最佳实践：送审
概况
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为项目的送审工具引入 Procore 的最佳实践指南！在这些指南中，你可以找到一些一般性建议，以最大限度地利用 Procore 的功能并最大限度地提高公司洞察力和生产力。 这些最佳实践指南旨在解释实施某些功能的优势，并由支持中心教程进行补充，这些教程提供执行相关操作的分步说明。 虽然这些指南中的建议是通用的，可能与你公司的现有流程不完全匹配，但我们鼓励你查阅，看看你可以考虑采纳哪些建议 |
公司级别设置
项目配置
导入
送审生成器
注意
此页面描述了使用送审生成器的推荐最佳实践。点击此处查看有关该项目的送审工具的教程、视频和更多信息。简介
如果项目有已发布的规范书，Procore 的送审生成器可能是创建送审注册表最快的方法之一。 送审生成器可以根据规范集中的特定格式查找送审，并创建基本的送审列表。 本指南将向你展示最佳实践，以帮助你在使用送审生成器时最大限度地提高效率。 你准备好了吗？
我为什么要使用送审生成器？
在项目开始时生成送审列表有助于避免忘记关键送审。使用送审生成器可以用更少的时间和精力完成手动需要数周才能完成的工作。
注意
送审生成器仅在美国、加拿大和澳大利亚提供英语版本。送审生成器的理想规范格式
送审生成器在处理规范集时会查找特定组件。如果缺少这些组件，那么可能会检测到很少送审或检测不到送审。请查看下面的信息，并查阅你的规范集，以确保遵守这些规则：
- OCR 技术在很大程度上依赖于 PDF 文档的质量。因此，我们强烈建议尽可能使用基于矢量的 PDF。请参阅 PDF 中的栅格和矢量内容有什么区别？了解更多信息。
- 送审生成器仅在包含英文单词“submittals”的分项标题中查找送审信息。
- 在“submittals”子分项中，项需要缩进以作为单独的送审项正确获取。
- 在每个项的名称上，送审生成器会查找冒号 (:) 之前与贵公司的送审材料（默认或自定义）完全匹配的内容。如果未检测到完全匹配，送审生成器会默认将选择“其他”作为送审类型。
重要提示
由于你只能为项目上的每个规范分项修订运行一次送审生成器，因此确保规范集具有最佳格式是重要的第一步，以便系统能够获取所有可能的送审。 否则，你可能需要执行以下操作:
- 稍后手动创建送审项。
- 从项目中删除规范分项并重新上传，以再次运行送审生成器。
- 上传规范分项作为修订。
从送审生成器创建送审项
在送审生成器的审核流程中确认送审之前，你应该知道你希望如何在 Procore 中组织项目的送审。要更好地了解 Procore 中的送审组织，请参阅最佳实践：送审汇总包 - 简介。
送审生成器会创建带有以下用户确认字段的送审项：
- 标题
- 注意：由于标题通常包含与送审类型相关的文本，请在配置和应用标题之前验证“送审类型”字段是否准确。应用配置的标题将自动更新等待确认的送审中的任何现有标题。在配置标题后，手动更改送审的“类型”不会自动更新送审的“标题”。
- 类型
- 描述
- 送审经理
送审生成器会创建带有以下系统预填充字段的送审项：
- 规范分项编号和描述
- 状态（创建的所有送审都将处于“草稿”状态。）
- 送审编号
- 注意：
- 如果项目启用了“按规范分项为送审编号”设置，则送审将会相应地在其规范分项中进行编号。例如：
- 06 25 09 - 001
- 06 25 09 - 002
- 06 25 09 - 003
- 如果项目禁用了“按规范分项为送审编号”设置，则无论规范分项编号如何，将按顺序对整个已审核送审列表进行编号。
- 如果项目启用了“按规范分项为送审编号”设置，则送审将会相应地在其规范分项中进行编号。例如：
- 注意：
后续步骤
现在你的送审注册表已经使用上述字段创建，还有更多字段需要更新以获取更多背景信息。要将此剩余信息添加到送审中，我们建议使用 Procore 的批量操作功能来编辑汇总包中的多个送审项。请参阅批量编辑汇总包中的送审。Procore 的批量操作功能还可用于编辑汇总包外的多个送审项。请参阅在送审工具中使用批量操作 > 编辑。
另请参阅
概况
注意
此页面描述了使用送审汇总包的推荐最佳实践。点击此处查看有关该项目的送审工具的教程、视频和更多信息。简介
