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Procore

以发票联系人的身份创建新的分包商发票

 对于美国的 Procore 客户

flag-us.png当你的公司应用"业主英语"或"专业承包商英语"视点词典时,你将在用户界面中看到不同的工具名称和术语变更。了解如何应用词典选项。

  • 了解差异:显示/隐藏 
    • 此表显示了项目财务管理视点词典中的工具名称(粗体)和术语的差异。 这些词典仅提供美国英语版本。 默认词典是为总承包商设计的,这意味着你需要与贵公司的 Procore 管理员和Procore 联系人合作才能访问其他词典选项。

      总承包商

      英语(美国)- 默认

      业主

      英语(业主术语 V2)

      专业承包商

      英语(专业承包商术语)

      开发票 开发票 按进度收款账单
      业主 资金 业主
      业主/客户 业主/客户 总承包商/客户
      主合同变更通知单 资金变更通知单 客户合同变更通知单
      主合同 资金 客户合同
      收入 资金 收入
      分包合同 合同 分包合同
      分包商 承包商 分包商
      分包商分项价格表 (SSOV) 承包商分项价格表 (CSOV) 分包商分项价格表 (SSOV)

目标

使用合约工具创建新的分包商发票(作为发票联系人)。

背景

作为发票联系人,你可能会收到" 结算邀请",提醒你提交发票。 电子邮件的主题行显示为"项目名称:用户名邀请你结算"。 如果你的"结算邀请"丢失或缺失(或者如果你不确定发票 管理员是否发送了邀请),发票联系人可以随时为合约创建新发票。

 重要提示
  • 作为发票联系人,在 Procore 中提交发票之前,请始终与与你的服务签订合同的一方确认要使用的适当步骤。
  • 发票管理员并不总是选择在项目合约上添加发票联系人。一些发票管理员更喜欢收集数字或纸质发票(在 Procore 之外)。 领取后,他们可代表联系人在 Procore 中创建发票。 请参阅代表发票联系人创建分包商发票

需要考虑的事项

  • 所需用户权限
  • 其他信息
    • 你必须在发票上的"截止日期"之前提交发票。

步骤

第 1 步:在 Procore 中创建新发票

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 合同标签页下,找到表中的合同。 然后,点击编号链接将其打开。

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. 点击创建发票按钮。
    这将打开“新建发票”页面。

第 2 步:输入发票编号

  1. 在“一般信息”下的“新发票”页面中,执行以下操作:
    • 发票编号框中输入下游协作者的发票编号。
       注意

      有关发票编号字段的重要注意事项:

      • 保存发票不需要发票编号。 你可以将此字段留空。
      • 发票编号是一个自由格式的输入字段,可让发票联系人输入与其自己的发票编号系统相对应的参考编号。
      • 不允许合约上重复的发票编号。 在一个合约中,每张发票都必须有一个唯一的发票编号。
      • 发票编号不会自动填充在业主发票上。 请参阅Procore 如何自动完成上游 发票上的金额?
    • 验证以下字段中的信息。Procore 会自动为你填写以下日期。
       注意

      发票上的结算期日期由发票 管理员设置。 这些字段为必填项。

      • 账单日
        表示结算期的到期日。
      • 期间开始
        表示结算期的开始日期。
      • 期末
        表示结算期的结束日期。
  2. 继续下一步。

第 3 步:更新分项价格表

  1. 在“分项价格表”部分中,点击“合约明细项”或“变更通知单”旁边的一 (1) 个或两个蓝色箭头。此操作将展开表格中的选定行。
     注意
    • 只有当公司的 Procore 管理员在合约上启用了两 (2) 或三 (3) 层变更通知单配置时,“变更通知单”部分才可见并可用。请参阅配置合约变更通知单层数
    • 在“变更通知单”部分展开一行后,点击合约变更通知单行和潜在变更通知单行以展开它们,直到显示数据输入明细项。
  2. 确定为合同设置的会计方法。这会决定你使用哪种数据输入表单来更新分项价格表:

基于金额的会计方法

使用此方法为分项价格表 (SOV) 上的发票明细项开具一次性金额发票。Procore 会自动计算和调整明细项上的其他条目。如果要返还保留金,请根据需要输入美元金额。根据具体合约条款,还可以选择结算库存材料(如下图所示)。有关为库存材料开票时出现的附加列的详细信息,请参阅如何在分包商发票中结算库存材料?

