配置设置：文档管理
目标
为项目级别文档管理工具配置高级设置。
背景
文档管理工具的重要设置在“配置设置”页面上进行管理，例如：创建和管理权限组、自定义文档的权限设置以及标准化文档元数据的字段。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 项目文档管理工具“管理员”级别权限。
视频
步骤
注意
文档管理工具的设置也可以在项目管理员工具中进行管理。请参阅在管理员工具中配置文档管理设置。
- 导航到项目的文档管理工具。
- 点击配置设置
图标。 - 点击要查看或修改的工具区域的标签页。请参阅下面每个区域的其他说明：
权限标签页
点击权限标签页以访问以下设置：
文档权限
在文档权限部分，你可以自定义人员和组可以对文档执行的操作。 请参阅查看和管理文档权限设置。
工作流权限
此部分中选择的权限特定于工作流中的文档。此处设置的任何权限都将覆盖上述文档权限中设置的正常权限。请参阅在文档管理工具中查看和管理工作流权限。
文档标签页
点击文档标签页以访问以下设置：
上传要求
在上传要求部分，你可以选择文档上传的命名标准和必填字段。 请参阅编辑文档的上传要求。
文档字段
在文档字段部分，你可以查看文档元数据字段，将某些字段标记为非活动或活动，以及编辑字段选项描述。
要编辑字段选项的描述，请在"文档字段"部分中按照以下步骤操作:
注意:此处所做的更改仅适用于当前项目。
- 点击字段的名称，系统会通过下拉菜单为用户提供选项，例如"状态"或"类别"。
- 点击编辑字段按钮。
- 找到你要编辑的选项，然后点击"描述"列中的文本以进行更改。
- 点击保存按钮。
注意:你的更改只会影响当前项目。
有关公司级别的字段更改，请参阅管理文档管理工具的自定义和默认字段和字段集。
工作流标签页
点击工作流标签页以访问以下设置：
注意：如果你的组织正在使用 Procore 中的工作流工具，则你将只会看到“工作流”标签页。
文档工作流
如果一个或多个工作流已分配给项目，则你可以在此部分中查看和配置工作流。
批量编辑工作流任务分配对象
要编辑工作流模板的任务分配对象或工作流经理，请执行以下步骤:
- 找到要修改的模板，然后点击"角色"列中的人员 图标。
- 选择是否希望将更改应用于工作流模板和进行中的工作流，还是仅应用于将来使用该模板的文档的工作流模板。
注意:如果选择包括进行中的工作流，则点击"保存"后，这些工作流会反映你的更改，并且任何已删除的任务分配对象都无法答复当前或即将进行的工作流步骤。 但是，在先前步骤中已做出的任何答复都将保留。 - 根据需要修改任务分配对象。 在字段中点击以添加新名称，或点击名称旁边的 x 将其删除。
- 点击保存。
项目管理员可以更改其他工作流功能:
- 如果出现某些类型的文档错误，请在"待办事项"保存的视图中解决它们。
- 限制不同团队的工作流模板访问权限。这可降低团队意外选择不符合其需求模板的可能性。
- 有关更多工作流模板 配置选项，请参阅关于文档管理工具中的工作流或在项目中配置自定义工作流模板。
通知
在通知标签页中，选择在文档管理工具中上传或提交文档时希望通知的用户。查看下面的详细说明，如果你对发出提醒用户轮到他们的文档审批流程的通知感兴趣，请参阅工作流。
文档上传
在新文档上载到文档管理工具时通知选定的公司、通讯组或个人用户。通知是一封电子邮件，其中包含指向所有相关已保存视图的链接和一个.csv列出所有更新文档的文件。
- 点击“收件人”列中的 + 添加收件人 按钮。
注意： 如果要添加或修改现有收件人列表，则这是一个链接而不是按钮。 - 点击公司、通讯组或用户字段以选择或搜索要添加的组或用户。
- 点击更新。
- 确保“活动”开关设置为你的首选项“ 开 ”或 “关”。
注意： 收件人列中列出的数字可能低于预期，因为 Procore 只对每个用户进行一次计数。例如，如果您添加一个包含 3 个用户的新组，但其中两个用户已经在以相同方式收到通知的不同组中，则收件人总数仅增加 1。
文件提交
当与已保存视图的筛选条件匹配的新文档提交到文档管理工具时，通知所选用户或通讯组。通知是一封电子邮件，其中包含指向所有相关文档的链接和.csv文件列出它们。
- 点击要与通知对齐的已保存视图的“收件人”列中的 + 添加收件人 按钮。
注意： 如果要添加或修改现有收件人列表，则这是一个链接而不是按钮。 - 单击 “公司”、“ 通讯组”或 “用户”字段以选择或搜索当新文档提交到此保存的视图时要通知的组或用户。
- 点击 更新。
注意： 收件人列中列出的数字可能低于预期，因为 Procore 只对每个用户进行一次计数。例如，如果您添加一个包含 3 个用户的新组，但其中两个用户已经在以相同方式收到通知的不同组中，则收件人总数仅增加 1。