在开始创建和发送送审之前，了解你希望如何在项目中组织送审将会在以后避免很多问题。不仅要考虑设计团队最有效的方案，还要确保考虑到现场团队的需求。通常情况下，现场团队在这个阶段没有得到足够的重视，这可能会导致他们难以在后期获得批准的文档。此外，由于你和设计团队之间的审批编号可能不匹配，在某些送审已经发送以供批准后，更改送审组织计划将会变得更加困难。
关于文件打包和批准的问题
送审通常被视为承包商提交给设计团队的任何文档，目的是获得项目（设备、材料等）的使用批准。从历史上看，大多数建筑业专业人士将送审汇总包视为单个 PDF，其中包括封面和所有送审项。当像这样的汇总包被发送给设计团队时，他们可能会对单个项提供评论，但通常会为整个汇总包提供单一答复，例如“已获批”或“修订并重新提交”。当涉及整个汇总包的审批时，可能会遇到困难，具体取决于贵公司的送审修订流程。
选项 1：仅重新提交汇总包修订中的已拒绝项
在上图中，你可以看到原始送审汇总包已部分获得批准，已拒绝项将在后续修订中获得批准。这是最常见的修改方法，因为它通常也是最快捷的。然而，正如本例所示，有三个版本的已获批文档与同一送审汇总包相关。这迫使现场团队浪费时间搜索单个数据的多个送审修订。此外，由于相关项未被单独列入送审注册表中，因此很容易遗漏或忘记。
选项 2：根据汇总包修订重新提交整个汇总包
此选项不像选项 1 那样常见，但从文档控制的角度来看，这是最好的方法。但是，此方法可能会导致已获批项的延迟，并导致设计团队将时间浪费在几乎重复的审核上。“已获批”项也有可能在两次修订之间发生变化，因为审核者往往不会密切关注后期修订中的已获批项。
由于没有单独列出每一项，因此很容易遗漏某些项，特别是当之前先前已获批项发生变化时。此外，现场工作人员需要通读更大的文档以查找特定数据。
这两种送审文档修订选项是在数字文件变得普遍之前开发的，因此管理送审文件仍然是一个纸质过程。这两种选项都不是为整个项目团队提供数据访问的最有效方式。因此，Procore 为汇总包开发了一个新概念。
Procore 中的送审汇总包
在 Procore 中，送审汇总包中的单个项有自己的工作流和批准，而不是整个汇总包。在 Procore 中，单个项更类似于上述熟悉的汇总包，而送审汇总包则更类似于相关项的灵活分组。
在 Procore 中使用送审汇总包的主要区别是如何管理重新送审。在 Procore 中，重新汇总包时，只需重新提交已拒绝项即可。如果所有项目都保留在同一个汇总包中，则无需搜索多个文档版本。Procore 会显示汇总包中送审项的最新版本。
如果这感觉有点太陌生，设计团队可以将修订与以前的送审分开（如下所示），或者将修订移至不同的汇总包中（作为汇总包修订）。但是，请记住，我们不推荐此选项，因为对于需要查看多个汇总包以找到批准项的现场工作人员来说，它可能效率低下。
Procore 独特的送审汇总包概念解决了项目团队（尤其是现场工作人员）遇到的许多文档管理难题。
- 由于建议将关键项单独列出，因此忽略送审的可能性会大大降低。
- 单个项组织允许随时加快特定送审，但需保持与其所属的汇总包的连接。
- 可以根据需要多次修改单个项，但在任何时间节点都只会显示最新版本。这样做可降低项目团队参考以前版本的风险。
- 当单独列出每一项时，现场工作人员搜索单独的汇总包和包含多个项的大型 PDF 的时间会减少。
Procore 中应如何组织送审汇总包？
大多数承包商使用以下三个选项之一来组织他们的汇总包：行业/责任承包商、规范分部或规范分项。我们建议按规范分项组织你的汇总包，因为按规范分部或行业/责任承包商划分汇总包可能过于宽泛，导致汇总包较大，难以管理。此外，对于涉及类似工作范围的多个行业，按规范分项划分汇总包通常更为灵活且挑战更小。
示例 1：按规范分部划分的汇总包
| #23 机械汇总包 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 规范分项 | 送审编号 | 修订编号 | 标题 | 类型 | 状态 |
