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Procore

创建采购订单（旧版）

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旧版内容

本教程详细介绍了 Procore 在创建采购订单方面的旧体验。 当重新设计的合约测试版体验普遍可用时，此页面上的信息将替换为更新的内容。 要了解此版本及其时间线，请参阅项目财务管理:合约的现代化体验。

重要提示！如果使用的是合约测试版体验，请参阅创建采购订单教程，而不是下面的信息。

目标

在项目的合约工具中创建采购订单。

背景

In Procore, a Purchase Order (PO) is a documented financial commitment that details the types, quantities, and agreed-upon prices for products or services. As part of the procurement process, purchase orders are created by a 'buyer' (for example, a general contractor) and issued to a 'seller' (for example, a subcontractor) to cover the cost of a contract. Once accepted by the 'seller,' a purchase order represents an agreement between the two parties

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 创建采购订单以及在分项价格表中查看/输入数据：
      • 项目合约工具的“管理员”级别权限。
        或者
      • 项目合约工具的“标准”级别权限，并且必须启用“允许用户查看 SOV 项”设置且必须在“选择人员”下拉列表中选择你的姓名
    • 要仅创建采购订单，需要项目合约工具的“只读”或“标准”级别权限，并在权限模板上启用“创建采购订单合同”细分权限。
  • 其他信息：
    • 采购订单可以转换为变更通知单请求（对于 1 层变更通知单）或潜在变更通知单（对于 3 层变更通知单）。
    • 你只能从处于“已获批”状态的采购订单创建潜在变更通知单。
    • 要了解如何设置会计方法，请参阅如何设置合同或资金的会计方法？

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.

先决条件

步骤

第 1 步：创建采购订单

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 选择一个选项以开始创建采购订单：
    • 如果这是项目的第一个合约，请点击 + 创建并从页面中央的下拉菜单中选择采购订单。
    • 如果你已创建第一个合约，请点击 + 创建并从页面右上角的下拉菜单中选择采购订单。
       注意
      • 当你查看合同和回收站标签页时，创建按钮可用。新采购订单始终添加到合同标签页中。
      • 导出按钮仅在合同标签页上可用。要了解更多信息，请参阅导出合约列表。
  3. 在一般信息下的“新采购订单”页面中，执行以下操作：
    • 使用 DocuSign 签署
      如果项目使用 Procore + DocuSign® 集成（请参阅在 Procore 项目上启用或禁用 DocuSign® 集成），默认情况下此框中会勾选此复选框。如果你不想使用 DocuSign® 签署采购订单，请取消勾选。
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • 编号
      输入或确认采购订单的唯一标识符。如果你正在创建项目的第一个采购订单，Procore 会自动按顺序对采购订单进行编号。例如，PO-01-001、PO-01-002，以此类推。
       注意
    • 标题
      为采购订单设置描述性名称。
       注意
    • 付款方
      输入付款方的公司联系人信息。此信息将作为“付款方”地址在为此采购订单创建的任何发票上显示。这通常包括企业名称、公司地址和其他重要的联系人信息。
    • 运送地址
      输入运送地址方的公司联系人信息。此信息将作为“运送地址”在为此采购订单创建的任何发票上显示。请记住，这可能与账单地址不同，例如作业现场地址或你希望交付材料的其他场外暂存地点。
      承包公司
      选择将提供所采购材料的供应商/公司（例如，美国建筑公司）。该供应商/公司必须存在于 Procore 的项目目录中。请参阅将公司添加到项目目录。
    • 发票联系人
      选择“承包公司”的一 (1) 名或多名员工，并指定为发票联系人。保存采购订单后，此处添加的任何用户都将添加到“私密”列表中。你必须先选择“承包公司”，然后才能选择发票联系人。
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • 状态。为采购订单分配状态。要了解可用状态以及哪些合约状态反映了项目预算中的合同金额，请参阅 Procore 中的默认合约状态有哪些？
    • 已执行
      勾选此复选框，以表示采购订单是否已执行。
       注意
      • 将采购订单置于“已获批”或“完成”状态时，许多 Procore 用户选择勾选“已执行”复选框。
      • 你的项目团队勾选“已执行”复选框的时间应始终与项目的专属业务流程保持一致
    • 私密
      勾选复选框并从“选择人员”列表中选择任意项目用户或协作者。要了解有关隐私选项的更多信息，请参阅更改合约的隐私设置。
      • 使其仅对管理员和以下用户可见
        勾选此复选框，可让采购订单只对拥有合约工具“管理员”权限的用户和选择人员下拉列表中指定的用户可见。
      • 允许这些用户查看此 SOV 项
        勾选此复选框，可让采购订单的分项价格表 (SOV) 项只对拥有项目合约工具“管理员”权限的用户以及选择人员下拉列表中指定的用户可见。
    • 已分配给
      从供应商/公司中选择负责履行采购订单的人员。
    • 默认保留金
      指定第一张分包商发票扣留的保留金百分比。例如，通常在此字段中输入 5 或 10%。
       注意
      分包合同上设置的“默认保留金”金额只会影响第一张分包商发票上的金额。在创建第一张分包商发票后编辑此值不会影响后续发票的保留金金额。为了设置或返还后续发票的保留金金额，请完成启用采购订单或分包合同的保留金中的步骤。接下来，使用以下 Procore 工具之一来设置或返还发票的保留金： 如果你想建立保留金规则，自动调整对分包商发票的扣留金额，请参阅对合约的发票启用浮动保留金规则。
    • 描述
      根据需要提供其他信息。
    • 附件
      添加任何相关材料，例如报价单、收据、签署的采购订单等。你可以添加已上传到项目的文件或从本地计算机拖放文件。
  4. 在合同日期下，执行以下操作：
    • 交付日期。指定将已购买的货物交付到“运送地址”字段中指定地点的日期。
  5. 在其他信息下，执行以下操作：
    • 付款条款。指定相关付款条款（如适用）。
    • 运送方式。输入材料的运送/运输方式（例如，货运、FedEx 等）。
  6. 从以下选项中选择：
    • 点击创建按钮。此操作会创建新的采购订单。
      或者
    • 可选。点击创建并输入SOV。此操作会创建新的采购订单，并允许你开始在 SOV 上输入数据。

第 2 步：输入分项价格表 (SOV)

有两种方法可以输入采购订单的分项价格表 (SOV)：

从 CSV 文件导入 SOV 明细项

如果想将多个明细项导入到 SOV，合约工具为用户提供了一个 CSV 模板，可供下载、填写并上传到 Procore。有关说明，请参阅从 CSV 文件导入合约 SOV 明细项。

将明细项添加到 SOV

 注意
  • 如果你的公司正在使用 Procore + Procore 集成，并且你的集成系统配置为使用计算方法，则 Procore 集成将不允许使用总额（LS）作为计量单位。
  • 如果你使用"覆盖小计"，则必须只输入小计金额。然后，Procore 集成将在 Procore 集成中创建"LS"项。
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

另请参阅

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.