关于文档管理工具中的工作流
背景
如果你的组织使用文档修订审批流程，你可以在工作流工具中创建自定义工作流模板，然后可以将其分配给上传到文档管理工具的文档。 工作流启动后，会通知工作流参与者审核文档，可以选择使用标记对其进行备注，并提供审批结果。
当文档修订得到审核并被批准或拒绝时，修订的状态会在 Procore 中自动更新。 这意味着在文档获得批准后，你无需手动更改权限设置或在文件夹或工具之间移动修订。 为 PDF 文档创建工作流时，工作流任务分配对象可以在工作流中的步骤中将标记直接添加到 PDF。 工作流完成后，所有工作流决策、标记和其他文件附件都会保留，以便以后引用。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 与文档管理工具中的工作流相关的操作可能需要 Procore 中以下区域的权限（请参阅文档管理权限矩阵和权限如何在文档管理工具中发挥作用？）：
- 项目文档管理工具的一般权限。
- 公司级别工作流工具的一般权限。
- 在项目权限模板上为“文档管理工作流”启用了细分权限。请参阅文档管理工作流有哪些细分权限？
- 在文档管理工具的配置设置页面中设置的权限。请参阅配置设置：文档管理和在文档管理工具中查看和管理工作流权限。
- 与文档管理工具中的工作流相关的操作可能需要 Procore 中以下区域的权限（请参阅文档管理权限矩阵和权限如何在文档管理工具中发挥作用？）：
- 其他信息：
- 你的组织必须在 Procore 中启用公司级别工作流工具。 请参阅关于工作流测试版计划。
步骤
初始设置
为文档管理工具设置工作流时，请按照以下步骤操作。 请点击链接跳转到下面某个部分:
查看步骤
创建文档管理工作流模板
注意：有关工作流工具的更多资源，请参阅工作流。
- 导航到公司级别工作流工具。
- 添加新的工作流，然后选择文档管理工具。
- 点击创建。
- 构建工作流模板。 有关详细步骤，请参阅创建自定义工作流模板。
- 当你准备好发布工作流时，点击保存并发布。
将工作流分配给项目
创建文档管理工作流模板后，你需要将其分配给要使用它的项目。 点击"已分配项目"列中的链接将其分配给一个或多个项目。
提示
如果你将工作流分配给模板项目，则每次使用该模板创建新项目时，都会包括工作流步骤和用户分配。 但是，你仍然可以根据需要查看和修改该项目的工作流分配和剩余天数。
配置项目的工作流
在能够使用文档管理工具中的工作流之前，你需要配置项目的工作流。 如果项目是从分配了工作流的模板项目创建的，则它会继承该工作流的用户分配，但最好查看分配。目前，你只能为项目中的文档设置一个默认工作流。
- 导航到项目的文档管理工具。
- 点击配置设置
图标。 - 点击工作流标签页。
- 在"文档工作流程"部分中，点击要为项目配置的工作流中的配置。
- 配置或查看以下所需工作流元素:
- 分配工作流经理
- 分配通讯组
- 每个步骤的任务分配对象和剩余完工天数。
注意:如果你需要在工作流工具中修改工作流模板，请参阅编辑自定义工作流模板了解详细信息。
在文档上使用工作流
启动上传文档的工作流
需要审批工作流的文档将需要在"已分配的工作流"列中选择一个工作流。 工作流将从第一步开始。请参阅在文档管理工具中启动工作流。
注意:如果一起批量提交文档，审核人将收到一封电子邮件，其中包含需要他们注意的所有文档，而不是针对单独提交的文档收到单独的电子邮件。 
审核和答复工作流中的文档
当文档的工作流启动时，工作流任务分配对象可以审核文档，在必要时添加标记，并在工作流中做出答复。工作流任务分配对象可以根据需要标记文档作为答复的一部分。
演示版
下图演示了如何访问需要审核的文档。
注意:不要点击"审核中"标签页，而是在主"文档"标签页的"审核中"集合中已保存的视图之一中查找文档。
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