| 23 21 13 水力管道 | 1 | 0 | 水力管道产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 21 13 水力管道 | 2 | 0 | 水力泵产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 23 00 制冷管道 | 3 | 0 | 制冷管道产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 25 00 采暖、通风和空调水处理 | 4 | 0 | 采暖、通风和空调水处理产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 31 13 金属风管 | 5 | 0 | 金属风管产品数据 | 产品数据 | 开放 |
示例 2：按规范分项划分的汇总包，按送审类型进行合并
| #23 采暖、通风和空调水处理汇总包 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 规范分项 | 送审编号 | 修订编号 | 标题 | 类型 | 状态 |
| 23 25 00 采暖、通风和空调水处理 | 1 | 0 | 旁通给料机产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 25 00 采暖、通风和空调水处理 | 2 | 0 | pH 控制器产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 25 00 采暖、通风和空调水处理 | 3 | 0 | 注射泵产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 25 00 采暖、通风和空调水处理 | 4 | 0 | 离心分离器产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 23 25 00 采暖、通风和空调水处理 | 5 | 0 | 多媒体过滤器产品数据 | 产品数据 | 开放 |
如果你选择按规范分项（示例 2）组织汇总包，仍然可能有多个责任承包商参与单个汇总包的情况。防火就是一个很好的例子，在这些情况下，有两个主要选项可以确保每家公司都收到适当的信息。
- 使用相同的规范分项为每个责任承包商创建一个单独的汇总包。例如，创建汇总包“机械防火汇总包”和“电气防火汇总包”
- 在同一汇总包中，为每个不同的责任承包商创建单独的送审项，并分别处理各个项。例如，创建一个“防火汇总包”，将“防火产品数据 - 电气”和“防火产品数据 - 机械”作为汇总包内的送审。
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清单
注意
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确定好如何组织送审汇总包之后，接下来需要决定如何逐项列出每个汇总包中的送审项（通常称为送审注册表）。设置送审注册表的方法并没有绝对的对错之分，但每个选项都有其利弊。
送审注册表通常需要遵循规范。因此，让我们从这里开始。下面是照明设备送审的典型规范集子分项：
我们建议你开始构建送审注册表时，通过为标识为必填项的每个项创建一个单独的明细项来实现规范化。在我们上述的规范分项中，包括以下项：产品数据、施工图、资格数据、产品证书、现场质量控制报告、运营与维护和质量保修。
项目清单选项
选项 1：广泛的项目清单
由于该项目可能涉及 50 个独立的照明设备，因此本示例中每个送审明细都可能包含 50 份单独的文档，用于审核和批准每个设备。在组织注册表时，你可能会选择到此为止，但此选项既有优点也有缺点。
| #165000-1.0：照明设备汇总包 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 规范分项 | 送审编号 | 修订编号 | 标题 | 类型 | 状态 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-1 | 0 | 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-2 | 0 | 照明设备施工图 | 施工图 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-3 | 0 | 照明设备资格数据 | 资格/证书 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-4 | 0 | 照明设备产品证书 | 资格/证书 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-5 | 0 | 照明设备质量控制报告 | 其他 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-6 | 0 | 照明设备运营与维护数据 | 运营与维护手册 (O&M) | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-7 | 0 | 照明设备质量保修数据 | 产品质量保修 | 开放 |