点击此处了解有关基于金额的会计方法的更多详细信息。 

基于金额的会计方法需要为分项价格表中的每个明细项输入总额数据。 请注意,Procore 会使用你的条目来自动计算和更新其他列中的值。

  1. 查看分项价格表中的每个明细项:
    • 项编号。 显示明细项编号。
    • 预算编号。 显示分配给明细项的预算编号。
    • 工程的描述。 显示明细项的描述。
    • 预定值。 显示合约合同上明细项的计划值。 这是明细项的合同价值。
    • 从以前的应用程序完成的工程(%) 。 如果先前为此合约创建了发票,则此单元格会显示一个百分比值,表示在先前结算期完成的工程。
  2. 输入你在当前结算期内完成的工作的账单:
    • 本期完成的工程。 输入当前结算期的金额。
      示例
      如果完成了明细项工程的一半,请在本期已完成的工程列中输入金额。 例如,输入 250.00 美元。 Procore 会自动计算和更新明细项的这些列:
      • 迄今为止已完成和存储的总数(美元) 。如果明细项的计划值为 500.00 美元, Procore 增加了 250.00 美元, 这是 50%。 这表示此发票上明细项的总工程量加上过去结算期的任何金额。
      • 迄今为止已完成和库存的总数(%) 。 如果明细项的计划值为 500.00 美元, Procore 会将列值更改为 50%,这对应于你输入的 250.00 美元。 这表示此发票上明细项的总工程量加上过去结算期的任何金额。
  3. 如果你在这个结算期收到材料并将它们存储在作业现场(或存储设施中),你可以选择此选项:
    • 有条件:新材料入库 输入为当前结算期存储的任何新材料的数量。 输入的内容应不包括在"本期已完成工程"列中输入的任何成本。
       注意
      如果发票 管理员为合约打开了"为存储的材料启用单独计费"设置,请为该结算期输入材料的美元金额。 输入会自动计算这些列中的值:"迄今为止已完成和存储的总数($)%"和"迄今为止已完成和存储的总数(%)"。
    • 之前存储的材料。如果这是第一张发票,则此值为 0.00 美元。
       注意
      如果有以前的发票,则此值会显示在这些发票上"新库存材料"中输入的累计金额。 有关详细信息,请参阅如何在分包商发票中为库存材料开具账单?发票联系人无法修改此设置。
    • 当前库存材料。 显示在当前结算期内存储的材料数量。
    • 迄今为止已完成和存储的总数(美元) 。 显示当前发票和过去结算期发票上的已完成工程量和存储在作业现场的材料量。
  4. 如果你要提交请求发放保留金金额的发票:
    • 已发放总保留金。输入你请求在此结算期发布的保留金金额。
       注意
      请注意,你可以请求发放金额,但不可以更改保留金费率。
    • 总保留金。显示为明细项释放的累计保留金额。
  5. 对每个明细项继续上述步骤。

基于单位的会计方法

在为你大量订购的材料开具发票时可使用此方法。使用此方法,你可以在“总进度”列中输入百分比值或在“工程进度”列中输入货币值。Procore 会自动为你计算和调整明细项中的其他条目。如果你想发放保留金,可以在所需的“发放保留金”列中输入美元金额。

点击此处了解有关基于单位的会计方法的更多详细信息。 

基于单位的会计方法要求为分项价格表上的每个明细项输入数量和单位价格。如选择这种方法,Procore 会自动为你计算明细项总计。

 注意
下表中,星号 (*) 表示可以编辑发票上分项价格表明细项的金额。
  • 数量
    显示明细项的总单位数量。
  • 单位价格
    显示明细项每个单位产生的费用。
  • 金额
    显示明细项的美元总金额。该字段是单位价格 + 数量值的总和。
  • 上一个数量
    显示在上一个结算期中开具发票的单位总数。
  • 上一个金额
    显示在上一个结算期中开具发票的总金额。
  • 总进度百分比。*
    输入反映总进度的百分比金额。输入的值必须反映任何上一个结算期和当前结算期的累积进度。
  • 新数量。*
    输入新数量以反映此期间在新发票上开票的数量。
  • 新金额。*
    输入新金额以反映此期间在新发票上开票的明细项金额。
  • 已返还保留金。*
    输入此结算期返还的保留金金额。
  • 总保留金
    显示为某明细项返还的保留金美元总额。

 

第 4 步:添加附件

如果有任何文件要添加为发票的附件,现在可以添加。例如,可能需要添加留置权弃权书或已签名发票的 PDF 副本。

  1. 滚动到附件部分。
  2. 点击附加文件或使用拖放操作将文件从你的计算机或网络移动到页面的灰色区域。
    attachments-attach-files.png
  3. 从你的计算机上传可能需要的任何文件。
     注意
    • 在项目的合约工具上具有“标准”级别权限的协作者和用户可以在发票“批准”后使用附加文件选项。
  4. 继续下一步。

第 5 步:保存为草稿或发送以供审核

如果你已准备好提交发票以供审核,可以立即这样做。 如果你想稍后提交发票,可以选择保存发票。选择以下其中一(1)个选项:
save-as-draft-or-send-buttons.png

  • 如果你尚未准备好发送发票,请点击保存为草稿。 这会将发票的状态设置为草稿。
     提示
    如果想在提交审核之前通过电子邮件将发票副本发送给其他人,Procore 建议按照导出分包商发票中的步骤操作。然后,可以使用公司的电子邮件系统将发票添加为邮件的附件。
    或者
  • 如果已准备好发送发票,请点击发送。系统会自动将发票的状态设置为审核中
     重要提示