在文档管理工具中创建和管理占位符
背景
占位符允许项目团队预先计划他们的文档结构。与标准上传不同，占位符可充当未来文件的容器。文件上传到占位符位置并提交后，它会转换为标准文档。
需要考虑的事项
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所需权限:文档管理工具的"创建占位符"权限。
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命名标准:如果启用命名标准，特定字段（例如描述、项目Originator）将成为必填字段，以确保正确生成文件名。
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无法在"上传"标签页中编辑与命名标准关联的字段。必须在"文档"标签页中对其进行编辑，以防止货柜化错误。
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文件格式:最终上传的文件格式必须与占位符创建期间指定的"文件格式"匹配。
步骤
配置权限
在创建占位符之前确保具有以下项目设置:
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导航到项目级别管理员工具。
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选择相关的权限模板。
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找到文档管理工具。
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启用创建占位符复选框。
导入和创建占位符
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打开文档管理工具。
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点击添加并选择使用 .csv 或 .xlsx 创建。
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点击链接以下载模板并保存文件。
注意:导入文件之前，确保在文档管理工具"设置"中的"上传要求"下，命名标准设置为"无"。 -
填写必填信息，然后点击上传文件。
注意:当你为命名标准选择无时，你只需填写三个字段:名称、类型和文件格式。 -
选择所需文件并点击导入。
注意:如果导入失败，请下载错误表，更正突出显示的重复项或缺失的字段，然后重新上传。
添加任务分配对象
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在上传或文档标签页中找到占位符。
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选择占位符任务分配对象:选择用户并添加任务分配 对象。目前，占位符任务任务分配 对象和占位符创建者具有上传文件的权限。
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设置截止日期:分配截止日期以触发"逾期"警告，如果该日期过后没有提交。
将占位符转换为文档
注意：
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只有占位任务分配 对象或占位符创建者可以执行此操作。
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这是阶段 1，更多参考和扩展文档计划在阶段 2 中提供。
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导航到"上传"标签页或"占位符集合"视图。
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选择特定占位符。
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点击上传并添加文件。
注意:文件必须与元数据中定义的格式匹配，例如 .pdf。 -
验证元数据并点击提交。项状态从"占位符"更改为"文档"，并且文件移动到"文档"标签页。
视图和筛选器
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项内容筛选器:在"文档"和"占位符"之间切换以优化列表视图。
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收藏夹:
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分配给我:查看专门分配给你的账户的占位符。
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已分配给我的公司:查看分配给组织内任何人的占位符。
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查看全部（货柜化） :点击"查看全部"以查看在单个容器中共享相同名称和格式的所有修订或占位符。