优点
- 可将所有产品数据文档上传到单个送审中，这种方式比为每个设备单独创建送审更容易。
- 可在单个送审中审核产品数据的所有文档，这种方式比为每个设备单独审核送审速度更快。
缺点
- 由于项组合在一起并广泛列出，因此更容易忽略关键的送审项。如果审核者没有仔细留意，他们可能会出现疏漏，例如对于该项目中 的50 个设备，只收到了其中 40 个设备的送审数据。
- 当需要进行修订时，可能会导致多个部分批准的“照明设备产品数据”送审，进而会导致版本混淆，难以确定哪个是最新版本。
- 现场工作人员会花费更多时间搜索可能有多次修订的大型文档。
选项 2：具体的细项清单
你可以进一步构建注册表，使得你的细项清单更加具体明确，而不仅仅停留在宽泛的细项清单上。使用与上述相同的规范分项示例，你可以为每个设备的产品数据、施工图等项创建尽可能多的单独送审明细。
| #165000-1.0：照明设备汇总包 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 规范分项 | 送审编号 | 修订编号 | 标题 | 类型 | 状态 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-1 | 0 | Peerless BRM9-1-28T5-SPR-20/80 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-2 | 0 | Pinnacle E4A-35-28-G9G 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-3 | 0 | Gotham EVO-SQ-30-10-4AR 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-4 | 0 | Pinnacle F36-A-35-G-120 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-5 | 0 | Pinnacle EV3WG-35-28-SFS 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-6 | 0 | Pinnacle F48-CL-35-S-120 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
| 16 50 00 照明 | 16 50 00-7 | 0 | Gotham EVO-CYL-30-10-6AR 照明设备产品数据 | 产品数据 | 开放 |
根据汇总包和你的项目中的项数量，你可能需要进一步拆分送审汇总包。例如，你不仅可以创建一个“照明设备”汇总包，还可以根据项目的地点、阶段、送审类型创建汇总包，甚至可以为每个照明设备创建包含所有相应送审项（产品数据、质量保修、运营与维护等）的单独汇总包。
优点
- 由于项被单独列出，因此忽略关键送审或组件的可能性大大降低了。
- 每个细项可以随时更容易地加快送审。
- 可以根据需要多次修改单个细项，并且可以仅显示任何时间节点的最新版本。这样做可降低现场团队参考以前版本的风险。
- 由于每个细项都是单独列出的，现场工作人员可以更快地找到所需内容，并且不必花费大量时间在包含多个细项的大型文档中进行搜索。
缺点
- 在创建送审注册表的过程中需要投入更多时间和精力。
- 设计团队可能会感到困惑，因为需要审核和批准的项数量很多。
- 提交分发可能会很乏味，因为 Procore 的分发功能仅在项目级别可用。
推荐哪个选项？
