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Procore

以发票联系人的身份提交新发票

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 注意

2020 年 12 月 18 日周五，Procore 开启了逐步推出项目级别开发票工具的全新协作者视图的第一阶段。在最初阶段，此功能将发布给有限数量的 Procore 客户账户。然后，在接下来的几周内，将继续向其他 Procore 客户推送，直到完成推出过程。如需了解更多信息，请参阅财务管理：（即将推出！）开发票工具新增协作者视图。

如果你是发票联系人，想要获取以前版本的分包商开发票的说明，请参阅以发票联系人的身份提交新发票和如何在分包商发票中为库存材料开具账单？而不是此页面上的指示。

重要提示！如果你是购买了自定义工作流的 Procore 客户（请参阅 Procore 自定义解决方案），贵公司账户将不会收到此更新。这是因为项目的开发票工具需要自定义的审批路径来处理你的分包商发票。如果对开发票和自定义工作流有任何疑问，请联系公司的 Procore 联系人。

目标

在接受“结算邀请”后，以发票联系人的身份提交新的分包商发票。

背景

如果你是采购订单或分包合同指定的发票联系人，你为其执行工程的公司会创建一个结算期来定义提交发票的“截止日期”。创建结算期后，发票经理可以选择向你发送主题行为“项目名称：用户名邀请你结算”的电子邮件。此邀请是一种礼貌提醒，可帮助确保你在截止日期之前创建并提交发票。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 要在结算期的“截止日期”之前创建新的分包商发票以响应“结算邀请”，项目合约工具的“只读”级别权限，并且你必须是采购订单或分包合同上指定的“发票联系人”。
       注意
      • 将发票联系人添加到采购订单或分包合同也会将该人员添加到“私密”列表中。
      • 如果你是指定的发票联系人并希望在“截止日期”之后提交发票，你必须联系你为其执行工程的公司，要求他们代表你创建发票。请参阅代表发票联系人创建发票。截止日期过后，发票联系人无法在 Procore 中提交发票。
      • 如果你是指定的发票联系人并且找不到发送给你的“结算邀请”，则你不需要电子邮件消息来创建新发票。只要在“截止日期”之前，你就可以登录 Procore 并导航到合约工具来为采购订单或分包合同创建新发票。

先决条件

步骤

第 1 步：输入发票编号

  1. 在 Procore 的“创建新发票”页面中，会自动为你填写以下字段：
     注意
    如果此页面上的信息不正确，请联系发票管理员以寻求解决方案。
    • 发票开始日期。表示结算期的开始日期。
    • 发票截止日期。表示结算期的结束日期。
    • 账单日。表示结算期的截止日期。
  2. 在发票编号方框中输入一个数字。通常，你将输入与你组织的发票编号相对应的参考编号。如果你不确定在此处输入什么，请联系发票管理员以寻求解决方案。
  3. 继续下一步。

第 2 步：更新分项价格表

  1. 滚动到填写分项价格表部分。
    数据输入格式取决于设置的会计方法。请参阅如何为合约或主合同设置会计方法？
  2. 选择下面与你在屏幕上看到的内容相对应的方法：
    • 基于金额的会计方法
      1. 选择以下选项之一：
        • 百分比 (%)。输入已完成的工程百分比。这会自动更新“来自本期”列中的值。
          或者
        • 来自本期。输入在结算期内完成的工程的美元金额。
          和
      2. 在当前库存材料字段中输入美元金额。此值将保留在未来发票的此列中，然后你可以更新“来自本期”列以反映已完成的任何新工程。
      3. 可选。如果需要返还保留金，请选择以下选项之一：
        • 要返还所有项的全部保留金：
          • 立即更新获批合约变更通知单并将任何附件添加到你的发票中。
          • 点击保存为草稿。
          • 在“返还所有明细项的保留金”下，在已完成的工程方框中输入 100%。
          • 点击返还。
          • 点击提交以供审核（在编辑按钮旁边的表格上方）。
            或者
        • 要返还不同的保留金百分比：
          • 立即更新获批合约变更通知单并将任何附件添加到你的发票中。
          • 点击保存为草稿。
          • 点击编辑。
          • 在“返还所有明细项的保留金”下，在已完成的工程方框中输入百分比。
          • 点击保存。
          • 点击提交以供审核（在编辑按钮旁边的表格上方）。
    • 基于单位/数量的会计方法
      1. 选择以下选项之一：
        • 在 % 方框中输入完成百分比。Procore 会自动更新“数量”和“金额”列。
          或者
        • 在数量方框中输入金额。Procore 会自动更新“%”和“金额”列。
      2. 可选。如果你需要返还保留金，请在本期返还字段中输入你请求返还的保留金金额。
  3. 继续下一步。

第 3 步：更新已获批的合约变更通知单

  1. 滚动到获批合约变更通知单部分。
  2. 输入每个明细项的美元金额或完成百分比。
    此处仅显示处于已获批状态的变更通知单。请参阅批准或拒绝合约变更通知单 (CCO)。
  3. 继续下一步。

第 4 步：添加附件

如果有任何文件要添加为发票的附件，现在可以添加。例如，可能需要添加留置权弃权书或已签名发票的 PDF 副本。

  1. 滚动到附件部分。
  2. 点击添加文件。
  3. 从你的计算机上传可能需要的任何文件。
     提示
    你需要提供发票的签名 PDF 副本吗？如果是，请按照导出分包商发票中的这些步骤操作。签署 PDF 后，你可以使用上述步骤将其添加到你的发票上。
  4. 继续下一步。

第 5 步：保存或提交发票

如果已准备好提交发票以供审核，现在就可以这样做。如果想稍后提交发票，则可以选择保存发票。选择以下其中一 (1) 个选项：

  • 如果你尚未准备提交发票，请点击保存。这会将发票的状态设置为草稿。
    或者
  • 如果你已准备将发票提交给承包商，请点击提交以供审核。这会自动将发票的状态设置为审核中。除非承包商将状态更改为修订并重新提交，否则你将无法在提交发票后对其进行编辑。
 注意
如需了解更多信息，请参阅 Procore 发票的默认状态有哪些？

 

 注意
如需了解更多信息，请参阅 Procore 发票的默认状态有哪些？
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如需了解更多信息，请参阅 Procore 发票的默认状态有哪些？