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Procore

创建合约潜在变更通知单

背景

当建设工程项目期间工作范围或原始合约合同金额发生变化时,变更管理流程就开始了。当公司的 Procore 管理员使用两 (2) 层或三 (3) 层变更通知单配置合约工具时,则可以创建 PCO。请参阅项目财务管理中有哪些不同的变更通知单层设置?

需要考虑的事项

  • 所需用户权限:
  • 其他信息:
  • 限制
    • 要为合约创建变更通知单,合约必须处于“已获批”状态。
  • 对于使用 icon-erp-synced2.png ERP 集成工具的公司:显示/隐藏
    • 根据你的账户集成的ERP系统,可能适用其他注意事项、要求和限制。 有关详细信息,请参阅关于ERP集成需了解的事项。

先决条件

步骤

创建潜在变更通知单

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 找到要使用的合约合同。然后点击其编号链接。
  3. 点击变更通知单标签页。
  4. 点击创建潜在变更通知单
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. 填写以下字段:
    • 使用 DocuSign® 签署
      如果已启用 Procore + DocuSign® 集成(请参阅在 Procore 项目上启用或禁用 DocuSign® 集成),默认情况下会勾选此方框。如果你不想使用 DocuSign® 收集签名,请取消勾选。
    • 编号
      接受默认编号、输入新编号或创建自定义编号方案。
       提示
      编号是如何分配的?要了解 Procore 如何分配编号并了解你的自定义编号选项,请参阅 Procore 中的合约、合同和变更如何编号?
    • 创建日期
      显示创建的日期和时间。该值无法变更。
    • 修订
      显示修订编号。第一个版本为零 (0),后续修订按顺序分配。PCO 可能有多个修订,具体取决于其审核人/审批者的反馈。
    • 创建者
      显示创建 PCO 的 Procore 用户。该值无法变更。
    • 承包公司
      显示负责执行合同工作的公司名称。
    • 合同
      如果已获得合约工具的访问权限,请点击此链接打开合同。
    • 标题
      在此框中输入 PCO 的标题。
    • 状态
      选择 PCO 的当前状态。要了解更多信息,请参阅 Procore 变更通知单的默认状态有哪些?
    • 合约变更通知单
      选择一 (1) 个选项按钮。
       注意

      仅当合约工具使用 3 层变更通知单配置设置时才需要此设置。请参阅项目财务管理中有哪些不同的变更通知单层设置?

      • 。稍后可以将 PCO 链接到 COR。
      • 添加到现有。将 PCO 链接到现有 COR。
      • 新建。创建新的 COR。你还可以选择同时创建新的变更通知单。
    • 变更原因
      选择 PCO 的原因,可以是客户请求初扩设计限额现有条件逆向计费,或公司 Procore 管理员为特定环境创建的任何其他选项。请参阅设置默认变更管理配置
    • 私密
      如果只希望 PCO 对具有合约工具“管理员”权限的用户可见,请勾选此复选框。
    • 会计方法
      此字段继承合约合同中指定的会计方法。请参阅如何设置合同或资金的会计方法?
    • 描述
      输入更详细的 PCO 原因描述。
    • 请求接收自
      选择为其提交 PCO 的 Procore 用户。
    • 进度计划影响
      如果已知,请提供在潜在变更通知单获批后完成工作所需的额外天数的估计值。
       测试中
      参与“分包商预计完工”限定测试计划的用户请注意。当用户下达“已获批”状态的变更通知单,并且变更通知单的“进度计划影响”字段中包含值时,Procore 会根据输入的天数自动更新合约合同中的“预计完工日期”字段。要了解有关此计划的更多信息,请参阅合约:(测试版)分包商预计完工日期
    • 地点
      使用此下拉列表选择与潜在变更通知单相关的位置。你可以选择现有地点或将多层地点添加到项 
    • 参考
      添加任何其他重要工具、材料、图纸或文档以用作潜在变更通知单的参考。
    • 现场变更
      如果潜在变更通知单需要现场变更,请勾选此框。
    • 已付全款
      选中此框以表明你已收到此变更的付款。
    • 附件
      选择并添加任何相关文档。
  6. 点击创建并输入分项价格表

将分项价格表添加到潜在变更通知单

当存在与潜在变更通知单相关的成本时,必须将明细项添加到分项价格表。

  1. 分项价格表标签页中,点击添加明细
     注意
  2. 对于使用基于金额的会计方法的合同:
    • 变更事件明细项
      如果你启用了变更事件,并且合约需要链接到变更事件,则可以选择变更事件明细项。
    • 预算编号
      从列表中选择一个预算编号或点击创建预算编号来创建一个新预算编号。请参阅什么是 Procore WBS 中的预算编号?
    • 描述
      输入明细项的描述。例如,输入:每月服务项
    • 金额
      输入成本金额。
    • 迄今已开票
      系统自动计算截至当前日期的合约开票金额。
    • 剩余金额
      输入截至当前日期尚未开票的金额。
    • 税务代码
      输入要用于此明细项的税务代码。此字段仅在启用税务代码功能时出现。请参阅如何在项目中使用税务代码?
  3. 对于使用基于单位/数量的会计方法的合同:
    • 变更事件明细项
      如果你启用了变更事件,并且合约需要链接到变更事件,则可以选择变更事件明细项。
    • 预算编号
      从列表中选择一个预算编号或点击创建预算编号来创建一个新预算编号。请参阅什么是 Procore WBS 中的预算编号?
    • 描述
      输入明细项的描述。例如,输入:每月服务项
    • 数量
      输入单位数量。
    • 计量单位
      输入计量单位 (UOM)
       注意
    • 单位成本
      在提供的框中输入单位成本。
    • 数量
      系统会根据数量计量单位单位成本条目自动为你计算出小计。
  4. 点击保存
    出现绿色横幅,表示值表已保存。
     重要提示
    如果分配的预算编号当前未在预算中显示,或者将预算编号字段留空,则会出现一条确认消息。要继续,则必须点击确定以确认该消息。此操作会将相应的明细项添加到项目预算中作为未编制预算的明细项。