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Procore

代表发票联系人创建分包商发票

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 对于美国的 Procore 客户

flag-us.png当你的公司应用"业主英语"或"专业承包商英语"视点词典时，你将在用户界面中看到不同的工具名称和术语变更。了解如何应用词典选项。

  • 了解差异:显示/隐藏 

    • 此表显示了项目财务管理视点词典中的工具名称（粗体）和术语的差异。 这些词典仅提供美国英语版本。 默认词典是为总承包商设计的，这意味着你需要与贵公司的 Procore 管理员和Procore 联系人合作才能访问其他词典选项。

      总承包商

      英语（美国）- 默认

      业主

      英语（业主术语 V2）

      专业承包商

      英语（专业承包商术语）
      开发票 开发票 按进度收款账单
      业主 资金 业主
      业主/客户 业主/客户 总承包商/客户
      主合同变更通知单 资金变更通知单 客户合同变更通知单
      主合同 资金 客户合同
      收入 资金 收入
      分包合同 合同 分包合同
      分包商 承包商 分包商
      分包商分项价格表 (SSOV) 承包商分项价格表 (CSOV) 分包商分项价格表 (SSOV)

目标

以发票管理员的身份代表发票联系人创建下游发票。

背景

如果你的公司或项目不想授予外部协作者对你的 Procore 项目的访问权限，以便他们提交自己的发票，你的团队可以从 Procore 之外的发票联系人那里收集数字或纸质发票。 收集后，发票管理员可以代表每个发票联系人在 Procore 中创建发票。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限
  • 其他信息：
    • 发票 管理员可以:
      • 为项目的所有合约创建发票。
      • 当发票处于草稿或修改并重新提交状态时，编辑分项价格表上的金额。当一个结算期内一项合约存在多张发票时，你可以只显示最新发票上的金额。
      • 对于法律要求向索赔人提供付款进度计划的用户，请参阅导出付款进度计划。
      • 修改提前付款计划发票上的"付款截止日期"。

先决条件

要执行本教程中的步骤，发票的合约必须具有:

此外，发票 管理员必须为发票创建一个结算期。 请参阅管理结算期。

步骤

  1. 打开新发票页面
  2. 更新一般信息卡
  3. 更新分项价格表卡
  4. 更新付款详细信息卡
  5. 添加附件
  6. 保存发票
  7. 可选：使用 DocuSign© 发送发票

打开新发票页面

用户始终在项目的合约工具中创建发票。

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 在"合同"标签页中找到要为其创建发票的合约。
  3. 点击编号链接将其打开。

    open-a-commitment.png
     
  4. 在合约顶部，点击创建并从菜单中选择创建发票。
     提示
    "创建发票"选项是否处于非活动状态？要了解原因，请将鼠标光标悬停在工具提示上。此选项仅在满足先决条件时激活。
    create-create-invoice.png

    这将打开"[合同编号]的新发票"页面，以便你可以更新一般信息卡。

更新一般信息卡

在新发票页面中，更新一般信息卡。 更新后，继续更新分项价格表。

 注意
以橙色圈出的元素仅适用于Procore Pay 。

sub-invoice-general-info-with-pay.png

new-sub-invoice-general-information-card.png

  • 了解如何以发票 管理员的身份更新一般信息卡:显示/隐藏 

    • 一般信息卡

      此表详细说明了"一般信息"卡中的元素。 发票 管理员可以在代表发票联系人创建或编辑发票时更新此信息。

      元素 字段类型 描述 了解更多
      承包公司 只读 显示在合约上指定为"承包公司"的分包公司的名称。 更改显示的公司名称:
      状态* 下拉列表 接受默认状态（草稿）或从下拉列表中选择不同的状态。
      • 当发票可供审核时，请记得将其状态更改为审核中。
      • 审核后，记得将其状态更改为已获批或修改并重新提交。
      		 Procore 发票的默认状态有哪些？
      发票编号 字母数字文本 Procore 使用其默认编号系统或为项目发票定义的自定义编号系统按顺序自动分配发票编号。 请参阅我可以在 Procore 中自定义财务对象的编号系统吗？在更改此编号之前。
      结算期* 下拉列表 接受默认显示的结算期或从下拉列表中选择任何结算期。

