跳转到主内容
Procore

配置设置：文档管理

  1. 最后更新
  2. 另存为PDF
区域可用性
文档管理工具适用于以下国家/地区的账户:英国、冰岛、澳大利亚和澳大利亚。该工具尚不适用于美国的 Procore 账户。要了解更多信息，请联系你的 Procore联系人。

背景

文档管理工具的重要设置在“配置设置”页面上进行管理，例如：创建和管理权限组、自定义文档的权限设置以及标准化文档元数据的字段。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：

    • 项目文档管理工具“管理员”级别权限。

步骤

 注意
文档管理工具的设置也可以在项目管理员工具中进行管理。请参阅在管理员工具中配置文档管理设置。

  1. 导航到项目的文档管理工具。

  2. 点击配置设置Icon Settings Gear Grey3图标。

  3. 点击要查看或修改的工具区域的标签页。请参阅下面每个区域的其他说明：

    文档管理设置菜单

    • 视图标签页

      • 收藏夹

    • 权限标签页

      • 权限组

      • 文档权限

      • 工作流权限

    • 文档标签页

      • 上传要求

      • 命名标准

      • 文档字段

      • 文档规则

    • 工作流标签页

      • 文档工作流

    • 通知

      • 文档上传

      • 文件提交

      • 占位符通知

视图标签页

点击视图标签页为项目创建集合。集合有助于筛选和组织文档，以便用户可以快速找到他们需要的修订。请参阅以下与集合相关的文章:

权限标签页

点击权限标签页以访问以下设置:

权限组

在权限组部分，你可以创建和管理权限组以控制对项目中文档的访问。请参阅以下与权限组相关的教程:

文档权限

在文档权限部分，你可以自定义人员和组可以对文档执行的操作。请参阅查看和管理文档权限设置。

工作流权限

此部分中选择的权限特定于工作流中的文档。此处设置的任何权限都将覆盖上述文档权限中设置的正常权限。请参阅在文档管理工具中查看和管理工作流权限。

文档标签页

点击文档标签页以访问以下设置:

上传要求

在上传要求部分，你可以选择文档上传的命名标准和必填字段。请参阅编辑文档的上传要求。

命名标准

在命名标准部分，你可以构建自动应用于上传文档的命名标准。请参阅编辑文档的命名标准。

文档字段

在文档字段部分，你可以查看文档元数据字段，将某些字段标记为非活动或活动，以及编辑字段选项描述。

要编辑字段选项的描述，请在"文档字段"部分中按照以下步骤操作:
注意:此处所做的更改仅适用于当前项目。

  1. 点击字段的名称，系统会通过下拉菜单为用户提供选项，例如"状态"或"类别"。

  2. 点击编辑字段按钮。

  3. 找到你要编辑的选项，然后点击"描述"列中的文本以进行更改。

  4. 点击保存按钮。
    注意:你的更改只会影响当前项目。

有关公司级别的字段更改，请参阅管理文档管理工具的自定义和默认字段和字段集。

文档规则

  1. 滚动到文档规则部分。

  2. 选择以下选项之一：

    • 允许文档的多个版本同时通过工作流
      注意:为保持传统行为，现有项目将继续允许对一个文档进行多个修订，以同时拥有活动的工作流；但是，以后的所有净新项目都将默认"阻止" ，以确保流程更加精简。

    • 防止多个文档通过工作流:将文档一次限制为一个活动工作流。

  3. 点击保存。

注意:如果选择阻止并且现有文档已在冲突的工作流中，则将出现一个模式。点击确认以在"待办事项"视图中查看并解决这些冲突。

工作流标签页

点击工作流标签页以访问以下设置:
注意:如果你的组织正在使用 Procore 中的工作流工具，你将只会看到"工作流"标签页。

文档工作流

如果一个或多个工作流已分配给项目，则你可以在此部分中查看和配置工作流。

批量编辑工作流任务分配对象

要编辑工作流模板的任务分配对象或工作流经理，请执行以下步骤:

  1. 找到要修改的模板，然后点击"角色"列中的人员 图标。

  2. 选择是否希望将更改应用于工作流模板和进行中的工作流，还是仅应用于将来使用该模板的文档的工作流模板。
    注意:如果选择包括进行中的工作流，则点击"保存"后，这些工作流会反映你的更改，并且任何已删除的任务分配对象都无法答复当前或即将进行的工作流步骤。但是，在先前步骤中已做出的任何答复都将保留。

  3. 根据需要修改任务分配对象。在字段中点击以添加新名称，或点击名称旁边的 x 将其删除。

  4. 点击保存。

项目管理员可以更改其他工作流功能:

通知

在通知标签页中，选择在文档管理工具中上传或提交文档时希望通知的用户。查看下面的详细说明，如果你对提醒用户轮到他们的文档审批流程的通知感兴趣，请参阅工作流。

文档上传

当新文档上传到文档管理工具时，通知选定的公司、通讯组或个人用户。通知是一封电子邮件，其中包含所有相关已保存视图的链接和一个 .csv列出所有更新文档的文件。

  1. 点击"收件人"列中的+ 添加收件人按钮。
    注意:如果要添加或修改现有收件人列表，则这是一个链接而不是按钮。

  2. 点击公司、通讯组或用户字段以选择或搜索要添加的组或用户。

  3. 点击更新。

  4. 确保"活动"切换开关设置为你的偏好，即打开或关闭。

     注意
    收件人列中列出的数字可能低于预期，因为Procore 对每个用户只计数一次。例如，如果你添加一个由 3 名用户组成的新组，但其中两个已经在一个不同的组中，并已以相同的方式收到通知，则收件人总人数仅增加 1。
文件提交

当与已保存视图筛选器条件匹配的新文档提交到文档管理工具时，通知选定的用户或通讯组。通知是一封电子邮件，其中包含所有相关文档的链接和一个 .csv列出它们的文件。

  1. 点击你要与之对齐通知的已保存视图"收件人"列中的+ 添加收件人按钮。
    注意:如果要添加或修改现有收件人列表，则这是一个链接而不是按钮。

  2. 点击公司、通讯组或用户字段，以选择或搜索在将新文档提交到此保存的视图时要通知的组或用户。

  3. 点击更新。

占位符通知

通知选定的用户、公司或通讯组有关项目中发生的带有占位符的重要事件。通知每天会汇总到一封电子邮件摘要中，在当地项目时区下午 4:00 发送，其中包含指向所有相关已保存视图的链接和下载.csv副本的选项文件摘要。

你可以为五种不同的占位符事件类型配置通知:

  1. 已分配占位符:在一个或多个占位符分配给用户时发送。与其他通知一样，这会发送给已配置的用户而不是实际的任务分配对象。

  2. 明日截止:在占位符的提交截止日期的第二天到期时发送。

  3. 过期:每天为在过去 90 天内过去的截止日期的占位符发送。

  4. 已上传文件:在占位符中上传文件时发送。

  5. 已提交:在占位符作为修订提交时发送。

要配置占位符收件人，请执行以下步骤:

  1. 点击要配置的事件类型旁边的收件人列中的+ 添加收件人按钮（或链接）。

  2. 点击公司、通讯组或用户字段，以选择或搜索你想要通知的组或单个用户。

  3. 点击更新。

  4. 确保活动切换设置为你的偏好打开或关闭。
    注意:收件人列中列出的数字可能低于预期，因为文档管理对每个用户仅计数一次。

请参阅什么是文档管理工具中的占位符？以及如何在文档管理工具中创建和管理占位符。