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Procore

代表发票联系人创建发票

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背景

在 Procore 中，有两种方法可以为采购订单或分包合同创建分包商发票：

  • 代表发票联系人创建发票
    如果不想授予发票联系人访问权限，让其在 Procore 中创建他们自己的发票，请使用以下步骤。使用此方法，将为协作者将分包商发票数据输入 Procore。例如，如果你是总承包商，将代表你的分包商在 Procore 中创建发票。
  • 向发票联系人发送“结算邀请”
    当想邀请发票联系人在 Procore 中提交他们自己的发票时，请按照向发票联系人发送“结算邀请”中的步骤（而不是以下步骤）进行操作。如果你是“结算邀请”的收件人，则可以按照以发票联系人的身份提交新发票中的步骤进行操作。 

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 项目合约工具的“管理员”级别权限。
       注意
      • 用户权限不在项目的开发票工具中管理。相反，开发票工具是为拥有主合同和/或合约工具“管理员”级别权限的用户而设计的。
      • 如果你是协作者（例如，在 Procore 中管理合同的总承包商执行工程的分包公司的发票联系人），则你执行发票相关任务的能力由控制你的 Procore 用户账户这些设置的项目团队决定：
        • 你的用户账户对项目合约和/或主合同工具的权限。
        • 你在具体主合同、采购订单或分包合同“私密”清单中的成员资格。
        • 你在主合同、采购订单或合约中被指定为“发票联系人”。
      • 如需了解有关使用开发票工具可执行具体任务的所需权限，请参阅权限：开发票。
  • 其他信息：
    • 可以为采购订单和分包合同创建发票。
    • 如果你是采购订单或分包合同中“承包公司”的发票联系人，可以通过以下选项提交发票：
    • 如果单个结算期有多张发票，则只能编辑最近创建的发票上的结算金额。
    • 如果承包商在发票获批后会创建付款进度计划，请在发票详细信息的分包商本期已申报列中输入你本期为其申请的工程款金额。为了显示此列，必须在开发票工具的配置设置中启用付款进度计划功能。请参阅配置设置：开发票。

培训视频

 注意
  • 用户权限不在项目的开发票工具中管理。相反，开发票工具是为拥有主合同和/或合约工具“管理员”级别权限的用户而设计的。
  • 如果你是协作者（例如，在 Procore 中管理合同的总承包商执行工程的分包公司的发票联系人），则你执行发票相关任务的能力由控制你的 Procore 用户账户这些设置的项目团队决定：
    • 你的用户账户对项目合约和/或主合同工具的权限。
    • 你在具体主合同、采购订单或分包合同“私密”清单中的成员资格。
    • 你在主合同、采购订单或合约中被指定为“发票联系人”。
  • 如需了解有关使用开发票工具可执行具体任务的所需权限，请参阅权限：开发票。

步骤

  1. 选择如何导航到合同：
    • 从合约工具：
      1. 导航到项目的合约工具。
      2. 在“合同”标签页下，找到要处理的合同。
      3. 点击编号链接，打开合同。
        或者
    • 从项目的开发票工具：
      1. 导航到项目的开发票工具。
      2. 点击分包商标签页。
      3. 在“分包商”标签页中，找到要处理的合同。
      4. 点击合同链接，打开合同。
  2. 点击创建发票按钮。
     注意
  3. 验证结算期的以下信息。Procore 将根据当前的结算期自动为你输入这些日期：
    • 结算期。为当前的结算周期选择日期范围。拥有“管理员”权限的用户可以从下拉列表中选择任何结算期。拥有“标准”权限的用户只能选择没有关联发票的结算期。
    • 发票开始日期。结算期的开始日期。
    • 发票截止日期。结算期的结束日期。
    • 账单日。应向承包商提交结算的日期。
       注意
      如需创建结算期，请参阅创建自动结算期或创建手动结算期。
  4. 可选：输入发票编号。
  5. 如果你是“管理员”用户，请从下拉列表中选择适当的状态。
     注意

    • 如需了解有关状态的更多信息，请参阅 Procore 发票的默认状态有哪些？

    • 当发票联系人创建发票时（或者如果你代表他们创建发票时），请记住将发票的状态更改为“审核中”。
    • 当审核人员检查了发票后，可根据情况，将状态更改为“已获批”或“修订并重新提交”。
    • 拥有合约工具“标准”权限的用户只能编辑处于“草稿”或“修订并重新提交”状态的发票。
  6. 附上任何与发票相关的文件。例如，留置权弃权书或留置权解除书。
  7. 点击保存。
    Procore 会自动显示发票的“详细信息”标签页。
  8. 继续下一步：