      注意:发票联系人和在合约工具上具有"标准"级别权限的用户只能选择尚未关联发票的结算期。      		 只有发票管理员可以创建结算期。
      账单日期* 日历控件 显示所选结算期的结算日期。 你可以使用日历控件更改此发票的日期。 只有发票管理员可以创建结算期。
      期间开始* 日历控件 显示所选结算期的开始 日期。 你可以使用日历控件更改此发票的日期。 只有发票管理员可以创建结算期。
      期末* 日历控件 显示所选结算期的结束日期。 你可以使用日历控件更改此发票的日期。

      注意:为了帮助项目经理跟踪发票如何影响项目预算，发票上的"结算期"日期与在项目上执行的工程保持一致。      		 只有发票管理员可以创建结算期。
      账单类型:按进度计费
      		 选项按钮 需要 Procore Pay

      如果分包商正在提交进行中项目的进度账单，请选择此选项。      		 当你的公司Procore Pay时，此设置可与有 进度有条件 豁免和有 进度无条件 留置权弃权书的 发票设置 配合使用。请参阅启用留置权弃权书并设置项目的默认模板。
      账单类型:最终账单
      		 选项按钮 需要Procore Pay

      如果分包商要提交一次性发票，或者这是进行中项目的最终发票，请选择此选项。      		 当你的公司Procore Pay时，此设置可与 最终有条件 弃权书和 最终无条件 留置权弃权书的 发票设置 配合使用。请参阅启用留置权弃权书并设置项目的默认模板。
      提交日期 日历控件 选择分包商向你的公司提交发票的日期。 通常，这会打印在你从分包公司收到的发票上。

更新付款详细信息卡

"付款详细信息"卡显示在"使用 Procore Pay 的 发票管理员 的一般信息卡"旁边。

付款详细信息卡

要更改此发票的付款截止日期，请从付款截止日期日历中选择一个新日期。

 
sub-invoice-payment-details-card.png

更新分项价格表卡

发票分项价格表中的数据输入字段取决于相应合约的会计方法（基于金额或基于单位/数量）。 要了解更多信息，请参阅如何为合同设置会计方法？

 提示

点击此处查看基于金额的数据输入步骤。 

基于金额的数据输入

对于基于金额的合约合同，使用这些步骤更新发票的分项价格表。

 提示
发票必须是最新的发票，并且必须处于草稿或修改并重新提交状态。
  1. 在分项价格表卡中，点击以下其中一个选项:
    • 要编辑一个或多个明细项，请选中要修改的明细项的项目编号复选框。
    • 要编辑所有明细项，请选中项目编号列标题中的复选框。
       注意

      你也可以逐行更新分项价格表。 通过点击一个或多个可编辑单元格并直接输入你的数据来完成此操作。

      • 接受直接数据输入的字段有:本期已完成的工程、新库存的材料、存储的先前材料、迄今为止已完成和存储的总额（%） 、本期工程保留金（美元） 、本期工程保留金（%）和总保留金已发布。
      • 如果在合约的高级设置标签页中打开了启用存储的材料保留金设置，你还可以在材料保留金（美元）列中输入数据。 此设置默认关闭，隐藏列。
  2. 点击编辑值。
    这将打开"编辑值"面板。
  3. 在"编辑值"面板中，输入此发票结算期的值:

