业主
当你的公司应用"业主英语"或"专业承包商英语"视点词典时，你将在用户界面中看到不同的工具名称和术语变更。了解财务管理用户指南
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面向业主本用户指南向项目业主提供有关如何使用 Procore 中的项目财务管理工具来精简整个项目生命周期中的财务业务流程的信息。你将学习如何使用推荐的最佳实践配置每个工具并执行常见任务。 本指南中的一些主题包括: |
- 如何设置你的工作分解结构（WBS） 。 Procore 提供默认 WBS，其中包括成本编号、成本 类型和可选的子作业细分。 借助 WBS，你可以创建公司和/或项目级别的预算编号结构，以与 Procore 中的项目财务管理工具一起使用。 要了解更多信息，请参阅工作分解结构设置。
- 如何添加或导入准确的项目预算。 了解如何将预算明细项添加到项目中，如何为项目配置和分配预算视图，以及设置预测视图来识别和跟踪关键项目成本。 使用从现场收集的数据跟踪项目的人工成本并将生产 数量记录在预算中。 了解如何创建预算变更以将资金从一个预算明细项重新分配到另一个预算明细项。 请参阅预算设置。
- 如何为你的项目创建一笔或多笔资金。 设置资金工具并了解在项目有多种资金来源或交付方式时要记住的注意事项。 管理上游 发票流程并创建付款接收日志。 请参阅资金。
- 如何管理项目的合约数。 了解合约工具的配置设置以及如何为下游协作者创建合约。 指定发票联系人根据这些合约提交发票，并在已签发的付款日志中创建付款。 请参阅合约。
- 如何改进监督和管理项目变更。选择是否使用变更事件工具管理变更通知单。为合同配置变更通知单层设置。将变更管理带到现场 - 促进更快审批、更准确的沟通，无需再冒着风险推进。请参阅带有变更事件的变更管理和没有变更事件的变更管理。
- 如何为项目协作者管理开发票流程。 定义结算期并选择项目所需的方法来为上游和下游协作者创建和提交发票。 请参阅开发票。
- 如何创建和记录付款。一旦你的上游和下游发票获得批准并完成后，你可以在 Procore 中创建付款以记录付款。 对于上游付款，请参阅为收到的付款创建记录。 对于下游付款，请参阅将新付款添加到合约的"已签发付款"标签页。
工作分解结构设置
在 Procore 项目中设置 Procore 项目财务管理工具的第一步是创建公司的工作分解结构。 你还可以选择创建唯一的项目级别 WBS。
背景
使用 Procore 的 WBS，你可以定义公司的预算编号结构。 还可以选择自定义项目的预算编号结构。预算编号结构可以包括以下细分:
- 默认:成本编号细分。 Procore 的默认"成本编号"细分是一个分层细分，与 的 17 分部成本 编号 结构一致
CSI MasterFormat 。请参阅Procore 的默认成本编号是什么？ 可以使用默认成本编号，也可以通过手动添加成本编号作为细分项来自定义成本编号细分。 还可以使用 Procore Imports 应用程序导入成本编号。 导入过程允许你添加或编辑细分项，但无法用于删除任何现有细分项。 - 默认:成本类型细分。 在 Procore 中，成本类型是一种识别和分类项目作业 成本的方法。 它们也可用于生成报告。 示例包括 L=人工、E=设备、M=材料、C=合约、 业主 成本=业主成本、 SVC=专业服务，以及 O=其他。 要了解更多信息，请参阅Procore 有哪些默认成本类型？
- 可选:子作业细分。在 Procore 中，子作业允许你划分项目中的作业 成本。 一旦添加到 Procore 中（或通过集成ERP系统导入），你就可以根据子作业监控项目预算和成本，帮助你更好地确定项目是否赚钱。
- 可选:自定义细分。 公司可以任意命名自定义细分。 你还可以定义表示每个细分的编号方案的字母数字字符数。在配置公司的预算编号结构时，自定义细分也可以与 Procore 的默认细分相结合。
提示
我们是否需要创建唯一的预算编号结构？在考虑在建设工程项目中执行的所有工程类型时，你将需要预算编号来管理和跟踪工程。 使用预算编号，团队可以跟踪、管理和创建有关数量、金额、预算和其他财务信息（例如利润）的报告。
创建唯一的预算编号结构时要问的一些问题:
- 你是否要设置预算来跟踪总承包商的工程？
- 是否需要更具体的编号来解决专业工程？ 例如，砌体 工程和油漆。
- 我们是否要创建特定于一个项目的编号？ 或者它们应该可在多个项目中重复使用？
- 是否希望编号按特定顺序设置？ 例如，是分阶段还是按时间顺序？
- 团队中的哪些人将使用你的编号？ 他们想要跟踪哪些成本和/或利润？
