财务管理用户指南:总承包商

目录

概况

path-gc.png

对于总承包商

本用户指南向总承包商提供有关如何使用 Procore 项目财务管理工具来精简整个项目生命周期中的财务业务流程的信息。

你将在本指南中学到的内容包括：
  • 如何设置你的工作分解结构。 Procore 为你提供默认工作分解结构（WBS），其中包括成本编号、成本 类型和可选的子作业细分。 借助 WBS，你可以创建公司和/或项目 级别 预算 编号 结构，以与 Procore 的项目财务管理工具一起使用。 要了解更多信息，请参阅工作分解结构设置。
  • 如何添加或导入准确的项目预算。 了解如何将预算明细项添加到项目中，为项目配置和分配预算视图，以及如何设置预测视图来识别和跟踪关键项目成本。 使用从现场收集的数据跟踪项目的人工成本并将生产 数量记录在预算中。 了解如何创建预算变更以将资金从一个预算明细项重新分配到另一个预算明细项。请参阅预算设置。
  • 如何为项目创建一个（或多个）主合同。 设置主合同 工具并了解如果你的项目有多种资金来源或交付方式，要记住的注意事项。 管理业主 发票流程并创建付款接收日志。 请参阅主合同工具。
  • 如何管理项目的采购订单和分包合同。 了解合约工具的配置设置以及如何创建采购订单和分包合同。 在合同上指定发票联系人并创建付款签发日志。 请参阅合约工具。
  • 如何改进监督和管理项目变更。 选择使用或不使用变更事件工具来管理变更通知单。为合同配置变更通知单层设置。 将变更管理引入现场——促进更快的审批、更准确的沟通，并且无需冒风险行事。 请参阅变更管理工具。
  • 如何为项目的分包商管理开发票流程。 定义结算期并选择项目所需的创建和提交分包商发票的方法。 请参阅开发票工具。
  • 如何管理项目的直接成本。 了解如何管理与采购订单和合约无关的成本。 请参阅直接成本工具。

工作分解结构设置

在 Procore 项目中设置 Procore 项目财务管理工具的第一步是创建公司的工作分解结构。 还可以选择创建唯一的项目级别 WBS。

背景

Procore 的默认 工作分解结构包括两（2）个默认细分： 成本编号 和成本 类型。 它还包括一个可选的子作业细分，可用于将子作业添加到项目。 细分是定义公司 预算编号结构的构建块。 要了解有关细分的更多信息，请参阅 什么是细分和细分项？

  • 默认值： 成本编号段。Procore 的默认“成本编号”细分是与 CSI MasterFormat® 的icon-external-link.png 17 个分部成本 编号 结构一致的分层细分。请参阅 Procore 的默认成本编号是什么？ 可以使用默认成本编号，也可以通过手动添加成本编号作为细分项来自定义成本编号细分。你还可以使用 Procore Imports 应用程序导入成本编号。导入过程允许添加或编辑细分项，但不能用于删除任何现有细分项。
  • 默认:成本类型细分。 在 Procore 中，成本类型是一种识别和分类项目作业 成本的方法。 它们也可用于生成报告。 要了解更多信息，请参阅Procore 有哪些默认成本类型？
  • 可选:子作业细分。在 Procore 中，子作业允许你划分项目中的作业 成本。 一旦添加到 Procore 中（或通过集成ERP系统导入），你就可以根据子作业监控项目预算和成本，帮助你更好地确定项目是否赚钱。
  • 可选:自定义细分。 公司可以任意命名自定义细分。 你还可以定义表示每个细分的编号方案的字母数字字符数。在配置公司的预算编号结构时，自定义细分也可以与 Procore 的默认细分相结合。

许多公司设计的预算编号结构与CSI MasterFormat保持一致。其他公司决定实施其行业、组织或项目环境独有的预算编号结构。无论是何种结构，都可以使用Procore Imports应用程序自己执行导入。 还可以请求为 WBS 导入细分项。

要了解有关 WBS 的更多信息，请参阅工作分解结构登录页。 我们建议阅读关于工作分解结构并与你的团队一起查看创建公司默认工作分解结构和创建项目工作分解结构中的步骤。

预算设置

Procore 预算工具可帮助项目团队有效地管理项目预算。旨在帮助团队做出明智的财务决策、根据预算实时跟踪费用、分析历史快照、输入详细预测，并且更深入地了解项目财务状况。