对于使用基于单位/数量会计方法的合约

当合约配置为使用基于单位/数量的会计方法时（请参阅如何为合约或主合同设置会计方法？），请执行以下步骤：

  1. 点击详细信息标签页。
  2. 为每个将由发票支付的明细项填写以下字段：
    对于使用单位/数量会计方法格式的发票：
    • 本期（数量）：输入每个明细项的数量。系统将自动计算出总金额。
    • 本期保留 (%)（仅限管理员）：输入发票期间的保留百分比。（注意：还可以通过在右侧边栏中输入一个值并点击设置，来设置所有明细项的保留金。）
    • 本期返还 ($)：输入本期返还的保留金金额。
  3. 如果要将已获批的合约变更通知单添加到发票，点击已获批合约变更通知单中变更通知单旁边的添加到发票，将其添加到该发票部分。
    变更通知单的输入和编辑将始终发生在详细信息的明细项级别。可以选择不同的详细信息级别，更改当变更通知单被查看或从 Procore 导出时，在发票详细信息页面上的显示方式。请参阅编辑合约的高级设置标签页。
  4. 点击保存，保存更改。

对于使用基于金额的会计方法的合约

当合约配置为使用基于金额的会计方法时（请参阅如何为合约或主合同设置会计方法？），请执行以下步骤：

  1. 点击详细信息标签页。
  2. 为将由发票支付的每个明细项填写以下字段：
    • 已完成的工程（本期）：输入在发票付款期间已完成的工程款美元金额。如果希望输入已完成的工程的百分比，请点击计算器图标并输入百分比，然后点击保存。Procore 会自动将工程百分比转换为等值的美元金额。
    • 当前库存材料：输入当前存储在工地或附近存储设施中的材料的美元金额，这些材料未包含在“已完成的工程”（D 和 E）列的成本中。请注意，此处输入的值将保留在未来发票的此列中，直到手动将其移至“已完成的工程”。请参阅如何结算 Procore 中的库存材料？
    • 本期保留的工程保留金 (%)（仅限管理员）：输入此付款期间保留的工程款的百分比。（注意：还可以通过在右侧边栏中输入一个值并点击设置，来设置所有明细项的保留金。）
    • 本期保留的材料保留金 (%)（仅限管理员）：输入本期保留材料的百分比。（注意：还可以通过在右侧边栏中输入一个值并点击设置，来设置所有明细项的保留金。）
    • 本期返还的工程保留金 ($)：输入本期返还的工程保留金金额。
    • 本期返还的材料保留金 ($)：输入本期返还的材料保留金金额。
  3. 如果承包商在发票获批后会创建付款进度计划，请在分包商本期已申报列中输入你本期为其申请的工程款金额。为了显示此列，必须在开发票工具的配置设置中启用付款进度计划功能。请参阅配置设置：开发票。
  4. 如果要将已获批的合约变更通知单添加到发票，点击已获批合约变更通知单中变更通知单旁边的添加到发票，将其添加到该发票部分。
    变更通知单的输入和编辑将始终发生在详细信息的明细项级别。可以选择不同的详细信息级别，更改当变更通知单被查看或从 Procore 导出时，在发票详细信息页面上的显示方式。请参阅编辑合约的高级设置标签页。
  5. 点击保存，保存更改。

 

 注意
  • 用户权限不在项目的开发票工具中管理。相反，开发票工具是为拥有主合同和/或合约工具“管理员”级别权限的用户而设计的。
  • 如果你是协作者（例如，在 Procore 中管理合同的总承包商执行工程的分包公司的发票联系人），则你执行发票相关任务的能力由控制你的 Procore 用户账户这些设置的项目团队决定：
    • 你的用户账户对项目合约和/或主合同工具的权限。
    • 你在具体主合同、采购订单或分包合同“私密”清单中的成员资格。
    • 你在主合同、采购订单或合约中被指定为“发票联系人”。
  • 如需了解有关使用开发票工具可执行具体任务的所需权限，请参阅权限：开发票。
 注意
  • 用户权限不在项目的开发票工具中管理。相反，开发票工具是为拥有主合同和/或合约工具“管理员”级别权限的用户而设计的。
  • 如果你是协作者（例如，在 Procore 中管理合同的总承包商执行工程的分包公司的发票联系人），则你执行发票相关任务的能力由控制你的 Procore 用户账户这些设置的项目团队决定：
    • 你的用户账户对项目合约和/或主合同工具的权限。
    • 你在具体主合同、采购订单或分包合同“私密”清单中的成员资格。
    • 你在主合同、采购订单或合约中被指定为“发票联系人”。
  • 如需了解有关使用开发票工具可执行具体任务的所需权限，请参阅权限：开发票。