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Procore

为返还保留金创建分包商发票

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目标

创建分包商发票以发放保留金作为最终付款。

背景

在 Procore 中，保留金是指在圆满完工之前扣留一部分合同金额的做法。在订立合同方（为工作付费的一方）和订立合同方（执行工作的个人或公司）之间的协议中规定了扣留金额。通常的做法是，扣留合同总价值的 5-10%，直至达到里程碑。然后，扣留金额可以作为按进度付款发放。基本完工时，扣留金额可以作为最终付款发放。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 要在结算期的"截止日期"之前、之中或之后编辑最近的发票时设置和返还保留金:
    • 在当前结算期内编辑最近的发票时返还保留金:
      • 你必须拥有项目级别合约工具的"标准"级别权限。
        与
      • 你必须已添加到合约的"私密"下拉列表中。
    • 阅读下游协作者所需的用户权限:显示/隐藏 
      • 一些 Procore 客户选择为其下游协作者提供对项目级别合约工具的访问权限:
        • 要在结算期的"截止日期"之前修改最新发票上的保留金金额:
          • 你必须是合约的发票联系人。
            与
          • 你必须拥有项目级别合约工具的"只读"级别权限。
  • 其他信息：
    • 如果单个结算期有多张发票，你只能编辑最新发票上的结算金额。
    • 如果你在发票获得批准后添加付款进度计划，请在发票详细信息的"建议金额"列中输入你在此期间申请的工程金额。 要了解更多信息，请参阅创建付款进度计划。
    • 你还可以使用浮动 保留 金金功能管理预扣金额。 要了解更多信息，请参阅什么是浮动 保留 金？
    • 要了解如何创建发票以按进度收款账单返还保留金，请参阅设置或返还分包商发票的保留金。

步骤

  1. 导航到项目的开发票工具。
  2. 点击分包商标签页。
  3. 在表中找到要更新的分包商发票。然后点击发票编号链接将其打开。
    此操作将在项目的合约工具中打开发票。
     注意
    • 从开发票工具导航到发票时，你的用户账户必须被授予上述的所需用户权限才能查看和访问发票。
  4. 在发票中，点击常规标签页。当你打开发票时，常规标签页默认处于活动状态。
  5. 向下滚动到分项价格表。

  6. 如果要设置和释放 SOV 中明细项的保留金，请执行以下步骤：

    1. 从这些选项中选择以选择明细项：
      • 要选择 SOV 中的所有明细项，请点击数据表“项编号”标题中的复选框。
        或者
      • 要选择单个明细项，请选中所需明细项在“项编号”列中的复选框。
    2. 在分项价格表中，点击编辑按钮。
    3. 可选：如果你是发票管理员并希望为发票设置保留金，请执行以下操作： 
      • 标记一个或多个项编号复选框。然后点击分项价格表中数据表上方的铅笔图标。
        这样做将打开页面右侧的“编辑”窗格。
      • 输入要应用于所选行项目的保留值：
        • 本期工程保留金（%） 。输入百分比金额以指示要在该结算期中发布的工程保留金百分比。
        • 保留金发布。输入一个百分比金额以指示已发布的保留金百分比。
        • 材料保留金 (%)。输入百分比金额以指示要在该结算期中发布的工程保留金百分比。
      • 点击应用。
    4. 从这些选项中进行选择以输入工程保留金：
      • 本期工程保留金 ($)。显示此期间工程保留金的货币金额。此处显示的值基于你在“本期已完成工程”列中的输入。此单元格中的条目让 Procore 自动计算“本期工程保留金 (%)”列中的百分比值。
        或者
      • 本期工程保留金（%）。输入你请求在此期间发布的工程保留金的百分比金额。此单元格中的条目会让 Procore 自动计算“本期工程保留金 ($)”列中的货币值。
    5. 在“已发布保留金总额”列中，输入要求在明细项中释放的工程保留金总额。
    6. 从这些选项中选择用于输入材料保留金的选项：
      • 材料保留金 ($)。输入你请求在本期间发布的材料保留金的货币金额。此处显示的值基于在“存储的新材料”和“存储的先前材料”列中的条目。此单元格中的条目会让 Procore 自动计算“本期材料保留金 (%)”列中的百分比值。
        或者
      • 材料保留金 (%)。输入你请求在此期间发布的材料保留金的百分比金额。此处显示的值基于在“存储的新材料”和“存储的先前材料”列中的条目。此单元格中的条目会让 Procore 自动计算“本期材料保留金 (%)”列中的百分比值。
    7. 在总保留金列中，Procore 会计算“本期工程保留金 ($)”的金额加上“材料保留金 ($)”金额的总和，从而显示发票上的总保留金金额。
  7. 可选：如果承包商将在发票获得批准后创建付款进度计划，请在“建议金额”列中输入你在此期间申请的工程金额。
    注意：若想显示“建议金额”列，必须在开发票工具的配置设置中启用付款进度计划功能。请参阅配置设置：开发票。
  8. 点击保存。
  9. 可选。如果发票管理员要求提供 PDF 的签名副本，请完成以下步骤：
    1. 选择导出 > PDF。
    2. 签署 PDF。
       提示

      如何在 PDF 中添加签名？根据具体业务需求，可以评估不同的选项来确定哪一项最适合自己：

      • 亲笔签名。可以打印导出的 PDF 文件并添加亲笔签名。然后使用扫描仪或相机扫描/拍摄已签名的文档，并将其作为附件添加到发票中。
      • 电子签名。可以向发票添加数字或电子签名。有多家第三方软件供应商，例如 DocuSign© 和 Adobe® Acrobat™，可为 PDF 文件提供签名功能。签署文件后，将其作为附件添加到发票中。
  10. 点击摘要标签页。
  11. 点击编辑。
  12. 在附件部分，上传任何必需的备份文件，例如留置权弃权书和已签名的导出 PDF。
  13. 从以下选项中选择：
    • 如果准备好将发票提交给承包商，请点击提交供审核。这会将发票状态更改为审核中。
    • 如果你还没有准备好提交发票，请点击保存。这会将发票状态设置为草稿。
      注意：一旦你将发票提交给承包商，你将无法再对其进行编辑，除非承包商将状态更改为修改并重新提交 。