在准备实施过程时，Procore 建议你始终与 Procore 项目经理（公司在 Procore 的专业 服务和实施联系人）一起审核你的项目和成本电子表格。 他们可以帮助你决定哪种预算编号结构最适合你的业务。
许多公司设计的预算编号结构与CSI MasterFormat保持一致。其他公司决定实施其行业、组织或项目环境独有的预算编号结构。无论结构如何，你都可以提交请求，让 Procore 代表为你导入细分项，或者你可以加快导入过程并使用 Procore Imports 应用程序执行自己的导入。
要了解有关 WBS 的更多信息，请参阅工作分解结构登录页。 我们建议阅读关于工作分解结构并与你的团队一起查看创建公司默认工作分解结构和创建项目工作分解结构中的步骤。
预算设置
预算工具显示有关与项目相关的所有估算成本的详细信息。 第一步是直接在 Procore 中创建预算（或者也可以导入现有预算）。 业主通常将预算作为内部工具来管理与各个承包商相关的项目合同和成本。它还可用于跟踪预估完工成本 - 以显示项目低于/超出预算的位置。 但是，出于隐私原因，预算信息通常对外部协作者隐藏。
公司级别管理员工具允许设置预算 视图（请参阅什么是 Procore 的标准预算视图？ ），这是配置和查看预算的自定义方式。 你的自定义预算 视图可以包括各种数据列，例如初始预算金额、预算变更、修订后的预算、待处理预算变更等。
有关预算工具的更多信息，请参阅预算登录页面。
高级预测
借助 Procore 的高级预测视图，公司可以在未来几个月内分配预算值，通过创建自定义的高级预测视图并将这些视图分配给项目预算来帮助项目团队评估潜在的成本条件。需要注意的重要提示包括：
- 公司的Procore 管理员可以在公司级别管理员工具中使用系统默认的"Procore 标准预测"视图（请参阅关于 Procore 标准预测视图）创建自定义预测模板。
- 配置列和将视图分配给项目的步骤类似于用于创建预算视图的步骤 - 但是专门定制为与预算工具中可用的新预测标签页一起使用。 有关说明，请参阅设置新的预测视图。
资金工具
有上游预算审批要求的业主（或内部总承包商）通常会发现使用资金工具来设置上游合同和发票的价值。 在你的预算设置并在项目的预算工具中可见后，你可以创建项目资金。 在这里将创建和管理所有应收发票（也称为上游账单）和资金变更通知单。
如果项目的预算和资金相同，或者如果资金是预算的分部级别摘要，则可以使用预算来创建资金。 内部预算和外部资金通常具有不同的详细程度，因此资金不仅仅是预算的分部级别摘要。
你可以直接在 Procore 中设置资金分项价格表（SOV），也可以导入分项价格表。 设置完成后，资金必须先获得批准，项目用户才能创建变更通知单或业主发票。 如果你不想在 Procore 中管理资金，可以移除资金工具。 请参阅添加和移除项目工具。
有关资金工具的更多信息，请参阅资金工具。
如果资金工具被禁用，请参阅以下链接:
合约工具
一旦资金获得批准（或者如果你因为没有上游预算批准要求而选择从项目中删除资金工具），你就可以设置合同。在 Procore 中，有两种类型的合同:采购订单和分包合同。
提示
贵组织是否将采购订单和分包合同称为"合同"？对于说英语的受众，Procore 可以配置为使用英语词典，从而将 Procore 的视点（POV）从"总承包商"更改为"业主"。 在实施 Procore 时，我们建议与你的Procore 联系人交谈，看看设置该词典是否适合你的团队。 Procore 的业主词典仅在公司的Procore 管理员要求时启用。 要了解更多信息，请参阅Procore 中有哪些工具名称和术语适用于总承包商、业主和专业承包商？分包合同/合同
合同代表了业主公司与执行工作范围的下游协作者（即承包商、供应商、供应商）之间的合同协议。 合同或者从中标的投标中创建，或者在项目级别的合约工具中创建。 当你将合同明细项关联到资金明细项时，连接将反映在资金报告（即买断报告和作业成本与预算比较报告）中。
注意
作业成本与预算比较报告仅在 Procore 项目上禁用变更事件工具时可用。当你为与之关联的合同选择相关预算编号时，连接会自动反映在所有预算报告中（即预算详细报告、预算摘要报告等）。合约明细项将像合约变更一样出现在预算中订单。
带有变更事件的变更管理
Procore 的变更事件工具专为可能导致额外成本的任何工程项目而设计。 使用此工具，你可以创建变更事件，以帮助你的团队在变更成为实际成本之前更好地了解变更的潜在成本。 创建变更事件后，你可以使用该工具创建 RFQ（报价请求），该 RFQ 会发送给适当的下游协作者进行定价。
