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Procore

使用 DocuSign® 完成分包商发票

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 对于美国的 Procore 客户

flag-us.png当你的公司应用"业主英语"或"专业承包商英语"视点词典时，你将在用户界面中看到不同的工具名称和术语变更。了解如何应用词典选项。

  • 了解差异:显示/隐藏 

    • 此表显示了项目财务管理视点词典中的工具名称（粗体）和术语的差异。 这些词典仅提供美国英语版本。 默认词典是为总承包商设计的，这意味着你需要与贵公司的 Procore 管理员和Procore 联系人合作才能访问其他词典选项。

      总承包商

      英语（美国）- 默认

      业主

      英语（业主术语 V2）

      专业承包商

      英语（专业承包商术语）
      开发票 开发票 按进度收款账单
      业主 资金 业主
      业主/客户 业主/客户 总承包商/客户
      主合同变更通知单 资金变更通知单 客户合同变更通知单
      主合同 资金 客户合同
      收入 资金 收入
      分包合同 合同 分包合同
      分包商 承包商 分包商
      分包商分项价格表 (SSOV) 承包商分项价格表 (CSOV) 分包商分项价格表 (SSOV)

目标

使用 Procore + DocuSign® 集成完成分包商发票的电子签名流程。

背景

在项目团队成员或你的下游协作者为合约创建分包商发票后，拥有 DocuSign® 账户的 Procore 用户可以为发票准备 DocuSign®信封，以发送给适当的收件人以请求签名。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限
  •  其他信息：
    • 从 Procore 登录你的 DocuSign® 账户后，你无需再次登录，直到登录令牌过期为止。过期后，Procore 中会显示“需要重新验证”横幅。要了解更多信息，请参阅 Procore 中不同的 DocuSign® 横幅有什么含义？
    • 要完成以下步骤，发票必须处于已获批、按附注批准或等待业主审批状态。

先决条件

步骤

将分包商发票发送到 DocuSign®

此步骤会向你展示如何在 Procore 中打开分包商发票。

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 在合同标签页下，执行以下操作：
    • 在“合同”表中，找到包含要签署的发票的分包合同。
    • 点击编号链接，打开分包合同。
  3. 在分包合同中，点击发票标签页。
     注意
    要向 DocuSign® 发送分包商发票，它必须处于以下状态之一 (1)：已批准、按注释批准或待业主批准。
  4. 在发票（申请）表中，找到发票，然后点击查看。
  5. 查看发票并根据需要进行任意编辑。
  6. 当你准备好将发票发送到 DocuSign© 时：
    • BETA测试版如果使用的是测试版分包商发票体验，请点击页面顶部的使用DocuSign发送。
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • 旧版如果使用旧版分包商发票体验，请点击页面底部的更新和设置DocuSign 。

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

将分包商发票批量发送到 DocuSign®

如果你拥有合约工具的“管理员”级别权限，你还可以使用项目的发票工具将发票批量发送到 DocuSign®。

  1. 导航到项目的开发票工具。
  2. 点击分包商标签页。
  3. 选中要批量发送到 DocuSign® 的发票旁边的复选框。
     注意
    要向 DocuSign ® 发送分包商发票，它必须处于以下状态之一 (1)：已批准、按注释批准或待业主批准。请参阅 Procore 发票的默认状态是什么？
  4. 点击发送到 DocuSign®。
     注意
    如果“发送到 DocuSign ®”按钮变灰且不可用，请将鼠标光标悬停在该按钮上。将出现一个告知原因的工具提示。通常，这是因为采购订单或分包合同没有分配给它的“发票联系人”。请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同。

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore将选定发票发送到DocuSign 。 完成时，页面顶部会出现一个绿色的成功横幅。
     注意
    • 批量发送发票时，DocuSign ® 集成仅会将发票发送给 Procore 合同中列为“发票联系人”的个人。
    • 使用批量发送选项时，某些 DocuSign ® 功能不可用。例如，添加或删除文档、添加收件人等。
    • 要使用不可用的 DocuSign ® 功能，请按照使用 DocuSign ® 完成分包商发票中的步骤操作。

    compile-invoice-backups-successful.png

登录 DocuSign®

准备 DocuSign® 信封

登录到 DocuSign® 后，系统会显示“上传文档并添加信封收件人”页面。完成以下步骤：

将文档添加到信封

以下 Procore 信息会自动填充 DocuSign® 信封：

  • 发票的 PDF 副本会自动添加到“将文档添加到信封”分项。
  • 发票上每个“角色”所需的签名框。例如，其合同受发票影响的总承包商或分包商。这包括每个用户的“姓名”和“电子邮件地址”。请参阅下面的将收件人添加到信封。

你可以选择添加其他文档，如下所示：

  1. 可选：如果要将其他文档添加到信封，请选择“将文档添加到信封”分项下的可用选项之一：

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     注意
    “将文档添加到信封”分项中的可用选项由 DocuSign® 开发和维护。要了解如何使用 DocuSign®，Procore 建议查看 support.docusign.com 上的内容。
    1. 上传
    2. 使用模板
    3. 从云端获取

将收件人添加到信封

将收件人添加到信封的步骤：

  1. 在“将收件人添加到信封”下，系统会保留默认的收件人块、他们的姓名和电子邮件地址。Procore+DocuSign® 集成会自动将此数据添加到信封中。如果数据是在 Procore 中指定的，则收件人块的“姓名”和“电子邮件地址”字段中的值与 Procore 中的以下字段相对应：
    • 分包商。这是在与分包商发票相关的合约的“建筑师/工程师”字段中指定的个人。
    • 总承包商。这是在项目目录的“主要联系人”字段中为与分包商发票关联的合约的“承包商”字段中指定的公司指定的个人。

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png

将消息添加到所有收件人

预览签名字段并发送信封

下一步是预览 PDF 上的签名字段。签名字段对应于 Procore 中的角色。例如，作为发票合同双方的总承包商和分包商。Procore + DocuSign® 集成会自动将这些字段添加到 DocuSign® 信封中。

  1. 滚动到发票 PDF 的底部以查看签名字段。一个示例如下图所示。

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. 保留现有的签名字段。Procore 会自动填充这些字段并会将它们保留在默认位置，以确保 Procore 应用程序的签名工作流按预期运行。
  3. 可选：根据需要向表单添加任意“标准字段”。
     注意
    “标准字段”区域中的选项由 DocuSign® 开发和维护。要了解如何使用 DocuSign®，Procore 建议查看 support.docusign.com 上的内容。
  4. 当你准备好收集指定的签名时，点击发送。
    DocuSign® 会将信封发送给指定的收件人。然后，收件人可以继续下一步。
     提示
    在将信封发送到 DocuSign® 后，是否手动将状态变更为“等待签名”？如果决定在将发票发送到 DocuSign® 后在 Procore 中将发票状态变更为“等待签名”（请记住，只能将处于已获批、按注释批准或等待业主审批状态的发票发送到 DocuSign），你将需要在 DocuSign® 签名过程完成后手动将 Procore 中的发票状态变更回适当的已获批状态。

另请参阅