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Procore

创建送审

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目标

使用项目送审工具为项目创建送审。

背景

在建筑行业，送审材料是指分包商向总承包商提供的书面和/或物理信息。然后在将设备、材料等制造并交付给项目之前，需要将这些信息提交给设计团队进行审批。送审材料可以采用各种格式，例如施工图纸、设备分页图和材料样品。建筑师和工程师之所以需要送审材料，主要是为了验证是否按照设计文件/合同文件的规定在项目中安装正确的产品和数量。

在 Procore 中，送审经理是指负责在送审的整个生命周期内对其进行监督的人员。如果你创建了送审并具有送审工具的“标准”或“管理员”级别权限，则默认情况下你的姓名显示为“送审经理”。但是，对送审工具具有“管理员”级别权限的用户可以将送审经理角色分配给已被授予送审工具的“标准”或“管理员”级别权限的任何 Procore 用户（注意：具有“标准”权限的用户无权更改送审经理）。当创建送审的人员（或当前的送审经理）不再是项目团队的成员时，可以使用“送审经理”字段变更送审的所有权。

尽管每个公司和项目都可能有其特定的流程，但项目经理或工程师通常会担任送审 经理。 首先，送审 经理将创建送审。 接下来，分包商提供送审所需的文档。 然后，所需的文件准备就绪后，送审将发送给相应的设计团队成员以供审核和批准。

需要考虑的事项

视频

 

步骤

  1. 导航到项目送审工具。
  2. 点击“+创建”>“送审”。
  3. 按如下所示新建送审：

添加一般信息

 注意

对送审工具具有标准权限的用户在创建新送审时只能查看以下字段：

标题、规范分项、编号和修订、送审类型、责任承包商、接收自、最终截止日期、地点、关联图纸、通讯名单、后续行动者、私密、描述、附件

  1. 在一般标签页中完成数据输入，如下所示：

    • 标题。最能概括送审中信息的描述性名称。

    • 规范分项。表示项目规范书（又名规范集）中的相应分项。请参阅送审工具中“规范分项”下拉列表中的选项从何而来？

    • 编号和修订。送审编号及其修订编号。请参阅如何在 Procore 中对送审进行编号？

    • 送审汇总包。包含送审的送审汇总包。在 Procore 中，向汇总包中添加送审是可选的。将送审添加到送审汇总包的决定取决于项目要求，这由公司或项目的管理团队决定。有关说明，请参阅创建送审汇总包。

    • 状态。送审的当前状态。只有拥有送审工具“管理员”级别权限的用户才能更改送审的状态。请参阅 Procore 中的默认送审状态有哪些？什么是送审“草稿”？

    • 责任承包商。负责完成送审中指定工作的承包商/分包商的公司名称。

    • 接收自。向项目团队提供送审信息的责任承包商的联系人。

    • 提交截止时间。选择承包商/分包商必须将所有相关送审文件（即文档、图纸、手册、计划等）提交给项目设计团队供审核的日期。

    • 签发日期。承包商/分包商向你的项目团队提交送审项（即文件、计划等）以供审核的日期。

    • 接收日期。从负责执行与送审相关工作的承包商/分包商处收到送审信息的日期。

    • 最终截止日期。送审工作流中的所有审批者必须提交答复的截止日期。

      注意：达到“最终截止日期”时，系统会自动发送电子邮件通知，告知用户送审已逾期。如果将系统配置为使用依序审批，则会将通知发送给审批工作流中的送审经理和后续行动者。如果系统配置为使用平行审批，则会将通知发送给送审经理和审批工作流成员）。

    • 前置时间。送审材料/服务到达所需的预计日历天数。

    • 物料要求送抵现场日。与送审中详细说明的工作相关的材料必须交付并在施工现场可用的日期。

    • 成本编号。送审的成本编号。成本编号在 Procore 工作分解结构中的“成本编号”细分进行管理。

    • 送审经理。送审经理的姓名。这是负责在 Procore 的整个生命周期中监督送审的人员。每个送审可以有不同的送审经理，或者项目团队可以为所有送审配置一个“默认送审经理”。请参阅什么是“送审经理”角色？

    • 键入。 与送审关联的信息类型。 Procore 中的默认类型选择包括:文档、计划、印刷品、产品信息、产品手册、示例、施工图和其他。 请参阅创建自定义送审类型。

    • 私密。表示送审的隐私设置。当提交被标记为“私密”时，它仅对送审工具上具有“管理员”级别权限的用户、送审工作流中的用户以及送审通讯名单的成员可见。如果其公司中的其他用户与送审关联，则在其权限模板上启用了“查看与同一公司内用户关联的私密送审”细分权限的用户也可以查看标记为“私密”的送审。请参阅将送审标记为私密。

    • 地点。送审的作业现场地点。 这可以是地点列表中的现有地点，也可以是分层地点。 请参阅将分层地点添加到项目。

    • 链接图纸。 存储在项目图纸工具中并链接到送审的渲染图。 请参阅在图纸上链接相关项。

    • 描述。描述送审的详细信息、注释和/或操作。

    • 附件。附加任何相关文件。你有以下选择：

      • 点击附加文件，然后从出现的快捷菜单中选择适当的选项。
        或者
      • 使用拖放操作将文件从计算机移动到灰色的拖放文件框中。

    • 通讯组列表。 随着送审在送审工作流中的进展，将收到来自 Procore 的电子邮件通知的人员。 如果项目团队在项目目录中创建了任何通讯名单，则可以在此处选择这些名单。 请参阅将通讯组添加到 Procore 目录）。

