变更通知单请求 (COR)
    3. 创建合约变更通知单 (CCO)

需要考虑的事项

步骤

创建 CCO

如果你已创建采购订单或分包合同并需要更改该项的条款,请使用以下步骤创建 CCO。如果你已启用 DocuSign© 集成,则按照创建带有 DocuSign© 的合约变更通知单 (CCO) 中的步骤进行操作。

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 测试版合同标签页下,找到采购订单或分包合同。然后点击编辑
  3. 点击创建合约变更通知单
    注意
  4. 一般标签页中,执行以下操作:
    • 编号。Procore 按顺序为 CCO 分配编号(例如,001、002、0033,以此类推)。如果需要,你可以更改编号方案(例如,CCO-01、CCO-02、CCO-03,以此类推)。如果你手动更改此编号,Procore 会使用你定义的编号按顺序自动分配下一个编号。
    • 修订:此字段显示 CCO 的修订编号。首次创建 CCO 时,其修订编号为零。由于来自审核人/审批者的反馈,CCO 可能会进行多次修订。
    • 创建日期。此字段会自动填充创建合约变更通知单的日期。此日期无法更改。
    • 创建者。此字段会自动填充创建 CCO 的用户的姓名。
    • 承包公司。此字段会自动填充分包合同上列出的分包商或供应商名称。
      注意:此字段仅在 CCO 用于分包合同时可见。
    • 合同。此字段会自动填充为其创建合约变更通知单的合同名称。
      注意:此字段仅在合约变更通知单是分包合同时可见。
    • 标题:输入 CCO 的名称。Procore 中此字段的最大字符限制为 255 个字符。
       重要提示
      如果你使用的是集成 ERP 系统,则合约中“标题”字段的最大字符限制因每个系统而异。有关每个系统及其限制的列表,请参阅合约“标题”的最大字符长度是多少?
    • 状态。选择合约变更通知单的当前状态:
      注意:以下状态适用于 Procore 标准预算视图。要了解视图,请参阅设置新的预算视图。在你所在的环境中,状态的使用方式可能有所不同。
      • 已获批。CCO 已获得批准。成本在预算中反映为“已获批”变更。
      • 草稿:合约变更通知单仍需要修改,然后才能提交供审核。成本没有反映在预算中。
      • 待处理 - 审核中。合约变更通知单目前正在由审批者审核。成本在预算中反映为“待处理”变更。
      • 待处理 - 已修订。自首次提交以来,合约变更通知单已被修改。成本在预算中反映为“待处理”变更。
      • 待处理 - 定价中。CCO 待处理,目前正在定价。成本在预算中反映为“待处理”变更。
      • 待处理 - 未定价。CCO 待处理,且尚未积极定价。成本在预算中反映为“待处理”变更。
      • 待处理 - 进行中。CCO 仍在待处理,工程正在完成。成本在预算中反映为“待处理”变更。
      • 待处理 - 未进行。CCO 待处理,目前工程尚未开展。成本在预算中反映为“待处理”变更。
      • 已拒绝。CCO 被拒绝。成本没有反映在预算中。
      • 无费用。CCO 将免费执行。成本没有反映在预算中。
    • 私密。勾选此复选框,可使 CCO 仅对拥有合约标签页“管理员”级别权限的用户可见。
    • 变更原因。选择潜在 CCO 的以下原因之一:客户请求扩初设计限额现有条件扣款。要了解如何配置变更原因,请参阅设置默认变更管理配置
    • 会计方法。此字段继承合同中指定的会计方法。
    • 截止日期。选择 CCO 必须获批的截止日期。
    • 发票日期。选择 CCO 开具发票的日期。
    • 指定审核人。选择指定审核人以批准 CCO。请参阅审核和答复合约变更通知单 (CCO)
    • 请求接收自。从项目目录中选择你代表其提交合约变更通知单的用户。
    • 描述。输入 CCO 的详细描述。
      注意:如果你要将 CCO 导出到集成的第三方 ERP 系统,你可以在 Procore 中输入无限数量的字符。但是,任何超过一千 (1000) 个字符的条目在导出到 Sage 300 CRE 和 Integration by Ryvit 时都将被截断。
    • 进度计划影响。如果已知,则可以估算在 CCO 获批后可能会添加到当前项目进度计划的额外天数。
    • 地点。使用地点下拉菜单选择一个受[项]影响的地点。从预定义地点中进行选择,或添加多层地点。请参阅如何将多层地点添加到项?。该地点可能与第一层的现场地点一样空泛,也可能与承包商将在第二层施工的现场地点一样具体。
    • 参考。参考与变更通知单相关的任何其他工具、材料或文档。
    • 已执行。如果已执行 CCO,请勾选此方框。
    • 现场变更。如果变更通知单需要现场变更,请勾选此方框。
    • 已付全款。如果成本已包含在预算中,请勾选此方框。
    • 附件。选择并添加任何相关文档。
  5. 点击创建创建并发送电子邮件,将 CCO 发送给变更通知单上列出的任何审核人。

将分项价格表 (SOV) 添加到 CCO

如果存在与 CCO 相关的成本,请将明细项添加到 CCO 分项价格表 (SOV)。add-commitment-schedule-of-values.png

  1. 点击分项价格表标签页。
  2. 点击编辑
  3. 点击添加明细
    • 主合同明细项。从下拉列表中选择一个明细项。如果没有适合的明细项,请选择未列入预算
    • 变更事件明细项。从下拉列表中选择变更事件明细项。
    • 子作业。如果你的项目启用了子作业功能,请从列表中选择一项。
    • 预算编号。从下拉列表中选择预算编号。请参阅什么是预算编号?
    • 描述。输入新 CCO 的描述。
    • 成本金额。在方框中输入金额。
    • 税务代码。如果你在此项目中使用税务代码,请选择要用于明细项的税务代码。此字段仅在启用税务代码功能时出现。请参阅如何在项目中使用税务代码?
  4. 点击添加
  5. 对每个明细项重复这些步骤。
  6. 点击保存
 注意

对于已启用 ERP 集成工具的公司

在合约工具中将 CCO 置于“已获批”状态后,项目经理通常会将 CCO 发送到 ERP 集成工具,在该工具中,必须由会计审批者接受后才能将其导出到集成 ERP 系统(e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®)。有关说明,请参阅将 CCO 发送到 ERP 集成进行会计验收