在文档管理工具中搜索并筛选文档
目标
在文档管理工具中搜索和筛选文档。
背景
文档管理工具最有用的功能之一就是使用保存的视图高效组织文档。 已保存视图的动态和上下文相关筛选可以轻松找到文档的正确修订版。 用户可以决定是在保存的视图中还是在上传到项目的所有文档中搜索文档。 本文将指导你完成此过程。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 项目文档管理工具的“标准”或“管理员”级别权限。
注意：你只能查看和查找你有权访问的文档。请参阅权限如何在文档管理工具中发挥作用？
- 项目文档管理工具的“标准”或“管理员”级别权限。
- 其他信息：
- 如果上传的文档尚未提交，则只能在“上传”标签页中找到。同样，已经审核并提交的文档只能在“所有文件”标签页中找到。
步骤
- 导航到项目的文档管理工具。
- 点击文档或上传标签页。
- 点击"保存的视图"面板中的保存的视图。
注意:如果你不确定最适合在其中搜索哪个已保存的视图，请选择"保存的视图"面板最底部的所有文档视图。 - 请参阅以下选项的步骤：
搜索文档
- 在搜索栏中输入搜索词。
匹配结果会自动填充。 - 如果要清除搜索，请点击搜索栏中的x 。
提示
除了文档管理工具中的搜索功能外，你还可以使用Procore Search （Procore 标题中的搜索栏）在文档管理工具中搜索文档。 请参阅使用 Procore Search 在项目中搜索项 。以下信息可搜索:名称、描述和文件。
此外，你还可以根据上下文搜索出现在矢量 PDF 文件中的文本。
筛选文档
- 在表格的顶部，点击筛选器
。 此按钮称为更多筛选器如果你已经应用了筛选器或正在查看"保存的视图"。 - 选择一个或多个筛选器以自动优化搜索结果。
提示:某些筛选器类型具有"我"作为选项。 选择"我"可将结果缩小到分配给你、由你创建、由你更新等的文档。 - 其他选项:
- 点击筛选器上的x将其删除。
- 点击清除所有筛选器以删除所有筛选器。
提示
使用右上角的按钮在仅查看每个文档的最新修订和查看所有修订之间切换是筛选搜索结果的另一种方式。 主表将根据你的选择更新。
如果你选择"所有修订"，则修订列会显示每个文档修订的修订标识符。 如果想在列表中将文档的修订分组在一起，可能需要通过点击"名称"列标题对表格重新排序。
排序文档
通过点击一列或多列以按这些属性对列表进行排序，来确定搜索结果的顺序。
- 在表格中，点击要作为文档排序依据的列名称（列标题）。
结果会立即重新排序。再次单击可在箭头表示的升序或降序之间切换。
注意： 你也可以点击列设置
图标并选择按此列排序。
- 多排序:如果想要两个或更多字段确定列表顺序，请按照以下步骤操作。 例如，可以主要按"类型"对列表进行排序，也可以按"名称"对列表进行排序，以便在特定文件类型的每个部分中，结果按文件名的字母顺序排序。
- 点击要作为主要排序标准的列标题。
- 按住键盘上的 SHIFT 键，同时点击要作为次要排序标准的不同列的列标题。重复以添加其他属性。
操作正确后，第一个选择会在列标题中显示 1，第二个选择显示 2，依此类推，文件结果会根据你的偏好设置排序。 - 如果按住 Shift 键单击已选择的列，优先级将切换，结果将重新排序。例如，您的第一优先级属性将更改为第二优先级。
提示
要配置其他列首选项，例如哪些列可见、固定及其顺序，请参阅在文档管理工具中配置视图。 还可以将列首选项保存到保存的视图中。搜索文档内的文本
注意：目前只能搜索 PDF 文件。
- 打开要搜索的文档。
- 在右侧工具栏中，点击搜索
图标。 - 输入搜索词，然后按键盘上的 ENTER 或 RETURN 键。
匹配结果会在文档和搜索结果列表中突出显示。