    sub-invoice-amount-based-edit-values.png
    • 可选。本期已完成的工程（%） 。 输入一个值以定义已完成工程的百分比。
      示例
      在本期已完成的工程（%）列中输入 25%。 当你点击应用时，Procore 会自动计算迄今为止已完成和存储的总数（美元） 、迄今为止已完成和存储的总数（%）、待完成余额和本期工程保留金（美元）单元格中的值。 它还应用更新发票总计。
    • 可选。迄今为止已完成和库存的总数（%） 。 输入在作业现场或存储设施中安装和存储的材料百分比值。 此条目代表此发票结算期的所有工程和存储的材料，以及过去为此合约提交的任何发票。 要了解更多信息，请参阅 如何在发票中为库存材料开具账单？
      示例
      在迄今为止已完成和存储总数（%）列中输入 40%。 当你点击应用时，Procore 会自动计算本期已完成的工程（%） 、迄今为止已完成和存储的总数（美元）、待完成余额和本期工作保留金（美元）中的值 单元格。它还应用更新发票总计。
    • 可选。本期工程保留金（%） 。 输入一个要扣留的保留金百分比值。 请参阅如何在 Procore 中设置和返还分包商发票的保留金？
    • 可选。返还总保留金（%） 。 输入要返还的保留金百分比值。请参阅如何在 Procore 中设置和返还分包商发票的保留金？
  4. 点击应用以更新分项价格表中选定的明细项。
    系统会将你的更新应用于选定的明细项并重新计算发票总计。

    sub-invoice-updated-amount-based-line-items.png
  5. 根据需要重复上述步骤以更新所有所需的明细项。
  6. 点击保存以保存更新。

点击此处查看基于单位/数量的数据输入的步骤。 

基于单位/数量的数据输入

对于基于单位/数量的合约合同，使用这些步骤更新发票的分项价格表。

 提示
发票必须是最新的发票，并且必须处于草稿或修改并重新提交状态。
  1. 在分项价格表卡中，选择以下选项之一:
    • 要编辑一个或多个明细项，请选中要修改的明细项的项目编号复选框。
    • 要编辑所有明细项，请选中项目编号列标题中的复选框。
       注意

      你也可以逐行更新分项价格表。 通过点击一个或多个可编辑单元格并直接输入你的数据来完成此操作。

      • 接受直接数据输入的字段有:迄今为止已完成和存储的总数（以美元计）和 新数量。
      • 如果在合约的高级设置标签页中打开启用已完成工程保留金设置，你还可以在本期工程保留金（（美元）） 、本期工程保留金（（美元））和已返还保留金总额中输入数据 列。 关闭此设置时，这些列被隐藏。
  2. 点击编辑值。
    这将打开"编辑值"面板。
  3. 在"编辑值"面板中，输入此发票结算期的值:

    sub-invoice-edit-values-panel.png
  4. 点击应用以更新分项价格表中选定的明细项。
    系统会将你的更新应用于选定的明细项并重新计算发票总计。

    sub-invoice-updated-unit-qty-line-items.png
  5. 根据需要重复上述步骤以更新所有所需的明细项。
  6. 点击保存以保存更新。
 

添加附件

  1. 滚动到“附件”部分。
  2. 从以下选项中选择：

    admin-view-attachments-section.png
    • 点击附加文件按钮。此操作将打开附加文件对话框，你可以在这里从计算机上传文件。完成后，点击附加按钮。
      或者
    • 使用拖放操作将文件从你的计算机或网络移动到“附件区域”。

保存发票

点击"新发票"页面底部的保存按钮。
注意:如果为分包商发票打开了工作流，你还可以选择"保存为草稿"来保存你的工作并保留在相同的工作流步骤中。

使用 DocuSign© 发送发票

可选：如果你的项目团队想要使用 Procore + DocuSign© 集成在你的发票上收集签名，请点击页面顶部的使用 DocuSign© 发送按钮。要使用此按钮，必须在项目上启用 DocuSign© 集成（请参阅如何启用 DocuSign® 集成？）并且发票必须处于已批准、按注释批准或待批准状态。要了解有关 DocuSign© 集成和准备签名信封的更多信息，请参阅 DocuSign®。

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