什么是文档管理工具中的占位符？

它是什么？

占位符充当结构化容器，它定义:

• 需要内容:文档名称和类型。

• 截止日期:提交的具体截止日期。

• 谁来负责:将所有权分配给分包商或顾问。

为什么要使用它？

占位符不会依赖零散的电子表格或误用送审工具，而是允许你执行以下操作:

• 集中跟踪:将所有预期可交付成果放在一个地方，而不是外部跟踪器。

• 确保一致性:在文件存在之前预先定义命名约定和元数据。

• 推动问责制:轻松识别缺失或过期的文档以避免项目延误。

• 与计划保持一致:无缝管理来自 MIDP 和 TIDP 的要求。

实际文件准备好后，它只会替换占位符，立即继承所有预设信息。

管理占位符

• 我可以手动创建单个占位符吗？
  是的。你可以直接从"上传"标签页中点击添加并选择创建手动占位符创建单独的占位符。这允许你在新行中填写文档属性而无需使用导入模板。

• 如何复制占位符？
  选中上传标签页中现有占位符行旁边的复选框，然后点击复制行。
  注意:在点击创建占位符之前，你必须至少更改一个唯一属性，例如修订或文档阶段。Procore 不允许创建相同的占位符。

• 是否可以预览上传到占位符的文件？
  是的。将文件上传到占位符行后，点击审核图标以在查看器中打开文档。如果文件不正确，请点击删除图标将其删除，并在提交前上传新版本。

• 是否在变更历史记录中跟踪占位符操作？
  是的。文档的变更历史记录现在包括占位符特定的事件，例如创建占位符的时间、文件上传到其中的时间以及正式提交的时间。

占位符电子邮件通知

占位符电子邮件摘要会在当地项目时间每天下午 4:00发送给管理员配置的收件人。这些通知汇总了五种不同的事件类型:

1.已分配占位符:当占位符分配给用户时。

2.明细截止:当占位符截止日期是第二天时。

3.逾期:对于在过去 90 天内超过截止日期的占位符。

4。文件上传:文件直接上传到占位符时。

5.已提交:文档正式提交到占位符栏中的时间。

在电子邮件中，用户可以点击在 Procore 中查看以查看筛选后的项目列表或下载占位符列表的离线CSV文件摘要。

完全匹配和密切匹配之间的区别

以下陈述了上传文件时完全匹配和高度匹配之间的区别:

• 完全匹配:文件名、格式和元数据与单个占位符位置完全匹配。系统会自动合并它们，等待用户快速确认。

• 接近匹配:文件名和格式匹配，但可选的元数据字段有差异，或者单次上传有多个匹配的占位符（反之亦然）。用户必须在合并前手动将文件和占位符配对并解决字段冲突。

了解如何在文档管理工具中创建和管理占位符。