简单来说，这两个选项都有不同的推荐用途。最佳选择实际上取决于项目和团队的需求，但你可以在同一个项目中同时使用两者。为了简单起见，那些很少被拒绝或引用的石膏板配件等项可以组合在一起。然而，对于经常修改的项（例如，照明设备），将数据分散到单个设备的数据汇总包中可能是更好的选择。
Procore 可以灵活地支持许多不同的用例和项目，因此你始终可以以最能够支持项目团队的方式组织送审。如果你仍然不确定选择哪个选项，我们最终建议在开始前多花一点时间创建更具体的送审项目清单。
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创建和审核
注意
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在这篇文章中，你将能够找到推荐的事件顺序，以最大限度地利用送审汇总包。
第 1 步：创建送审汇总包和项
选项 1：送审导入
使用 CSV 的送审导入选项是同时创建送审项和汇总包的最快方式。导入中的前四列是关于汇总包信息的特定内容。这些字段并非导入所必需，但你可以在导入时填写这些字段以节省时间。
“汇总包标题”（A 列）和“汇总包编号”（B 列）可以使用最适合您组织的任何格式。 有关汇总包标题的建议，请参阅之前的文章最佳实践:送审汇总包 - 送审项目清单。 请记住，在导入、创建或编辑汇总包时，汇总包的编号是用户定义的字段。 Procore 目前不允许在包上选择多个规范分项，因此"包规范分项编号"和"包规范分项描述"（C 列和 D 列）只能引用单个规范分项。
选项 2：手动创建汇总包
如果使用送审生成器或手动创建送审项，都可以将它们添加到汇总包中作为后续步骤。无法将送审批量添加到送审汇总包中，因此我们建议尽可能使用上述选项 1。如果选择手动创建汇总包，则可以按特定规范分项进行筛选以缩小可用选择范围。
第 2 步：（可选）管理汇总包中的送审项编号
由于很难确定你接收和发送送审编号的顺序，因此我们建议你在创建送审编号时使用 0 作为临时占位符。当你收到送审项，但在将其发送以供审核之前，请点击汇总包上的“编辑”按钮。在此编辑模式下，你可以内联编辑送审编号。设置送审编号后，继续下一步以批量编辑汇总包并发送送审项以供审核。
第 3 步：批量编辑汇总包中的送审项
在提前送审注册表（例如，在买断之前）时，送审项的已知详细信息通常是有限的。借助送审汇总包中的“批量编辑”按钮，你可以在信息已知时将缺失的数据快速添加到汇总包中的多个送审项中。你还可以从同一屏幕应用工作流。在不使用汇总包的情况下，如果你通过列表视图的“批量编辑”选项执行相同的操作，则每组送审将是两个单独的步骤。
第 4 步：启动工作流和摘要电子邮件通知
在将工作流添加到送审汇总包中的项后，你现在可以向工作流中的第一个用户发送“待办事项”电子邮件。与点击“创建和发送电子邮件”单独创建并发送多封通知电子邮件不同，汇总包采用了另一种方法，即向每个用户发送一封电子邮件。
在将工作流添加到汇总包中的至少一个送审后，汇总包视图页面上会出现一个新的警报横幅。此横幅允许管理员用户向工作流中的第一个用户发起一封“待办事项”的电子邮件。使用汇总包功能可以减少送审电子邮件数量，这是其主要优点。
注意
对于一个汇总包中的所有送审，工作流不需要完全相同。送审者、审批者和截止日期都可以不同，每个用户将根据他们在工作流中的参与情况收到自己的摘要电子邮件。我们建议你同时为汇总包中的所有送审项发送电子邮件。你可以随时将新项添加到汇总包中，但是如果点击汇总包警报横幅上的“立即发送”按钮，会重新发送之前已经发出的电子邮件，这可能会给你的送审者/审批者带来困惑。
第 5 步：送审者角色 - 汇总包审核和答复
Once you click the "Send Now" button, the "Action Required" email shows the recipient all submittals that now require their response (4 items in this example). They can click the "Review in Procore" link to go directly to the page in Procore where they can submit their requested response and documents.
