关于发票上的库存材料（测试版）
概况
通过对建设工程项目中的库存材料开具账单，承包商能够收回在作业现场购买和存储材料的成本。 它还要求团队确保他们准确地说明了收到的材料。这包括记录贸易伙伴、材料类型、数量、成本和交付日期。 由于库存的材料不代表已完成的工程，因此必须逐项列出发票，以区分结算期内在项目中安装的材料，以及为未来工程存储的材料。
一旦承包商收到发票付款，库存材料将成为客户的财产，承包商有责任确保库存材料的安全。 为避免误会，请确保项目合约或主合同中的要求明确关于如何为库存材料开具账单。
使用 Procore 发票管理解决方案的团队可以手动管理存储的材料或启用配置选项，将余额从以前的发票上的"当前存储的材料"列移动到下一张发票上的"从以前的申请完成的工程"列。用户还可以使用为合同配置的会计方法为库存材料计费。
此外，团队可以配置 Procore 项目模板，以便存储的材料配置设置会自动复制到新的 Procore 项目。 要了解更多信息，请参阅应用项目模板时会复制哪些内容到新项目？
先决条件
要为库存材料开具账单，你的团队必须:
- 跟踪你收到的材料并将它们记录在你的库存中。
- 跟踪在结算期内安装的材料以及为未来存储的材料。
提示
需要帮助跟踪材料？有关使用不同 Procore 工具跟踪收到和安装的材料的提示，请参阅如何跟踪作业现场接收和安装的实际材料？
你还需要:
| 步骤 | 在业主发票上… | 在分包商发票上… |
|---|---|---|
| 选择现代化的发票体验 | 关于业主发票 | 关于分包商发票 |
| 创建合同 | 创建主合同 | 创建合约1 |
| 创建发票 | 创建业主发票 | 创建分包商发票 |
1在 Procore 中，合约是采购订单或分包合同。
当你的团队创建业主或分包商发票时，你可以将明细项作为其他项目成本计费。 唯一的区别是安装的材料和存储的材料记录在发票上。
限制
请注意以下限制:
- Procore 始终对合同及其发票使用相同的会计方法。 如果你选择基于金额的合同，Procore 会生成基于金额的发票。 同样，基于单位/数量的合同生成基于单位/数量的发票。
- 一旦明细项添加到主合同的分项价格表中，则不能修改主合同及其发票的会计方法。 请参阅创建主合同。
配置设置
要为库存材料开具账单，请配置以下设置:
选择合同的会计方法
为新主合同配置会计方法，以便在发票上为库存材料开具账单。 还可以为使用项目级合约工具创建的采购订单和分包合同配置会计方法。Procore 会将你选择的设置应用于合同以及与合同相关的任何发票。 选项包括:
- 基于金额。 输入合同分项价格表和合同发票上的明细项的总额。
- 基于单位/数量。在合同分项价格表和合同发票上输入明细项的数量和单位价格。
提示
在 Procore 中管理投标？你可以设置项目级投标工具的会计方法。 要了解更多信息，请参阅如何为投标设置会计方法？示例
这些示例向你展示了如何在项目的合约工具中以及在项目的新主合同中选择采购订单和分包合同的会计方法。 要了解更多信息，请参阅如何为合同设置会计方法？
合约
对合约工具具有"管理员"级别权限的用户可在工具的"配置设置"页面的"默认合同设置"下配置"采购订单的默认会计方法"和"分包合同的默认会计方法"设置。 设置后，项目中的所有合约都将使用配置的方法。 要了解更多信息，请参阅配置高级设置:合约。
主合同
创建主合同的用户必须先配置其默认会计方法，然后才能将任何明细项添加到其分项价格表。 添加明细项后，就无法更改会计方法。 在 Procore 中，默认会计方法是基于金额的合同。 要更改为基于单位/数量的方法，请点击主合同分项价格表顶部横幅中的按钮。 要了解更多信息，请参阅创建主合同。
配置合约的存储材料设置
要为合约中的库存材料启用账单，具有合约工具"管理员"级别权限的团队成员可以在合约的"高级设置"标签页上标记"为库存材料启用单独计费"设置。
示例
这是合同中"库存材料"设置的示例。 此设置在合约工具中可用。 要启用该选项，请选中"启用发票"复选框，然后选中"为库存材料启用单独计费"复选框。
