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Procore

编辑变更事件

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目标

使用项目变更事件工具编辑现有的变更事件。

背景

在建设工程项目中，变更事件是影响建设工程项目原始范围的任何变更。它可以是影响要完成的工作范围、导致项目进度更改或导致意外成本的任何事件。它允许项目的团队成员和利益相关者在成本变更成为实际成本之前为成本变更做好准备。

示例 1：创建变更事件以建立变更通知单

变更事件可以有自许多来源，并且是建立变更通知单流程的事件。示例包括：

  • 满足业主的要求。
  • 考虑到设计缺陷。
  • 解决由模糊的文档或规范引起的不可预见的问题。
示例 2：创建更改事件以记录扣款

变更事件还可用于记录导致扣款的项目条件。扣款的目的是收回在执行一方在合同上有义务执行的纠正措施时产生的不可预见的费用。

为确保你已完整记录导致扣款的条件，你可以创建更改事件。以这种方式记录扣款的常见场景包括：

  • 修理分包商损坏的东西。
  • 清理分包商有义务清理的区域。
  • 更换分包商提供的有缺陷的材料。
  • 重新安装由分包商执行的错误安装。
  • 使被忽视的问题符合安全法规。
  • 提供不可预见的设备租赁和使用成本。

使用 Procore 中的变更事件工具，你可以创建变更事件以记录建设工程项目变更的原因。还帮助项目团队成员和利益相关方为与变更事件相关的潜在成本做好准备。创建变更事件后，你可以向你的分包商发送报价请求 (RFQ)。然后，分包商可以响应 RFQ（或者总承包商可以代表分包商输入对 RFQ 的答复）。RFQ 答复中包含与变更事件的潜在成本和进度计划影响相关的所有必需文档。在查看你的分包商的 RFQ 答复后，你的项目团队将获得继续创建潜在变更通知单 (PCO) 所需的信息。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 要编辑你创建的变更事件，需要项目变更事件工具的“标准”级别或更高级别权限。
      或者
    • 要编辑任何变更事件， 项目变更事件工具的“管理员”级别权限。

  • Alternate ways to create change events:

步骤

编辑变更事件

  1. 导航到项目的变更事件工具。
  2. 在“变更事件”表中找到要编辑的事件，然后点击超链接的 CE 编号 - 标题以打开变更事件。
  3. 点击编辑。
  4. 在“编辑变更事件”页面中，根据需要更新以下内容：
    • 编号。Procore 按升序自动为变更事件分配新编号。
       注意
      • 默认编号方案为 001、002、003，依此类推。
      • 你可以随时键入字母数字编号方案来覆盖默认值，自定义项目中变更事件的编号方案。例如，CE001、CE1000、CE-1000 等。
      • 自定义编号方案后，Procore 使用它为后续变更事件分配新编号。
    • 标题。输入变更事件的描述性标题。
    • 状态。从下拉列表中选择变更事件的状态。
      要了解 Procore 的默认状态，请参阅 Procore 中变更事件的默认状态有哪些？。你的 Procore 管理员也可以自定义此列表中的选项。请参阅自定义变更事件状态。
    • 来源。选择变更事件源自的 Procore 工具和项目。
    • 类型。选择待定、限额、应急开支、业主变更或转让以指示准备的成本类型。请参阅设置默认变更管理配置。
    • 变更原因。从下拉菜单中选择变更原因。请参阅设置默认变更管理配置。
    • 描述。描述可能导致成本变更的事件。
    • 附件。添加任何与变更事件相关的文件。
    • 加价估算的主合同。 选择主合同以指示应使用哪个主合同的加成设置来计算粗略估算（ROM）值的加成。Procore 将自动选择编号最小的主合同。
    • 范围。从列表中选择可用范围选项之一：范围内、范围外或待定。请参阅 Procore 中变更事件的默认范围选项有哪些？
    • 预期营收。选择是或否。选择"否"会将"明细项收入来源"设置为"无预期收入"。
    • 明细项收入来源。从列表中选择其中一个选项:将收入与最新成本匹配、手动输入或数量 x 单位成本。
  5. 从以下选项中选择：
    • 如果想立即将明细项添加到变更事件，请继续执行添加变更事件明细项中的步骤。
      或者
    • 如果想保存变更事件并在以后添加明细项，请点击保存。