在下面的示例审核页面中，你可以看到所有四个项都将门承包商列为“后续行动者”。此视图允许用户从单个页面查看和答复所有项，这是使用汇总包的另一个主要优点。点击每个项的“审核”会显示其截止日期，并包括供用户输入答复、评论和附件的字段。
由于工作流基于单个送审项，因此在汇总包中每个送审项的截止日期不需要相同。在上面的示例中，我们列出了几个月后才到期的收尾质量保修的送审项。如果门承包商现在还没有准备好提交此项，他们可以先提交其他三项，以免因此收尾项而造成延误。在提交之前，门承包商将一直被视为质量保修的“后续行动者”。如果他们没有在截止日期前提交，我们也会向承包商发送逾期电子邮件通知。这是跟踪收尾可交付结果的好方法。如果你的项目设计团队更愿意接收“完整”的汇总包，你可以轻松地将任何收尾项移至单独的汇总包中。
第 6 步：审批者角色 - 汇总包审核和答复
审批者的过程类似于上述送审者的过程。审批者将会收到一封“待办事项”的电子邮件，其中包含他们需要审核的三个项的概要信息。通过电子邮件中的“在 Procore 中审核”链接，你可以进入审核界面。该界面几乎与送审者角色相同。唯一的区别是在“答复”下拉列表和“先前答复”部分下可用选择的不同。
同样，由于工作流存在于各个送审项上，因此它们可以分别转发给另一个用户或单独批准。无论送审项如何进行，每个用户在发布答复之前都会被列为“后续行动者”。
本系列的后续文章
分发和修订
注意
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在这篇最后的送审汇总包文章中，我们将讨论关闭送审、将送审发送回创建者、创建修订以及其他有用的信息。
汇总包分发
送审工作流完成后，送审经理通常会将单个项发送回责任承包商/送审者。由于每个送审项都有自己的工作流和批准，因此所有送审项都需按照分发送审中的描述通过单独的电子邮件进行分发。
汇总包修订
与分发类似，由于送审项通过单独的工作流单独批准，因此不存在汇总包级别的修订。回顾最佳实践：送审汇总包 - 简介，这样就不需要选择“行业”汇总包下确定的两个选项。仅处理需要重新提交的项，可以加快总体审批时间。可以通过多种方式对汇总包中项的修订进行管理，以下是两种最常见的方式：
选项 1：重新提交同一汇总包内的项
为送审项创建修订后，系统会自动继承所有以前的数据，包括汇总包。这个假设是基于你希望将所有送审修订都包含在同一个汇总包中。此选项是最常推荐的方法，因为它将所有内容捆绑在一起，便于更快速地进行引用，特别是与“当前修订”筛选器结合使用时。
“当前修订”筛选器
你可以在“汇总包”视图上应用此筛选器，并将其保留在项目的用户账户中，直到你将其删除。此筛选器对现场团队特别有帮助，因为它只显示任何送审项的最新版本，无论其状态如何（类似于图纸中的“当前集”）。以下是筛选器的屏幕截图：
关闭筛选器：
开启筛选器：
注意
此筛选器是我们建议在原始已拒绝的项分发后立即创建修订的主要原因之一。这样做可以立即创建一个新的明细项，可清楚地表示该项仍在等待提交。这样做还可以降低现场团队成员点击未获批项和基于未获批项进行构建的可能性。选项 2：在新汇总包中重新提交已拒绝的项
使用此选项，你可以将修订的送审添加到新创建的汇总包中。此选项在你的项目设计团队需要非常严格的汇总包控制和编号时会很有帮助。然而，缺点是当你尝试查找特定项时，你将需要搜索多个汇总包。
为了避免遗漏项，我们建议在原始已拒绝的项分发后立即创建修订，特别是在使用“送审者”角色的情况下（请参阅创建送审修订）。在此过程中分配的截止日期和逾期通知将有助于确保不会遗漏任何内容。
结论
我们希望这些文章阐明了 Procore 送审汇总包功能的目的和优势。虽然我们意识到此功能可能并不适合每个项目或团队，但在考虑如何组织下一个项目的送审时，请考虑这些结论。
- 送审汇总包可以作为一个仅用于组织的工具，而无需从该汇总包发送工作流通知。你也可以将其视为查看和分组送审项的另一种方式。
- 如果仍然不确定如何使用送审汇总包，我们建议你尝试使用广泛的项目清单。这个选项可能更接近你之前处理项的方式。如果决定不使用送审汇总包，则你将不必管理大量的送审项。
- 虽然目前使用送审汇总包可能不是你项目的最佳选择，但相应功能会随着时间的推移不断发展，并且可能会在未来或其他项目中更适合你使用。要及时了解新版本，我们建议你注册我们的 新版本网络研讨会。