如果你的发票必须考虑保留金，你的团队还可以选择勾选"启用库存材料保留金"复选框。要配置分包商发票以输入保留金，请参阅启用采购订单或分包合同的保留金。
配置开发票工具的库存材料设置
对合约工具具有"管理员"级别权限的团队成员可以更新项目级别发票工具上的库存材料设置。切换为开后，Procore 会自动将在上一个发票分项价格表中"当前存储的材料"列中输入的金额移动到下一张发票的"从上一个应用程序完成的工程"列中。
注意
为了获得最佳结果，Procore 建议在你的团队为项目创建发票之前配置此设置。 但是，你可以在项目中更改此设置，如本示例所示。示例
这是项目级别发票工具上"库存材料"设置的示例。
如果你在项目中打开此设置，则会出现一条信息性消息，通知你更改设置会如何影响现有合同。 进行更改的用户必须点击更新以确认提示。
基于金额的数据输入
查看此示例，以了解当合同配置为使用"基于金额"的会计方法时，如何为发票上的库存材料开具账单。
第一张基于金额的发票上的数据输入
对于合同的第一张发票，新库存材料列中的值始终默认设置为 0.00 美元。 由于分包商在此结算期收到现场材料，因此发票联系人在新库存材料列（请参阅 1）中输入 2，000.00 美元。 这表示收到的材料的货币金额。 输入后，Procore 会自动更新明细项上的以下值（请参阅 2）:
- 迄今为止完成和库存的总进度 (%)。Procore 会将条目转换为百分比值 (16%) 以显示总进度。
- 当前库存材料。 Procore 会使用"新库存材料"列中的金额（$2，000.00）来更新此列。
- 总完成和存储日期（美元） 。 Procore 将 2，000 美元的条目添加到此列（请参阅 2）。 注意:此列显示本期已完成的工程、新库存材料和当前库存材料列中值的累积总额。
- 待完成余额。 此列仅对发票 管理员可见。 Procore 采用已计划的金额金额减去新的库存材料金额来计算余额。 注意:在后续发票中，此列会显示明细项合同金额的累计减少。
第二张基于金额的发票上的数据输入
对于下一个结算期，发票联系人准备了他们的第二张发票。 在所有新发票中，新库存材料列默认设置为 0.00 美元（请参阅 1）。 但是，Procore 会自动将值从上一张发票上的新库存材料 列移动到当前发票上的之前的库存材料列（请参阅 1 到 2）。 在进行其他数据输入之前，请注意突出显示的值（请参阅 3）与第一张发票（上图）匹配。
接下来，对明细项执行一些额外的数据输入。
对于此项，分包商额外收到 2，500.00 美元的新材料，这些材料现在存储在作业现场（或存储设施中）。 发票联系人在新库存材料列（请参阅 1）中输入 2，500.00 美元。 输入后，Procore 会自动更新这些值（请参阅 2）。
- 迄今为止完成和库存的总进度 (%)。Procore 将此值从 16% 更新为 36%。
- 当前库存材料。Procore 将此值从 2,000.00 美元更新为 4,500.00 美元。
- 迄今为止完成和库存的总额（美元）。Procore 将此值从 2,000.00 美元更新为 4,500.00 美元。
- 待完成余额。 Procore 从"已计划金额"金额中减去"新库存材料"值，然后再减去"之前的库存材料"。 这会显示累计减少的合同金额。
注意:来自上一个申请的已完成工程（%）值保持不变（请参阅 3）。
接下来，在当前结算期内，在作业现场安装了第一张发票上存储的新材料的一半。 为解决这个问题，发票联系人从之前的库存材料列中提取 1，000.00 美元（请参阅 1），并将这 1，000.00 美元移至本期已完成的工程列（请参阅 2）。
注意
更改之前存储的材料列中的条目后，系统会将系统焦点跳转到本期工程保留金（$）列。如果发票 管理员启用合约的保留金设置，则会发生这种情况。 为了保持库存材料的计费目的，此示例中不包括保留金数据输入。 但是，可提供有关保留金的文档:
- 要了解如何对合约启用保留金，请参阅启用采购订单或分包合同的保留金。
- 要了解如何在发票上设置和返还保留金，请参阅 设置或返还分包商发票的保留金。