返回步骤

计算送审进度计划信息（如果启用）

送审进度计划计算是可以启用的可选功能。请参阅启用送审进度计划计算。启用后，送审工具将分析“物料要求送抵现场日”、“前置时间”、“设计团队审核时间”和“内部审核时间”字段中的条目，为送审者和审批者提供有关送审工作流“截止日期”的建议。还会自动填充“计划返回日期”、“计划内部审核完成日期”和“计划提交截止日期”字段。

  1. 按照创建送审中的步骤操作。
    这将显示“新送审”页面。
  2. 向下滚动到送审进度计划信息区域。
  3. 设置以下信息：
    1. 进度计划任务。与正在创建的送审相关的进度计划任务。必须首先将进度计划上传到项目。请参阅将项目进度计划文件上传到 Procore 的 Web 应用程序。

    2. 设计团队审核时间。分配给设计团队审核送审的天数。

      注意：如果输入 7，系统将从计划返回日期中减去“7”个日历天，以自动填充计划内部审核完成日期的日期条目。

    3. 前置时间。送审材料/服务到达所需的预计日历天数。

      注意：如果输入 10，系统将从物料要求送抵现场日中减去“10”个日历天，以自动填充计划返回日期的日期条目。

    4. 物料要求送抵现场日。与送审中详细说明的工作相关的材料必须交付并在施工现场可用的日期。

    5. 内部审核时间。项目设计团队为确保正确审核送审所需的日历日。

      注意：如果输入 5，系统将从计划内部审核完成日期中减去“5”个日历日，以自动填充计划提交截止日期的日期条目。
      此图显示了这些条目和计算的示例。

      create-submittal-schedule-info.png

返回步骤

更新交付信息

  • 预计交付日期
    查看“预期交付日期”中显示的日期。这是“前置时间”和送审分配之间的日期，它不会在提交送审时填充。提交送审后，该日期由 Procore 计算。请参阅分发送审。
  • 进度计划任务
    如果你在项目上启用了进度计划工具并将Asta Powerproject 、 Microsoft Project或Oracle Primavera进度计划与 Procore 集成，则当你有具有的用户账户时，你可以从进度计划任务下拉列表中选择项目任务被授予进度计划工具的"只读"或更高级别权限。 仅供参考。
  • 确认交货日期
    选择分包商或供应商使用确认交货日期日历确认货物到达的日期。
  • 实际交付日期
    使用“实际交付日期”日历选择材料到达现场的日期。通常，该值由项目监理更新。

返回步骤

应用送审工作流模板

拥有项目送审工具“管理员”级别权限的用户可以创建一 (1) 个或多个送审流程模板，然后可以在首次创建时将其添加到新送审中。这可以防止每次创建送审时都必须添加新的送审工作流，从而节省了数据输入时间。

  1. 在送审工作流下，执行以下操作:

    submittal-workflow-add-template.png
    1. 选择模板。从下拉列表中选择工作流模板。
      注意：
      • 此下拉列表仅对拥有送审工具“管理员”级别权限的用户可见和可用。
      • 此操作将送审工作流模板中指定的人员应用于你的送审。
      • 要了解如何创建送审工作流模板，请参阅管理送审工作流模板。
  2. 继续根据送审需要修改名称、角色和提交/答复的时限字段。变更仅影响送审工作流，但不会影响送审工作流模板。
  3. （可选）继续执行将用户添加到送审工作流中的步骤。

将用户添加到送审工作流

  1. 在送审工作流下，对送审中的每个所需明细项执行以下操作：
    • 姓名。开始在搜索框中输入项目用户名称。然后从列表中选择适当用户。
      • 如果想要求用户答复，请勾选其姓名旁边的复选框。
        或者
      • 如果不想要求用户答复，请清除对勾。
        注意：如果将多个用户添加到平行审批工作流组，则当组中标记为必需的所有人员提交送审答复后，后续行动者职责将转移到下一个工作流组。
    • 角色。从列表中选择审批者或送审者。请参阅送审中的送审者和审批者有什么区别？
      注意：
      • 要被指定为审批者，此人必须位于项目级别目录工具中（请参阅将用户账户添加到项目目录），并且还必须被授予对送审工具的"管理员"或"标准"级别权限（请参阅设置用户账户送审工具的权限）。
      • 如果是对送审工具具有“标准”级别权限的用户，则只能将具有“管理员”级别权限的用户添加到工作流中。
      • 如果计划在送审中添加送审者，我们建议指定送审经理作为送审依序审批工作流的第一审批者。因此送审经理有机会确保在将送审发送给送审工作流的下一步用户之前，能由内部利益相关方彻底审查送审。
      • 如果你是对送审工具具有“管理员”级别权限的用户，则可以将具有“管理员”或“标准”级别权限的用户添加到工作流。
        注意：如果希望送审工作流使用依序审批，请仅向工作流中的每个明细项添加一个用户。如果希望送审工作流中的某个步骤使用平行审批，请将两个或更多用户添加到明细项。
    • 截止日期。从日历中选择送审答复的截止日期。
      注意：“截止日期”字段将根据送审工具“配置设置”页面上指定的默认天数自动填充。请参阅配置设置：送审工具。截止日期还考虑了哪些天被设置为项目“工作日”。请参阅设置项目工作日。
  2. 点击添加步骤。
  3. 重复这些步骤以将另一个用户添加到工作流。
  4. 如果要更改工作流步骤的顺序，请执行以下操作：
    1. 通过双竖省略号 (⋮⋮)抓取明细项。
    2. 使用拖放操作将明细项移动到所需顺序。

      submittals-change-order-table.png

更新并发送送审以供审核

完成上述步骤后，选择以下选项之一：

  • 要保存变更而不向送审工作流的成员、通讯名单成员和送审经理发送电子邮件，请点击创建。
    或者
  • 要保存变更并发送电子邮件通知以提醒送审工作流成员和通讯名单成员，请点击创建并发送电子邮件。