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Procore

代表发票联系人创建分包商发票

 对于美国的 Procore 客户

flag-us.png当你的公司应用"业主英语"或"专业承包商英语"视点词典时,你将在用户界面中看到不同的工具名称和术语变更。了解如何应用词典选项。

  • 了解差异:显示/隐藏 
    • 此表显示了项目财务管理视点词典中的工具名称(粗体)和术语的差异。 这些词典仅提供美国英语版本。 默认词典是为总承包商设计的,这意味着你需要与贵公司的 Procore 管理员和Procore 联系人合作才能访问其他词典选项。

      总承包商

      英语(美国)- 默认

      业主

      英语(业主术语 V2)

      专业承包商

      英语(专业承包商术语)

      开发票 开发票 按进度收款账单
      业主 资金 业主
      业主/客户 业主/客户 总承包商/客户
      主合同变更通知单 资金变更通知单 客户合同变更通知单
      主合同 资金 客户合同
      收入 资金 收入
      分包合同 合同 分包合同
      分包商 承包商 分包商
      分包商分项价格表 (SSOV) 承包商分项价格表 (CSOV) 分包商分项价格表 (SSOV)

目标

发票管理员的身份代表发票联系人创建下游发票

背景

发票 管理员还可以从 Procore 之外的项目外部协作者那里收集数字或纸质发票。收到发票后,你可以代表他们在 Procore 中创建分包商发票。 使用此选项时,你无需为外部协作者提供项目合约的发票联系人权限。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限
  • 其他信息:
    • 发票 管理员可以:
      • 为项目的所有合约创建发票。
      • 当发票处于草稿修改并重新提交状态时,编辑分项价格表上的金额。当一个结算期内一项合约存在多张发票时,你可以只显示最新发票上的金额。
      • 对于法律要求向索赔人提供付款进度计划的用户,请参阅导出付款进度计划。

先决条件

步骤

  1. 打开新发票页面
  2. 更新一般信息卡
  3. 更新分项价格表卡
  4. 设置和发放 SOV 明细项的保留金
  5. 添加附件
  6. 保存发票
  7. 可选:使用 DocuSign© 发送发票

打开新发票页面

新发票始终在项目的合约工具中创建。第一步是打开“新发票”页面,如下所示:

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 合同表中,找到你希望创建发票的合约。
  3. 点击编号链接打开合约。
    subcontract-number-link-status.png
     提示

    想要使用 Procore + DocuSign ?集成收集签名?为此,请点击编辑合同。 接下来,勾选合约"一般信息"卡上的使用DocuSign <签署复选框。 如果要选中,请点击保存。否则,请点击取消。 需要注意的重要事项:

  4. 在合同中,点击创建。 然后从下拉菜单中选择创建发票
     注意

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. 继续下一步。

更新一般信息卡

下一步是更新“一般信息”卡,如下所示:

  1. 在新发票中,添加和/或验证一般信息卡中的数据:
     提示
    需要编辑现有发票?如果你正在编辑现有发票,则可以点击显示在“一般信息”卡右上角的“编辑”按钮。此按钮仅在保存新发票后才会出现在卡片上。
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • 合同公司
      显示完成与此发票相关联的合同工程的公司名称。该公司会在创建期间被分配给合约合同。请参阅创建合约
    • 状态
      从下拉列表中选择发票的状态。在新发票上,Procore 的默认状态为草稿
       注意
      • 要了解状态,请参阅 Procore 发票的默认状态有哪些?
      • 如果发票已准备好由发票管理员审核,请记得将其状态更改为审核中
      • 发票管理员审核发票后,其状态可以根据需要更改为已批准修改并重新提交
      • 对合约工具具有“标准”权限的用户只能编辑处于草稿修改并重新提交状态的发票。
    • 可选:发票编号
      发票编号框中输入下游协作者的发票编号。
       注意

      有关发票编号字段的重要注意事项:

      • 保存发票不需要发票编号。 你可以将此字段留空。
      • 发票编号是一个自由格式的输入字段,可让发票联系人输入与其自己的发票编号系统相对应的参考编号。
      • 不允许合约上重复的发票编号。 在一个合约中,每张发票都必须有一个唯一的发票编号。
      • 发票编号不会自动填充在业主发票上。 请参阅Procore 如何自动完成上游 发票上的金额?
    • 结算期
      选择结算期的日期范围。默认情况下,Procore 会自动选择当前结算期。
       注意
      • 发票管理员负责创建结算期。有关说明,请参阅管理结算期
      • 对合约工具具有“管理员”级别权限的用户可以从下拉列表中选择任何结算期。
      • 对合约工具具有“标准”级别权限的用户只能选择没有与之关联的发票的结算期。
    • 账单日
      Procore 会自动选择当前结算期中定义的默认日期。这是一个必填字段。
    • 期间开始
      Procore 会自动选择当前结算期中定义的默认开始日期。这是一个必填字段。
    • 期末
      Procore 会自动选择当前结算期中定义的默认开始日期。这是一个必填字段。
       注意
      Procore 中的"结算期"日期旨在与项目中正在执行的工程保持一致,以便项目经理可以跟踪和报告发票对项目预算的影响。 但是,如果你的会计团队对结算期的定义不同,建议你保留"结算期"条目,然后在"账单日期"、"期初"和"期末"字段中手动输入你的唯一会计日期。
    • 可选:付款日期
      输入应向“合同公司”付款的日期。
    • 可选:提交日期
      输入应向“合同公司”提交付款的日期。
  2. 继续下一步。
     提示
    想立即保存你的发票?如果是,请点击保存 立即创建发票。 要继续进行数据输入,你必须点击发票中每张卡片上的编辑

更新分项价格表卡

下一步是更新“分项价格表”卡。可用的数据输入字段取决于合同的会计方法设置:基于单位/数量的方法或基于金额的方法。

 提示
如何设置合同的会计方法?要了解如何操作,请参阅如何设置合同或资金的会计方法?

对于使用基于单位/数量会计方法的合约

当明细项数据使用“基于单位/数量”的会计方法时,请执行以下步骤。

 重要提示
  • 这些说明描述了如何更新 SOV 明细项,且假设你使用的是 Procore 的默认列布局。因为你可以个性化你的列布局,请务必注意,你的环境中的列布局可能不同。
  • 要随时将个性化列布局重置为 Procore 的默认设置,请点击任何列标题中的垂直省略号,然后从溢出菜单中选择重置列
  • 如果你是发票管理员并希望稍后编辑“分项价格表”卡,则发票必须处于“草稿”或“修改并重新提交”状态。请参阅 Procore 发票的默认状态是什么?
  1. 向下滚动到新发票的“分项价格表”部分。
  2. 点击“分项价格表”部分中的一个明细项以将其选中。
  3. 查看并完成将由发票支付的每个明细项的以下列中的字段:
    • 总进度 %:输入一个百分比数额来表示迄今为止的总工程进度。例如,如果这是你的第一张发票并且已经完成了 50% 的工程,请在此字段中输入 50%。此操作会自动更新这些列中的数量和美元价值:“新数量”、“迄今为止已完成和存储的总数”以及“待完成余额”。
    • 新数量:如果愿意,你还可以输入美元金额来表示迄今为止工程进度的美元价值。例如,如果你没有在“总进度 %”列中输入 50%,你可能需要在此字段中输入 500.00 美元,以表明已完成合同中总“数量”的一半。此操作会在“总进度 %”字段中自动更新百分比金额。 
      示例

      下图显示了当你在“总进度 %”列中输入百分比数额时,Procore 如何自动更新明细项的列值。如果你希望在“新数量”列中输入数量,你输入的数额会自动更新“总进度 %”列中的百分比值。无论你为数据输入选择哪种方法,Procore 还会自动计算“迄今为止完成和存储的总数”和“待完成余额”列中的值。