在将之前的库存材料金额移动到本期已完成的工程列后，Procore 会考虑这些条目来计算这些值：
- 迄今为止完成和库存的总进度 (%)。Procore 将该值保持在 36%。
- 当前库存材料。 Procore 将值维持在 3，500 美元。
- 迄今为止完成和库存的总额（美元）。Procore 将值保持在 4,500.00 美元。
- 待支付余额。Procore 从“已计划金额”金额中减去“新库存材料”值，然后再减去“之前的库存材料”。这会显示累计减少的合同金额。
注意：来自上一个申请的已完成工程 (%) 值保持不变。
第三张基于金额的发票上的数据输入
对于下一个结算期，分包商收到附加材料，已安装之前的库存材料。发票联系人创建他们的第三张发票。
在第三张发票上:
- Procore 移动第二张发票上新库存材料列中的金额，并将其添加到之前的库存材料列中的金额（请参阅 1）。
- 发票联系人从第
- 发票联系人还在新库存材料列中输入 2，000.00 美元（请参阅 1）。 这表示在当前结算期内收到，现在正在存储的新材料。 Procore 将当前库存材料值添加到之前的库存材料值（请参阅 2）以计算当前库存材料值（请参阅 3）。
- Procore 还会自动更新明细项的以下值：
- 迄今为止完成和库存的总进度 (%)。Procore 计算的值为 52%。
- 迄今为止完成和库存的总额（美元）。Procore 计算的值为 6,500.00 美元
- 待支付余额。Procore 从“已计划金额”金额中减去“新库存材料”值，然后再减去“之前的库存材料”。这会显示累计减少的合同金额。
你可以继续创建发票并输入新的明细项条目，直到明细项的待支付余额值达到 0.00 美元。
基于单位/数量的数据输入
了解当合同配置为使用"基于单位/数量"的会计方法时，如何为发票上的库存材料开具账单。
第一张基于单位/数量的发票的数据输入
在输入数据之前，第一张发票的新数量列中的数量默认设置为 0。
在此结算期中，分包商安装了 100 个单位。 发票联系人在 新数量 列中输入 100 （请参阅 1）。输入后，Procore 会自动更新明细项上突出显示的值（请参阅 2）:
- 新价值。 Procore 通过将新数量金额乘以单位价格来计算此值。
- 迄今为止已完成和存储的总数（美元） 。Procore 会将此值从 0.00% 更新为 12，500.00 美元。
- 迄今为止已完成和库存的总数（%） 。 Procore 会将条目转换为百分比值（20%）以显示总进度。
- 待完成余额。Procore 减去新值的总和（$12，5000.00）从计划价值（62，500 美元）扣款。 待完成的 50，000.00 美元余额显示了合同金额的累计减少。
接下来，将第一张发票上的新库存材料（数量）列中的数量默认设置为 0。 在此结算期中，作业现场存放了 50 个单位。发票联系人在 新库存材料（数量） 列中输入 50 。这是现场接收和存储的材料数量。输入后，Procore 会自动更新明细项上突出显示的值（请参阅 2）:
- 新库存的材料（$） 。 Procore 通过分包合同中的 单价 计算" 新库存材料（数量） "条目。
- 当前库存材料（数量） 。Procore 将此数量从 0 更新为 50。
- 当前库存材料（美元） 。 Procore 会将数量（50）转换为货币金额（6，250.00 美元）。
- 迄今为止已完成和存储的总数（美元） 。Procore 将 6，250.00 美元添加到 12，500.00 美元，并显示 18，750.00 美元。
- 迄今为止已完成和库存的总数（%） 。 Procore 会将条目转换为百分比值（30%）。
- 待完成余额。Procore 减去新值（$12，500.00）和存储的新材料（（$） （$6，250.00）的总和） 来自计划价值（62，500 美元） 金额。 43，750.00 美元显示了累计减少的合同金额。
第二个基于单位/数量的发票的数据输入
对于下一个结算期，发票联系人准备了他们的第二张发票。 在所有新发票中，新数量默认为 0（请参阅 1）。 之前的数量显示第一张发票上提交的"新数量"（请参阅 2），之前的库存材料（数量）显示"新库存材料（数量）" 来自以前的发票的电子邮件（请参阅 3）。
