创建采购订单（旧版）
旧版内容
本教程详细介绍了 Procore 在创建采购订单方面的旧体验。 当重新设计的合约测试版体验普遍可用时，此页面上的信息将替换为更新的内容。 要了解此版本及其时间线，请参阅项目财务管理:合约的现代化体验。
重要提示！如果使用的是合约测试版体验，请参阅创建采购订单教程，而不是下面的信息。
目标
在项目的合约工具中创建采购订单。
背景
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 创建采购订单以及在分项价格表中查看/输入数据：
- 项目合约工具的“管理员”级别权限。
或者 - 项目合约工具的“标准”级别权限，并且必须启用“允许用户查看 SOV 项”设置且必须在“选择人员”下拉列表中选择你的姓名
- 项目合约工具的“管理员”级别权限。
- 要仅创建采购订单，需要项目合约工具的“只读”或“标准”级别权限，并在权限模板上启用“创建采购订单合同”细分权限。
- 创建采购订单以及在分项价格表中查看/输入数据：
- 其他信息：
- 采购订单可以转换为变更通知单请求（对于 1 层变更通知单）或潜在变更通知单（对于 3 层变更通知单）。
- 你只能从处于“已获批”状态的采购订单创建潜在变更通知单。
- 要了解如何设置会计方法，请参阅如何设置合同或资金的会计方法？
-
对于使用的公司
ERP集成工具:可能适用的先决条件、要求、限制和注意事项，具体取决于 Procore 账户集成的ERP系统。 有关详细信息，请访问关于ERP集成的须知。
先决条件
步骤
第 1 步：创建采购订单
- 导航到项目的合约工具。
- 选择一个选项以开始创建采购订单：
- 如果这是项目的第一个合约，请点击 + 创建并从页面中央的下拉菜单中选择采购订单。
- 如果你已创建第一个合约，请点击 + 创建并从页面右上角的下拉菜单中选择采购订单。
注意
- 当你查看合同和回收站标签页时，创建按钮可用。新采购订单始终添加到合同标签页中。
- 导出按钮仅在合同标签页上可用。要了解更多信息，请参阅导出合约列表。
- 在一般信息下的“新采购订单”页面中，执行以下操作：
- 使用 DocuSign 签署
如果项目使用 Procore + DocuSign® 集成（请参阅在 Procore 项目上启用或禁用 DocuSign® 集成），默认情况下此框中会勾选此复选框。如果你不想使用 DocuSign® 签署采购订单，请取消勾选。 - 编号
输入或确认采购订单的唯一标识符。如果你正在创建项目的第一个采购订单，Procore 会自动按顺序对采购订单进行编号。例如，PO-01-001、PO-01-002，以此类推。注意
- 对于使用 ERP 集成工具的公司，你的集成 ERP 系统可能会施加最大字符限制。请参阅合约“编号 (#)”的最大字符长度是多少？重要提示！当合约导出到 Ryvit 集成 时，必须具有唯一编号。
- 你可以为项目的采购订单和分包合同自定义编号方案。 要了解更多信息，请参阅我可以在 Procore 中自定义财务对象的编号系统吗？
- 标题
为采购订单设置描述性名称。注意
- 如果贵公司启用了 ERP 集成工具，请注意，将从 Procore 导出的数据导入其系统时，某些集成 ERP 系统会对“标题”字段施加字符限制。
- 有关字符限制的详细信息，请参阅合约“标题”的最大字符长度是多少？
- 付款方
输入付款方的公司联系人信息。此信息将作为“付款方”地址在为此采购订单创建的任何发票上显示。这通常包括企业名称、公司地址和其他重要的联系人信息。 - 运送地址
输入运送地址方的公司联系人信息。此信息将作为“运送地址”在为此采购订单创建的任何发票上显示。请记住，这可能与账单地址不同，例如作业现场地址或你希望交付材料的其他场外暂存地点。
承包公司
选择将提供所采购材料的供应商/公司（例如，美国建筑公司）。该供应商/公司必须存在于 Procore 的项目目录中。请参阅将公司添加到项目目录。 - 发票联系人
选择“承包公司”的一 (1) 名或多名员工，并指定为发票联系人。保存采购订单后，此处添加的任何用户都将添加到“私密”列表中。你必须先选择“承包公司”，然后才能选择发票联系人。 - 状态。为采购订单分配状态。要了解可用状态以及哪些合约状态反映了项目预算中的合同金额，请参阅 Procore 中的默认合约状态有哪些？
- 已执行
勾选此复选框，以表示采购订单是否已执行。注意
- 将采购订单置于“已获批”或“完成”状态时，许多 Procore 用户选择勾选“已执行”复选框。
- 你的项目团队勾选“已执行”复选框的时间应始终与项目的专属业务流程保持一致
- 私密
勾选复选框并从“选择人员”列表中选择任意项目用户或协作者。要了解有关隐私选项的更多信息，请参阅更改合约的隐私设置。- 使其仅对管理员和以下用户可见
勾选此复选框，可让采购订单只对拥有合约工具“管理员”权限的用户和选择人员下拉列表中指定的用户可见。 - 允许这些用户查看此 SOV 项
勾选此复选框，可让采购订单的分项价格表 (SOV) 项只对拥有项目合约工具“管理员”权限的用户以及选择人员下拉列表中指定的用户可见。
- 使其仅对管理员和以下用户可见
- 已分配给
从供应商/公司中选择负责履行采购订单的人员。 - 默认保留金
指定第一张分包商发票扣留的保留金百分比。例如，通常在此字段中输入 5 或 10%。注意
分包合同上设置的“默认保留金”金额只会影响第一张分包商发票上的金额。在创建第一张分包商发票后编辑此值不会影响后续发票的保留金金额。为了设置或返还后续发票的保留金金额，请完成启用采购订单或分包合同的保留金中的步骤。接下来，使用以下 Procore 工具之一来设置或返还发票的保留金：- 合约。设置或返还分包商发票的保留金。
- 开发票。设置或返还分包商发票的保留金。
- 描述
根据需要提供其他信息。 - 附件
添加任何相关材料，例如报价单、收据、签署的采购订单等。你可以添加已上传到项目的文件或从本地计算机拖放文件。
- 使用 DocuSign 签署
- 在合同日期下，执行以下操作：
- 交付日期。指定将已购买的货物交付到“运送地址”字段中指定地点的日期。
- 在其他信息下，执行以下操作：
- 付款条款。指定相关付款条款（如适用）。
- 运送方式。输入材料的运送/运输方式（例如，货运、FedEx 等）。
- 从以下选项中选择：
- 点击创建按钮。此操作会创建新的采购订单。
或者 - 可选。点击创建并输入SOV。此操作会创建新的采购订单，并允许你开始在 SOV 上输入数据。
- 点击创建按钮。此操作会创建新的采购订单。
第 2 步：输入分项价格表 (SOV)
有两种方法可以输入采购订单的分项价格表 (SOV)：
从 CSV 文件导入 SOV 明细项
如果想将多个明细项导入到 SOV，合约工具为用户提供了一个 CSV 模板，可供下载、填写并上传到 Procore。有关说明，请参阅从 CSV 文件导入合约 SOV 明细项。
将明细项添加到 SOV
注意
- 如果贵公司使用 Procore + Ryvit 集成 集成并且你的 Ryvit 集成 系统配置为使用计算方法，则 Ryvit 集成 将不允许使用一次性付款 (LS) 作为计量单位。
- 如果你正在使用“覆盖小计”，则必须仅输入小计金额。Ryvit 集成 集成将在 Ryvit 集成 中创建“总额”项。