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

对于使用基于金额的会计方法的合约

当明细项数据使用“基于金额”的会计方法时,请执行以下步骤。

 重要提示
  • 这些说明描述了如何更新 SOV 明细项,且假设你使用的是 Procore 的默认列布局。因为你可以个性化你的列布局,请务必注意,你的环境中的列布局可能不同。
  • 要随时将个性化列布局重置为 Procore 的默认设置,请点击任何列标题中的垂直省略号,然后从溢出菜单中选择重置列
  • 如果你是发票管理员并希望稍后编辑“分项价格表”卡,则发票必须处于“草稿”或“修改并重新提交”状态。请参阅 Procore 发票的默认状态是什么?
  1. 向下滚动到新发票的“分项价格表”部分。
  2. 点击“分项价格表”部分中的一个明细项以将其选中。
  3. 查看发票分项价格表中每个明细项的数据:
    • 项编号。显示发票分项价格表中的明细项编号。
    • 预算编号。显示分配给分项价格表中发票明细项的预算编号。
    • 工程描述。显示在发票明细项的合约合同上输入的描述。
    • 计划值。显示合约合同上明细项的计划值。这是明细项的合同价值。
    • 从以前的应用程序完成的工程 (%)。如果已为合约合同创建了先前的发票,则此单元格会显示一个百分比值,表示在合约合同的先前结算期完成的工程。
  4. 如果你要为当前结算期内完成的工程提交发票,你有以下选择:
    • 可选:迄今为止完成和存储的进度 (%)。输入迄今为止完成的工程和存储的材料所占的百分比。例如,如果这是合约合同的第一张发票,并且你在此结算期内完成了该明细项的一半工程,则你可以在此处输入 50%。如果这不是合约的第一张发票,你可能会更愿意在“本期完成的工程”列(详见下文)中添加你的数据条目。
       注意
      如果你之前已为此合约合同创建发票,请务必记住,此处输入的值代表迄今为止完成的总工程量和存储的总材料量。“迄今为止已完成和存储的总数 (%)”列中的条目表示此发票的当前结算期和过去结算期中任何发票的所有工程和存储的材料。
      如果你在此处输入一个值,Procore 会自动计算明细项数据,如下所示:
      • “本期已完成工程”列中的货币金额。假设明细项的计划值为 500.00 美元,Procore 会输入 $250.00,这是工程金额的 50%。
      • 货币“迄今为止已完成和存储的总金额 ($)”列。Procore 将 250.00 美元添加到此列。此列还会显示以前发票的累计值。
      • “待完成余额”列中的金额。这一列会从“预定值”列中减去当前的条目,以显示合约合同上的剩余工程。
      • “本期工程保留金 ($)”列中的金额。此计算基于输入的金额和明细项上“本期工程保留金 (%)”列中的条目。
        或者
    • 可选:本期已完成工程。输入一个金额来表示当前结算期内完成的工程。例如,如果你完成了该明细项的一半工程,你可以在此处输入货币金额(而不是在“迄今为止已完成和存储总数 (%)”列中输入百分比值。例如,你可以在列中输入 250.00 美元(而不是在“迄今为止已完成和存储总数 (%)”列中输入 50%)。如果你在此处输入一个值,Procore 会自动计算明细项数据,如下所示:
      • “迄今为止已完成和存储的总数 (%)”列中的百分比金额。假设明细项的计划值为 500.00 美元,Procore 添加 250.00 美元,这是工程价值的 50%。请记住,此列中的值代表当前发票和过去结算期的任何发票的总工程量。
      • 货币“迄今为止已完成和存储的总金额 ($)”列。Procore 将 250.00 美元添加到此列。此列还会显示以前发票的累计值。
      • “待完成余额”列中的金额。这一列会从“预定值”列中减去当前的条目,以显示合约合同上的剩余工程。
      • “本期工程保留金 ($)”列中的金额。此计算基于输入的金额和明细项上“本期工程保留金 (%)”列中的条目。
  5. 如果你要提交发票,为在此结算期内收到和存储的新材料开具账单,请输入以下内容:
     注意

    对 Procore 中存储的材料账单不熟悉?要了解有关下游 发票中所存储材料账单的更多信息,请参阅 如何为发票中存储的材料开具账单?

