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Procore

使用 DocuSign® 完成分包商发票

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

目标

使用 Procore + DocuSign® 集成完成分包商发票的电子签名流程。

背景

在项目团队成员或你的下游协作者为合约创建分包商发票后，拥有 DocuSign® 账户的 Procore 用户可以为发票准备 DocuSign®信封，以发送给适当的收件人以请求签名。

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

需要考虑的事项

  • 所需用户权限
  •  其他信息：
    • 从 Procore 登录你的 DocuSign® 账户后，你无需再次登录，直到登录令牌过期为止。过期后，Procore 中会显示“需要重新验证”横幅。要了解更多信息，请参阅 Procore 中不同的 DocuSign® 横幅有什么含义？
    • 要完成以下步骤，发票必须处于已获批、按附注批准或等待业主审批状态。
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

先决条件

步骤

将分包商发票发送到 DocuSign®

此步骤会向你展示如何在 Procore 中打开分包商发票。

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 在合同标签页下，执行以下操作：
    • 在“合同”表中，找到包含要签署的发票的分包合同。
    • 点击编号链接，打开分包合同。
  3. 在分包合同中，点击发票标签页。
     注意
    要向 DocuSign® 发送分包商发票，它必须处于以下状态之一 (1)：已批准、按注释批准或待业主批准。
  4. 在发票（申请）表中，找到发票，然后点击查看。
  5. 查看发票并根据需要进行任意编辑。
  6. 当你准备好将发票发送到 DocuSign© 时：
    • BETA测试版如果使用的是测试版分包商发票体验，请点击页面顶部的使用DocuSign发送。
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • 旧版如果使用旧版分包商发票体验，请点击页面底部的更新和设置DocuSign 。

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

将分包商发票批量发送到 DocuSign®

如果你拥有合约工具的“管理员”级别权限，你还可以使用项目的发票工具将发票批量发送到 DocuSign®。

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

登录 DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

准备 DocuSign® 信封

登录到 DocuSign® 后，系统会显示“上传文档并添加信封收件人”页面。完成以下步骤：

将文档添加到信封

以下 Procore 信息会自动填充 DocuSign® 信封：

  • 发票的 PDF 副本会自动添加到“将文档添加到信封”分项。
  • 发票上每个"角色"所需的签名框。例如，其合同受发票影响的总承包商或分包商。这包括每个用户的"姓名"和"电子邮件地址"。请参阅下面的将收件人添加到信封。

你可以选择添加其他文档，如下所示：

  1. 可选:如果要将其他文档添加到信封，请选择"将文档添加到信封"分项下的可用选项之一:

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     注意
    "将文档添加到信封"部分中的可用选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
    1. 上传
    2. 使用模板
    3. 从云端获取

将收件人添加到信封

将收件人添加到信封的步骤：

  1. 在“将收件人添加到信封”下，系统会保留默认的收件人块、他们的姓名和电子邮件地址。Procore+DocuSign® 集成会自动将此数据添加到信封中。如果数据是在 Procore 中指定的，则收件人块的“姓名”和“电子邮件地址”字段中的值与 Procore 中的以下字段相对应：
    • 分包商。这是在与分包商发票相关的合约的“建筑师/工程师”字段中指定的个人。
    • 总承包商。这是在项目目录的“主要联系人”字段中为与分包商发票关联的合约的“承包商”字段中指定的公司指定的个人。
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

将消息添加到所有收件人

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

预览签名字段并发送信封

下一步是预览 PDF 上的签名字段。签名字段对应于 Procore 中的角色。例如，作为发票合同双方的总承包商和分包商。Procore + DocuSign® 集成会自动将这些字段添加到 DocuSign® 信封中。

  1. 滚动到发票 PDF 的底部以查看签名字段。示例如下图所示。

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. 保留现有的签名字段。Procore 会自动填充这些字段并会将它们保留在默认位置，以确保 Procore 应用程序的签名工作流按预期运行。
  3. 可选：根据需要向表单添加任意“标准字段”。
     注意
    "标准字段"区域中的选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
  4. 当你准备好收集指定的签名时，点击发送。
    DocuSign® 会将信封发送给指定的收件人。然后，收件人可以继续下一步。
     提示
    在将信封发送到 DocuSign® 后，是否手动将状态变更为“等待签名”？如果决定在将发票发送到 DocuSign® 后在 Procore 中将发票状态变更为“等待签名”（请记住，只能将处于已获批、按注释批准或等待业主审批状态的发票发送到 DocuSign），你将需要在 DocuSign® 签名过程完成后手动将 Procore 中的发票状态变更回适当的已获批状态。

另请参阅