创建 RFQ 并且承包商答复报价后，团队还可以根据提交的报价创建变更通知单。 你可以通过设置变更通知单层数来配置变更通知单工作流:一层、两层或三层。 更多变更通知单层导致工作流更复杂，但提供了更多的控制。 请参阅项目财务管理中有哪些不同的变更通知单层设置？
示例
下面的示例图像向你展示了公司如何使用变更事件工具来管理其变更管理流程。 请记住，此图像仅显示了启用变更事件工具时的选项。如果你只想创建变更通知单，则不必启用变更事件工具。
了解更多
要了解有关变更事件工具的更多信息，请阅读:
- 创建变更事件
- 从 RFI 创建变更事件
- 创建 RFQ（报价请求）以从分包商处获取报价以进行定价：
- 查看 RFQ 答复以查看承包商提交的报价，从而明确是否要根据报价请求创建变更通知单：
- 可以在答复 RFQ 之前或之后创建合约变更通知单:
- 如果已启用客户合同、资金或主合同工具，你可以在答复 RFQ 之前或之后创建潜在变更通知单:
有关变更事件工具的更多信息，请参阅变更事件登录页。
没有变更事件的变更管理
建立合约合同后，你可以为额外成本创建变更通知单。虽然大多数业主更喜欢开始使用 2 层变更通知单，但仍可以选择将其配置为使用 1 层、2 层或 3 层设置。变更通知单层数增加可能提高工作流复杂程度，但也能增强控制。
已启用资金工具
- 项目财务中有哪些不同的变更通知单层设置？
- 创建潜在变更通知单以概述会影响资金的成本潜在变更。 你只能在潜在变更通知单级别输入美元金额。 为潜在变更通知单填写分项价格表时，你可以选择一个预算编号。 理想情况下，它是预算中已有的预算编号，因此你可以在预算标签页上看到预算增加。请参阅为资金创建潜在变更通知单。
- 创建潜在变更通知单后，你可以创建合约变更通知单，作为负责潜在变更通知单中所列工作范围的承包商的定价请求。 你可以将合约变更通知单与相应的潜在变更通知单进行比较，并查看两者之间的差异。请参阅从资金变更通知单创建合约变更通知单。
- 创建资金潜在变更通知单后，你可以将它们汇总到变更通知单请求中。变更通知单请求通常是提交审批的文档，可用于提交单个潜在变更通知单，或用于对潜在变更通知单进行分组以精简审核和审批流程。
- 一旦你将合约变更通知单标记为已获批，金额变更将反映在预算工具的"合约成本"列中。 状态为"待处理"的合约和潜在合约变更通知单将显示在预算工具的"待处理成本变更"列中。
已禁用资金工具
- 你只能在潜在变更通知单级别输入美元金额。 为潜在变更通知单填写分项价格表时，你可以选择一个成本编号。
- 为合约创建变更通知单请求。
- 状态设置为"待处理"的变更通知单将显示在预算工具的"待处理预算变更"列中。 获批变更通知单可以添加到业主发票。 一旦你将变更通知单标记为已获批，总美元金额变更将反映在预算工具的"获批变更通知单"列中。
- 创建潜在变更通知单后，你可以创建合约变更通知单，作为负责潜在变更通知单中所列工作范围的承包商的定价请求。 你可以将合约变更通知单与相应的潜在变更通知单进行比较，并查看两者之间的差异。
- 一旦你将合约变更通知单标记为已获批，金额变更将反映在预算工具的"合约成本"列中。 状态为"待处理"的合约和潜在 CCO 将显示在预算工具的"待处理成本变更"列中。
有关变更通知单工具的更多信息，请参阅变更通知单登录页。
资金发票和分包商/承包商发票
随着项目的进展以及合同的创建和批准，你可以开始邀请协作者向你收费。 Procore 中有两（2）种发票类型:
- 资金发票。如果你是从银行接收资金并需要创建请款的项目业主，则可以使用 Procore 中的预填写功能来创建业主 发票。 借助业主发票上可用的预填写功能，Procore 允许你创建业主 发票，以从项目的已获批分包商发票、相关直接成本和已获批的合约变更通知单中自动提取所有发票金额。 当你需要创建请款或付款 申请时，Procore 还可以将这些数据编译为 PDF。
- 分包商/承包商发票。 如果你在 Procore 的合约工具中管理下游合同（例如，你的承包商、分包商和其他专业承包商），你还可以创建下游发票。 随着项目的进展，下游协作者会使用这些发票为他们完成的工程向你收费。
要了解有关在 Procore 中开发票的更多信息:
- 管理结算期
- 将发票联系人添加到采购订单或分包合同
- 创建资金发票
- 代表分包商创建发票（在此情景中，"分包商"可以是承包商或总承包商）
付款
一旦业主发票和分包商发票获得批准并完成，你就可以在 Procore 中创建付款以记录收到的付款。
- 跟踪资金方的业主发票:
- 跟踪在合约方提出的请款请求。 当不断更新"已签发的付款"标签页时，预算报告中的"迄今已付款"列会自动更新以反映这些更改。