在文档管理工具中创建和管理占位符

配置权限

在创建占位符之前确保具有以下项目设置:

1. 导航到项目级别管理员工具。

2. 选择相关的权限模板。

3. 找到文档管理工具。

4. 启用创建占位符复选框。

   

导入和创建占位符

1. 打开文档管理工具。

2. 点击添加并选择使用 .csv 或 .xlsx 创建。

3. 点击链接以下载模板并保存文件。
   注意:导入文件之前，确保在文档管理工具"设置"中的"上传要求"下，命名标准设置为"无"。

4. 填写必填信息，然后点击上传文件。
   注意:当你为命名标准选择无时，你只需填写三个字段:名称、类型和文件格式。

5. 选择所需文件并点击导入。
   注意:如果导入失败，请下载错误表，更正突出显示的重复项或缺失的字段，然后重新上传。

   

添加任务分配对象

1. 在上传或文档标签页中找到占位符。

2. 选择占位符任务分配对象:选择用户并添加任务分配 对象。目前，占位符任务任务分配 对象和占位符创建者具有上传文件的权限。

3. 设置截止日期:分配截止日期以触发"逾期"警告，如果该日期过后没有提交。

   

将占位符转换为文档

注意:只有占位任务分配 对象或占位符创建者可以执行此操作。

1. 导航到"上传"标签页或"占位符集合"视图。

2. 选择特定占位符。

3. 点击上传并添加文件。
   注意:文件必须与元数据中定义的格式匹配，例如 .pdf。

4. 验证元数据并点击提交。项状态从"占位符"更改为"文档"，并且文件移动到"文档"标签页。

   

视图和筛选器

• 项内容筛选器:在"文档"和"占位符"之间切换以优化列表视图。

• 收藏夹:

  • 分配给我:查看专门分配给你的账户的占位符。

  • 已分配给我的公司:查看分配给组织内任何人的占位符。

• 查看全部（货柜化） :点击"查看全部"以查看在单个容器中共享相同名称和格式的所有修订或占位符。

手动创建占位符

1. 导航到项目的文档管理工具。

2. 点击上传标签页。

3. 点击添加按钮并选择手动创建。

4. 在空行中填写必填字段，例如"名称"、"类型"和任何其他缺少的属性。

5. 创建多个类似的占位符:

   • 选中占位符行旁边的复选框。

   • 点击重复行。

   • 修改重复行的"修订"或"文档阶段"，以确保每个占位符都是唯一的。

6. 点击创建占位符。

跟踪我的未完成项和通知中的占位符

• 自动创建任务:当使用任务分配 对象和截止日期创建占位符时，未完成的任务会自动在项目和公司级别的"我的未完成项"仪表板中显示。

• 动态更新:更新占位符的截止日期或任务分配 对象会自动更新相应的未完成项任务。

• 任务清除:未完成项任务通过以下两种方式之一自动删除:

  • 文件上传到占位符时。

  • 占位符被发送到回收站的时间。

• 电子邮件摘要:除了仪表板之外，系统还会在当地时间项目时间每天下午 4:00发送自动电子邮件通知，摘要已分配、即将进行（明细到期）或过期占位符，以及文件上传和提交事件。

解决上传匹配（自动合并并接近匹配）

将文档上传到项目时，系统会自动扫描上传标签页下匹配的占位符:

• 完全匹配（自动合并）:如果文件的名称和格式与占位符完全匹配而没有元数据差异，系统会将其标记为完全匹配。点击确认以立即将文件合并到占位符中，或点击拒绝，将它们保留为单独的单独记录。

• 近似匹配（手动合并） :如果文件名和格式匹配但可选的元数据字段存在冲突，则系统将其标记为近似匹配。选择成对的文件和占位符以审核差异。然后，你可以解决不匹配的文本字段并点击匹配以完成占位符填充序列，或者如果不应匹配文件，则选择拒绝近似匹配。