  • 添加项目的预算数据。 开始项目时，第一步是在新 Procore 项目中设置预算。 可以从两种方法中进行选择:（1） 将预算明细项直接添加到预算工具或（2）下载并填写预算模板并完成导入预算的步骤。
  • 配置项目的预算视图。 添加项目预算数据后， Procore 管理员可能想要浏览我们的动态且可自定义的预算视图。 有关详细信息，请参阅设置新的预算视图。 你可以设置一个或多个预算视图以及各种数据列，例如初始预算金额、预算变更、修订后的预算、待处理预算变更等。 你还可以使用"完工预测"功能主动管理和监控项目预算。 有关详细信息，请参阅使用完工预测功能。
  • 使用 Procore 预测视图识别和跟踪趋势。 专为希望避免成本超支的业主（和承包商）而设计，你的 Procore 管理员还可以请求启用 Procore 中的预测视图。 这使你可以通过在一个时间段内分布"项目未完工部分成本"列值（或你定义的任何列）来查看建设工程项目的现金流随时间的变化。 然后，你可以执行逐行分析，对预算分配进行明智的调整。 要了解更多信息，请参阅设置新的预测视图。
  • 利用现场收集的数据跟踪人工成本和生产数量。 对于已购买 Procore 的劳动力管理和资源跟踪工具的客户，预算可以设置为自动。 请参阅资源跟踪和项目财务管理:设置指南。
  • 使用预算变更将资金从一个明细项重新分配到另一个明细项。 锁定初始预算并设置本指南中列出的其他工具后，你可以使用预算变更功能在预算编号之间转移资金。 例如，如果你有与一个预算编号相关的成本节省，因为它低于预算，但预计另一个预算编号会超出预算，你可以从第一个预算编号中重新分配资金，并将其作为应急开支。 预算变更仅显示在预算工具上，因此你的供应商不会看到你的内部调整。 有关详细信息，请参阅创建预算变更

要了解可以使用预算工具执行的其他操作，请参阅预算。

主合同工具

设置预算工具后，即可开始为项目创建一个或多个主合同。使用主合同工具，你的团队可以通过数字合同集中的管理位置来代替成堆的纸张和昂贵的打印机成本。

  • 设置你的主合同。 虽然大多数 Procore 客户会为单个建设工程项目创建一个主合同，但项目团队可以选择在主合同工具中创建多个主合同。 有关详细信息，请参阅创建主联系人。 与预算类似，你还可以从两种方法中选择设置主合同:（1）你可以手动更新主合同的分项价格表或（2）你可以从CSV文件导入主合同 SOV 。 完成初始设置后，只需批准即可。 请参阅批准主合同。
     提示
    你的建设工程项目是否有多种资金来源或交付方式？了解为什么一些 Procore 客户决定为 Procore 项目创建多个主合同。当你需要将项目的工作范围划分为多个阶段时，这会很有帮助，但是，这样做确实需要注意一些事项。有关更多信息，请参阅项目有多个主合同时是否存在任何系统限制？
  • 创建和管理业主发票。 签订主合同并按下文所述设置合约工具后，还可以创建和管理业主发票。业主 发票是项目业主和负责完成工程的公司之间的财务交易的分项记录。 通常，付款通知单由总承包商签发并提交给项目业主，以表明已完成的工程需要付款。 请参阅创建业主发票。
  • 创建已收到付款日志。 收到付款后，您还可以创建日志来跟踪收到的付款。 您的预算和预算报告会自动更新以反映您的条目。 有关详细信息，请参阅创建主合同的已收付款。

要了解主合同工具的其他功能，请参阅主合同。

合约工具

在主合同工具中批准并完成合同后，即可开始设置项目财务合约。在 Procore 中，你可以创建两种类型的“合约”：分包合同和采购订单。

  • 设置合同配置、日期、通讯名单和设置。 公司的 Procore 管理员可以和你一起定义项目的默认合同配置。 这是开始为项目创建合约之前的重要步骤。 你可以为合约选择变更通知单层数。 你还可以默认启用各种日期以在合同上使用。设置还包括默认通讯名单设置、你的默认会计方法、设置保留金百分比（如果适用）以及决定默认启用利润加成或付款。 有关详细信息，请参阅配置设置:合约。
  • 创建项目的采购订单。 在 Procore 中，采购订单（PO）是一份书面的财务合约，其中详细说明了产品或服务的类型、数量和商定价格。 作为采购流程的一部分，采购订单由"买方"（例如， 总承包商）创建并发布给"卖方"（例如， 分包商）以支付合同成本。 一旦被"卖方"接受，采购订单即代表两方之间的协议。请参阅创建采购订单。
  • 创建项目的分包合同。 分包合同是总承包公司与执行工作范围的分包商之间的合同协议。 在 Procore 中，有两种方法可以创建分包合同:（1）你可以授予中标并将其转换为分包合同，或者你可以（2）直接在合约工具中创建分包合同。
  • 创建分包商发票和管理发票联系人。 使用合约或开发票工具，你还可以代表发票联系人创建发票，或者你可以为你的分包商的发票联系人提供访问他们的采购订单和分包合同的适当权限。 请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同。 拥有合约工具"管理员"权限的用户还可以使用这些权限通过开发票工具管理发票。
  • 创建已签发付款日志。 开始为项目签发付款后，你可以创建日志来跟踪已签发的付款。 预算和预算报告会自动更新以反映你的条目。请参阅添加已签发的付款。

