从变更事件创建 RFQ

目标

从变更事件创建报价请求 (RFQ)，以从协作者处获取报价。

背景

在项目上创建变更事件后，你可以为该变更事件创建 RFQ。在 Procore 中，RFQ 是请求协作者提交与变更事件要求相关的商品、服务和任务的报价。根据下文步骤所述从变更事件创建 RFQ 后，你的团队有两个选择：

• 你可以邀请你的协作者在你的 Procore 项目中输入他们自己的答复和报价。为此，请按照向协作者分配和发送 RFQ 中的步骤进行操作。接下来，向你的协作者提供以协作者的身份提交报价的说明。
  或者
• 如果你不希望协作者输入他们自己的答复和报价，你可以在 Procore 之外管理提交流程。然后你可以代表你的协作者输入答复和报价。有关说明，请参阅代表协作者答复 RFQ。

需要考虑的事项

• 所需的用户权限:
  从变更事件创建或编辑 RFQ:
  • 项目变更事件工具的“管理员”级别权限。
    以及
  • 项目合约工具的“管理员”级别权限。
• 要求：

  • For a collaborator's name to appear as a selection in the Assignee drop-down list on an RFQ:

    • The collaborator's company must have a company record in the Project Directory. See Add a Company to the Project Directory. 
    • The collaborator must have an active Procore user account in the Project Directory. See Add a User Account to the Project Directory.
    • The collaborator's user account must be granted 'Standard' level permissions on the project's Commitments tool. See Manage Project Permissions Templates.
    • The collaborator must be listed as an employee of the 'Contract Company' on the commitment and a member of the 'Private' drop-down list on the commitment. See Create a Purchase Order or Create a Subcontract.

先决条件

• 将更改事件工具添加到项目工具菜单。请参阅添加和移除项目工具。
• 完成创建合约中的步骤，以启用变更事件工具中的 RFQ 功能。
• 完成创建变更事件中的步骤。

步骤

1. 导航到项目的变更事件工具。
2. 在CE 编号 - 标题标签页下，勾选与所需变更事件对应的复选框。
3. 点击发送报价请求。
   
4. 验证 Procore 自动填充的信息：
   • 标题。Procore 会自动将此字段填充为变更事件编号和描述。你可以根据需要更改标题。
   • 截止日期。Procore 会自动将截止日期设置为七 (7) 个工作日后。你可以根据需要更改日期。

      注意

     • 要了解如何更改默认设置的默认截止日期设置，请参阅配置设置：合约以及设置项目工作日。
   • 请求详细信息。Procore 默认输入变更事件编号、标题和描述。你可以替换或输入将发送到“合约选择”表中指定的“收件人”的新消息。
5. 填写以下字段：
   • 分发。选择在合约选择表中指定的“收件人”提交对 RFQ 的答复时，你希望 Procore 进行通知的任何用户。你可以选择一个通讯组以及任何已添加到项目目录工具的 Procore 用户。

      注意

     • 通讯名单旨在通知贵公司内部项目团队的成员，而不用于通知外部分包商、供应商等。
     • 要设置通讯组，请参阅配置设置：合约。
     • RFQ 的创建者将自动接收来自 Procore 的通知。
   • 附件。将任何相关项从 Procore 或你的计算机添加到 RFQ。
6. 在合约选择部分下，会自动为你填充一些信息。请确认以下信息：
   • RFQ 范围描述。确认 Procore 自动输入的 RFQ 范围描述符合你的要求。你可以根据需要更新此条目。
   • 承包公司。确认在下拉列表中显示正确的公司名称。公司名称是与变更事件明细项关联的“承包公司”。“承包公司”还决定了你可以在“收件人”列表中选择的收件人。
   • 合同编号。确认选择了正确的合同编号。
   • 收件人。确认下拉列表中指定的收件人。此用户是 RFQ 上的“任务分配对象”。

      注意

     如果列表中没有可用的指定“收件人”，Procore 将允许你保存 RFW 详细信息。但是，如果没有有效的“收件人”，则无法通过电子邮件发送 RFQ。要了解如何向协作者分配和发送 RFQ，请参阅向协作者分配和发送 RFQ。
7. 点击创建并发送 RFQ 。
   注意:将单独向每个协作者发送单独的请求报价的电子邮件。

后续步骤

• 以协作者的身份提交报价
  或者
• 代表协作者回复 RFQ

另请参阅

• 分配 RFQ
• 创建变更事件
• 配置设置：合约