接下来，对明细项执行一些额外的数据输入。
在此示例中，分包商安装了之前发票中存储的 50 个单位。 发票联系人将之前的库存材料（数量）条目更新为0 ，并将该数量（ 50 ）移动到"新数量"列（请参阅 1）。 分包商还收到了 100 个额外的单位，并将它们全部入库。 发票联系人在 新库存材料（数量） 列中输入 100 （请参阅 2）。
输入后，Procore 会自动更新明细项上突出显示的值（请参阅 3）: 
- 新价值。Procore 通过将新数量金额乘以单位价格来计算此值。
- 以前存储的材料（$） 。 Procore 通过将之前的库存材料（数量）金额乘以单价来计算此值。
- 新库存的材料（$） 。Procore 通过分包合同中的 单价 计算" 新库存材料（数量） "条目。
- 当前库存材料（数量） 。 Procore 会显示当前存储的材料数量。Procore 会显示新库存材料（数量） ，因为他们安装了以前发票上的所有库存材料。
- 当前库存材料（美元） 。 Procore 会将数量（100）转换为货币金额（12，500.00 美元）。
- 迄今为止已完成和存储的总数（美元） 。Procore 添加了新值（6，250 美元） 从新发票中减去之前存储的材料（6，250 美元） 从上一张发票获得，然后添加新库存材料（数量） （18，750.00 美元），计算总额 31，250.00 美元。
- 迄今为止已完成和库存的总数（%） 。 Procore 将迄今为止已完成和库存的总数（美元）转换为百分比值（50.00%）。
- 待完成余额。Procore 减去新值的总和（（6，250 美元） 和存储的新材料（$） （$12，500.00） 来自计划价值（62，500 美元） 金额。 31，250.00 美元显示合同金额的累计减少。
第三张基于单位/数量的发票的数据输入
对于下一个结算期，发票联系人准备了他们的第二张发票。 在所有新发票中，新数量默认为 0（请参阅 1）。 之前的数量显示在之前的发票上提交的"新数量"（请参阅 2），之前的库存材料（数量）显示"新库存材料（数量）" 来自以前的发票的电子邮件（请参阅 3）。
接下来，对明细项执行一些额外的数据输入。
在此示例中，分包商安装了之前发票中存储的 50 个单位。 发票联系人将之前的库存材料（数量）条目从 100 更新为 50，并将数量（ 50 ）移动到新数量列（请参阅 1）。 分包商还收到了 50 个额外单位，并将它们全部入库。 发票联系人在 新库存材料（数量） 列中输入 50 （请参阅 2）。
输入后，Procore 会自动更新明细项上突出显示的值（请参阅 3）:
- 新价值。Procore 通过将新数量金额乘以单位价格来计算此值。
- 以前存储的材料（$） 。 Procore 通过将之前的库存材料（数量）金额乘以单价来计算此值。
- 新库存的材料（$） 。Procore 通过分包合同中的 单价 计算" 新库存材料（数量） "条目。
- 当前库存材料（数量） 。 Procore 会显示当前存储的材料数量。Procore 会显示新库存材料（数量） ，因为他们安装了以前发票上的所有库存材料。
- 当前库存材料（美元） 。 Procore 会将数量（100）转换为货币金额（12，500.00 美元）。
- 迄今为止已完成和存储的总数（美元） 。Procore 添加了新值（6，250 美元） 从新发票中减去之前存储的材料（$） （$6，250.00） 从以前的发票，然后添加新库存材料（数量） （6，2500.00 美元）计算总额 37，500.00 美元。
- 迄今为止已完成和库存的总数（%） 。 Procore 将迄今为止已完成和库存的总数（美元）转换为百分比值（60.00%）。
- 待完成余额。Procore 减去新值的总和（（6，250 美元） 和存储的新材料（（美元）） （（6，250 美元）） 来自计划价值（62，500 美元） 金额。 $25，000.00 显示累计减少的合同金额。