要了解你可以使用合约工具执行的其他操作，请参阅合约。

变更管理工具

接下来，开始学习 Procore 的变更管理员工具。可以通过两个选项设置这些工具：(1) 启用变更通知单和变更事件工具，或者，(2) 仅启用变更通知单工具。

带有变更事件的变更通知单

系统会为项目中任何看似或可能产生额外成本的项目创建变更事件。创建变更事件可让你在变更成本成为实际成本之前做好准备。创建变更事件后，你可以创建 RFQ（报价请求），将其发送给适当的分包商进行定价。当创建 RFQ 且收到分配的分包商答复时，就可以根据提交的报价创建变更通知单。

要了解您可以使用变更事件工具执行的其他作，请参阅变更事件。

没有变更事件的变更通知单

如果你的团队决定不启用变更事件工具，你仍然可以使用变更通知单工具来计算额外成本。 对于大多数 Procore 客户而言，此变更管理工作流从创建潜在变更通知单开始。

  • 创建潜在变更通知单。使用潜在变更通知单来管理影响主合同的任何额外成本。创建潜在变更通知单时，你只能输入美元金额。 稍后，当你更新潜在变更通知单的分项价格表（SOV）时，你将可以选择一个预算编号。 理想情况下，潜在变更通知单将影响项目预算中已存在的预算编号。 这使你可以在项目预算工具中查看预算的增长。请参阅为主合同创建潜在变更通知单。
  • 创建合约变更通知单。创建潜在变更通知单后，继续创建合约变更通知单。 合约变更通知单作为分包商的定价请求，分包商将负责完成你在潜在变更通知单中概述的工作范围。 你可以将合约变更通知单与相应的潜在变更通知单进行比较，并查看两者之间的差异。要了解更多信息，请参阅从主合同变更通知单创建合约变更通知单。
  • 创建变更通知单请求。 创建潜在变更通知单后，你可以将一个或多个潜在变更通知单打包到变更通知单请求中。 变更通知单请求通常是提交审批的文档，可用于提交单个潜在变更通知单，或用于对潜在变更通知单进行分组以精简审核和审批流程。请参阅创建变更通知单请求（COR） 。
  • 创建主合同变更通知单。 接下来，你可以开始创建变更通知单。 请注意，当变更通知单的状态设置为待处理时，它会出现在预算工具的"待处理预算变更"列中。 主合同变更通知单设置为已获批后，总美元金额变更将反映在预算工具的"获批变更通知单"列中。获批变更通知单可以添加到业主发票。 有关详细信息，请参阅创建主合同变更通知单。
  • 创建合约变更通知单。 合约变更通知单概述了影响总承包公司与供应商或分包商之间合同的成本变更。一旦你将合约变更通知单标记为已获批，金额变更将反映在预算工具的"合约成本"列中。状态为"待处理"的合约和潜在合约变更通知单将显示在预算工具的"待处理成本变更"列中。请参阅创建合约变更通知单。

要了解可以使用变更通知单工具执行的其他操作，请参阅变更通知单。

开发票工具

Procore 开票工具使用合约和主合同工具中授予的用户权限。随着项目进展以及创建和批准合同，分包商可以通过分包商发票向你收取已完成的工程费用。你还可以创建业主发票，然后将其通过电子邮件发送给业主或按要求进行付款的一方。

  • 管理结算期。 在 Procore 中，结算期定义用于为项目的分包商开具发票的结算期。 除了定义结算期的频率（例如，每月或每周）之外，它还定义结算期的开始 日期、发票的截止日期和结算期的结束日期。要了解如何使用开发票工具创建结算期，请参阅管理结算期。
  • 创建和管理分包商发票。 使用开发票工具，你可以将用户权限限制在你的项目团队和代表发票联系人创建发票，或者你可以为你的分包商的发票联系人提供访问他们的采购订单和分包合同的适当权限。 请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同。 然后，当你准备好分包商为他们的工程向你收费时，你可以向发票联系人发送"结算邀请" ，然后分包商可以发票联系人的身份提交新发票。 然后你可以审核和批准这些发票。

要了解你可以使用开发票工具执行的其他操作，请参阅开发票。

直接成本工具

在 Procore 中，术语直接成本用于指与合约无关的建设工程项目成本。使用直接成本工具，你可以创建以下项：

  • 发票。为来自非签约供应商的纸质发票创建直接成本，如打印机墨水、计算机用纸或邮资等项。
  • 费用。为可能包含计算机设备、电话或内部设备租赁的费用创建直接成本。
  • 工资单。按成本编号分类，为每月工资单成本创建直接成本，使工资单金额反映在每月预算中。

要了解如何创建直接成本，请参阅创建直接成本。

要了解可以使用直接成本工具执行的其他操作，请参阅直接成本