    • 新存储的材料 输入当前结算期存储在作业现场(或存储设施)的任何新材料的货币金额。你输入的金额不应包括在“此期间完成的工程”列中输入的费用。
    • 之前存储的材料。输入记录为存储在之前发票上的材料的货币金额。
    • 目前存储的材料。显示在当前结算期内存储的材料的货币金额。
    • 迄今为止已完成和存储总额(美元)。显示当前发票和过去结算期发票上的已完成工程和存储在作业现场的材料的货币金额。
  6. 待完成余额:显示明细项的剩余货币金额。这表示尚未完成的工程。
  7. 可选:如果要设置或发放 SOV 明细项的保留金,请继续执行下一步骤。

设置和发放 SOV 明细项的保留金

如果要设置和释放 SOV 中明细项的保留金,请执行以下步骤:

  1. 从这些选项中选择以选择明细项:
    • 要选择 SOV 中的所有明细项,请点击数据表“项编号”标题中的复选框。
      或者
    • 要选择单个明细项,请选中所需明细项在“项编号”列中的复选框。
  2. 在分项价格表中,点击编辑按钮。
  3. 可选:如果你是发票管理员并希望为发票设置保留金,请执行以下操作: 
    • 标记一个或多个项编号复选框。然后点击分项价格表中数据表上方的铅笔图标。
      这样做将打开页面右侧的“编辑”窗格。
    • 输入要应用于所选行项目的保留值:
      • 本期工程保留金(%) 。输入百分比金额以指示要在该结算期中发布的工程保留金百分比。
      • 保留金发布。输入一个百分比金额以指示已发布的保留金百分比。
      • 材料保留金 (%)。输入百分比金额以指示要在该结算期中发布的工程保留金百分比。
    • 点击应用
  4. 从这些选项中进行选择以输入工程保留金:
    • 本期工程保留金 ($)显示此期间工程保留金的货币金额。此处显示的值基于你在“本期已完成工程”列中的输入。此单元格中的条目让 Procore 自动计算“本期工程保留金 (%)”列中的百分比值。
      或者
    • 本期工程保留金(%)输入你请求在此期间发布的工程保留金的百分比金额。此单元格中的条目会让 Procore 自动计算“本期工程保留金 ($)”列中的货币值。
  5. “已发布保留金总额”列中输入要求在明细项中释放的工程保留金总额。
  6. 从这些选项中选择用于输入材料保留金的选项:
    • 材料保留金 ($)输入你请求在本期间发布的材料保留金的货币金额。此处显示的值基于在“存储的新材料”和“存储的先前材料”列中的条目。此单元格中的条目会让 Procore 自动计算“本期材料保留金 (%)”列中的百分比值。
      或者
    • 材料保留金 (%)输入你请求在此期间发布的材料保留金的百分比金额。此处显示的值基于在“存储的新材料”和“存储的先前材料”列中的条目。此单元格中的条目会让 Procore 自动计算“本期材料保留金 (%)”列中的百分比值。
  7. 总保留金列中,Procore 会计算“本期工程保留金 ($)”的金额加上“材料保留金 ($)”金额的总和,从而显示发票上的总保留金金额。

添加附件

  1. 滚动到“附件”部分。
  2. 从以下选项中选择:

    admin-view-attachments-section.png
    • 点击附加文件按钮。此操作将打开附加文件对话框,你可以在这里从计算机上传文件。完成后,点击附加按钮。
      或者
    • 使用拖放操作将文件从你的计算机或网络移动到“附件区域”。

保存发票

点击"新发票"页面底部的保存按钮。
注意:如果为分包商发票打开了工作流,你还可以选择"保存为草稿"来保存你的工作并保留在相同的工作流步骤中。

使用 DocuSign© 发送发票

可选:如果你的项目团队想要使用 Procore + DocuSign© 集成在你的发票上收集签名,请点击页面顶部的使用 DocuSign© 发送按钮。要使用此按钮,必须在项目上启用 DocuSign© 集成(请参阅如何启用 DocuSign® 集成?)并且发票必须处于已批准按注释批准待批准状态。要了解有关 DocuSign© 集成和准备签名信封的更多信息,请参阅 DocuSign®

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