添加变更事件明细项

 提示
你是否知道，拥有变更事件工具“管理员”设置的用户可以打开和关闭变更事件工具的“列显示”设置？为获得最佳效果，应在项目开始时确定项目的列显示设置。要了解更多信息，请参阅变更事件工具的列显示设置如何工作？
  1. 导航到项目的变更事件工具。
  2. 在"变更事件"表中找到要编辑的事件，然后点击超链接的CE 编号 - 标题以打开变更事件。
  3. 点击编辑。
  4. 在"编辑变更事件"页面，滚动到"明细项"部分。
  5. 从以下选项中选择：
    • 添加明细。选择此选项可在变更事件中添加一（1）个新明细项。
      或者
    • 添加所有合约的明细。选择此选项可从处于"已获批"状态的所有项目合约中批量添加明细项。
  6. 按如下方式完成明细项数据输入：
    • 预算编号。从列表中选择现有预算编号。请参阅什么是预算编号？
       注意
      如果启用预算编号同步配置设置，则连接到变更事件明细项的任何项目的预算编号也将更新。请参阅配置设置：变更事件。
    • 描述。输入明细项的描述。
    • 供应商。从下拉菜单中选择供应商的公司名称。请参阅将公司添加到项目目录。
    • 合同。从下拉菜单中选择受影响的采购订单或分包合同。请参阅创建采购订单或创建分包合同。
    • 数量。 在此框中输入一个数值，以指示与指定的计量单位相对应的单位数。
    • 计量单位。从下拉列表中选择计量单位（UOM）。要了解此列表中的默认选择，请参阅Procore 的主列表中包含哪些计量单位？和将计量单位添加到计量单位主列表。
    • 单位成本。在此框中输入货币成本以指示每计量单位的成本。
    • 成本 ROM。输入成本的粗略估算（ROM）的数字估算值。此条目对其他 Procore 工具中的值没有财务影响。你可以按照将成本 ROM、RFQ 和非合约成本源列添加到预算视图中的步骤将 ROM 添加到预算。
       注意
      • 如果你正在使用基于单位的财务管理的增强功能，此列将记录营收 ROM 和成本 ROM 的计量单位的单位变更。
      • 如果你按照这些步骤在预算中显示 ROM 值，并且变更事件明细项最终没有成本，你需要将 ROM 归零以将其从预算中移除。
  7. 点击更新。
 注意

如果预算编号未包含在项目初始预算中，则会出现一条确认消息，供你确认你希望 Procore 将这些明细项添加到预算中。Procore 将新明细项添加到项目预算和一个问号icon-help.png出现在每个部分预算明细项的旁边。要了解更多信息，请参阅什么是部分预算明细项？和添加部分预算明细项。

导入明细项

Download the Schedule of Values CSV Template

  1. Create a new change event or edit an existing change event.

  2. Click Import Line Items from CSV at the bottom of the 'Line Items' card.
  3. Click Download Blank CSV Template.

 After completing the steps above, continue with Add Line Items to the CSV Template. 

Add Line Items to the CSV Template

  1. Open the CSV template that you downloaded. 
    Note: The Sub Job, Cost Code, and Cost Type fields will be pre-populated with the budget code segments that are currently in use on your project. These fields are required.
  2. Complete the following fields on the import template for each line you want to import:
    Note: Only lines with amounts entered into at least one of the following columns will be imported. 
    • Description.  Enter a description for the line item(s).
    • Vendor. Enter the name of the company associated with the line item as it is entered in the project's Directory.
    • Contract.  Enter the contract number and title.
      Note: The required format for this field is "#'Contract Number': 'Contract Title'". For example, a contract with a number of 'SC--001' and a title of 'Test Contract' is entered as "#SC--001: Test Contract".
    • Revenue Quantity. Enter the unit quantity for the Revenue line item(s).
    • Revenue Unit Cost. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Revenue ROM. Enter the Revenue ROM amount for the line item(s).
    • Quantity. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Unit of Measure. Enter the unit of measure (UOM) for the line item(s) (Case Sensitive).
    • Unit Cost. Enter the unit cost value for the line item(s).

After completing the steps above, continue with Import the Completed CSV Template to Procore.

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Click Import Line Items from CSV.
  2. Click Upload File and select your completed template or drag and drop the file into the 'Drag & Drop' box.
    Note: If there are any errors in the template a banner will appear preventing you from importing. To review the errors, click Show Errors and make the necessary corrections to the template.
  3. Click Import. 
    Note: Clicking 'Import' will complete the creation process for the change event. The change event line items' revenue ROM setting will be applied based on the scope that is chosen for the change event before importing. 

更新生产数量

Production Quantities relate to contracts and the budget through a combination of sub job and cost code. Users may edit these fields when editing change events line items in the change events edit page. However, if the Production Quantities are associated with a Prime potential change order or Budget Change, the Production Quantity will be locked unless unlinked from the change objects.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate and open an existing change event in the Line Items tab.
    OR
    Create a new change event. See Create Change Events. 
  3. Scroll to the Production Quantities card.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the line item data entry as follows:
  6. Click Save. 

 

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.