工作流用户指南
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本用户指南为 Procore 用户提供了有关如何使用 Procore 的工作流工具构建和使用工作流的从头到尾的信息。 你将在本指南中学到的内容包括： |
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工作流
设置和配置
快速启动工作流模板
创建工作流模板
目标
在公司工作流工具中创建工作流模板。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 查看、创建或编辑工作流模板:
- 公司工作流工具的"管理员"级别权限。
或者 - 公司工作流工具的"只读"或"标准"级别权限，并在你的权限模板上启用了"查看工作流模板"和"创建和编辑工作流模板"细分权限。
- 公司工作流工具的"管理员"级别权限。
- 查看、创建或编辑工作流模板:
- 使用 Procore 英语的客户还可以从预先填充的财务工具快速入门工作流模板中进行选择。这些模板可以按原样使用，也可以进行编辑以满足公司的需求。快速入门工作流模板目前在英语地区之外提供。
步骤
添加工作流
- 导航到公司级别工作流工具。
- 点击创建。
这将打开"添加工作流"对话框。
- 输入工作流的名称。
- 从工具菜单中为工作流选择工具。
注意
某些 Procore 工具必须启用才能显示为此列表中的选项。有关可用工具的列表，请参阅 哪些 Procore 工具支持工作流？ - 点击创建。
Procore 打开工作流生成器并为你创建一个"无标题"第一步。
更新工作流中的第一步
- 首先选择你将在工作流开始时使用的步骤类型（响应步骤、条件步骤）。
- 按照所选步骤类型的说明进行操作:
将答复步骤添加到工作流
- 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 键入。 选择答复步骤。
- 项状态。 输入将与此工作流步骤关联的项状态。
- 完工天数。 输入“责任组”必须完成工作流步骤的天数。 然后从下拉列表中选择日历工作日或工作日。设定的天数过去后，Procore 会发送提醒电子邮件，直到该步骤完成。
- 可选:通知收件人。选择当工作流步骤未在剩余天数下指定的天数内完成时，应接收自动通知的组或角色。 在工作流步骤完成后，此处指定的收件人也会收到一封电子邮件。默认组包括:
- 工作流经理。 工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
- 项创建者。 项创建者是在项目上创建项的 Procore 用户。
- 通讯组。 发布此工作流并将其分配给项目后，可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
- 公司的所有项目用户。当你从通知收件人列表中选择项创建者的公司时，项创建者公司中分配给项目的所有项目用户都会自动收到通知。
添加任务分配对象
- 完成任务分配对象 栏目:
- 决策类型。 为步骤选择一种默认决策类型。 此设置还将决定哪些答复要求选项可用。
- 急救人员做决定。
- 由多个答复者决定。
- 只有所需的答复者才能决定。如果希望仅由担任一个或所有成员需要答复的角色的答复者来决定对该步骤的最终决定，请选中此方框。
- 决策类型。 为步骤选择一种默认决策类型。 此设置还将决定哪些答复要求选项可用。
- 点击管理任务分配对象。
- 你可以根据项目角色或自定义角色任务任务分配 对象类型管理任务分配对象。根据你的任务分配 对象配置方法，请按照相关说明进行操作:
- 项目角色任务分配对象:
无需手动更新即可管理单个任务分配对象。
任务分配对象会根据从项目目录分配的项目 角色自动填充到每个工作流步骤中。
重要提示:确保项目 目录角色已正确分配且为最新角色。请参阅如何将项目 角色自动分配给工作流步骤？了解详情。
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在公司管理员工具内创建项目角色。了解如何 →
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在项目目录工具中将个人分配给项目角色。了解如何 →
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在公司级别配置工作流模板。配置每个工作流步骤时，选择要分配给该步骤的相关项目角色。
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对于分配了模板的任意项目，与这些项目角色关联的个人将根据你公司级别的工作流模板 配置自动填充到每个工作流步骤中。
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确保项目目录中列出的所有成员都具有每个工具中的项所需的适当权限和正确的工作流权限。
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要完成配置，仍然需要为每个工具手动为每个项目模板配置工作流管理器。此步骤是必需的，因为项目目录按项目进行管理，并且工作流经理可能因工具而异。
- 自定义角色任务分配对象:
- 在"任务分配对象"部分下的步骤详细信息中点击管理任务分配对象。
- 点击自定义角色旁边的编辑成员。
- 从可用的项目 目录成员中选择用户。
注意:工作流步骤中的每个自定义角色都必须至少有一个分配的用户。 - 如果决策类型是多个答复者决定，你可以使用需要答复？下拉列表。
- 点击完成以确认任务分配 对象更新。
- 点击保存以完成更改。
注意:如果任何必填字段缺少信息，工作流查看器的顶部会出现一个横幅。点击显示详细信息以查看哪个步骤需要更新。
- 项目角色任务分配对象:
注意
还可以从公司目录批量分配项目 角色。添加答复
确定步骤的任务任务分配 对象角色后，下一步是添加答复。添加答复时可用的选项取决于步骤的决策类型以及是否需要任何答复者。
添加答复的步骤按决策类型进行分隔。按照在步骤中选择的决策类型的步骤进行操作。
- 急救人员决定:显示/隐藏
- 在步骤设置的答复卡中，执行以下操作:
- 如果答复是。从下拉菜单中选择一（1）个或多个答复。
- 转到步骤。如果此答复是步骤的最终决策，请选择工作流中的下一步。
- 可选:点击添加答复以创建其他答复并根据需要填写上述信息。
- 在步骤设置的答复卡中，执行以下操作:
- 由多个答复者决定:显示/隐藏
- 在步骤设置的答复卡中，执行以下操作:
- 如果已勾选仅所需答复者决定IS:
- 如果需要，则由答复者决定。从下拉菜单中选择一（1）个或多个答复。
- 转到步骤。 如果此答复是步骤的最终决策，请选择工作流中的下一步。
- 如果未选中仅所需答复者决定:
- 如果所有答复者决定。从下拉菜单中选择一（1）个或多个答复。
- 转到步骤。如果此答复是步骤的最终决策，请选择工作流中的下一步。
- 可选:点击添加答复以创建其他答复并根据需要填写上述信息。
要添加更多步骤类型，请参阅:
将条件步骤添加到工作流
条件步骤允许根据是否满足步骤的条件以不同的方式发送工作流路径。 要创建条件步骤，请按照以下说明操作。
- 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 键入。 选择条件步骤。
- 的时候。 在条件语句中选择假设的第一部分。 每个工具都存在不同的条件语句。 请参阅 按工具划分的条件语句。
- 大于。 如果您的组织需要大于或等于指定金额的其他签名，您需要选择此选项并在右侧字段中输入金额。
或 - 小于。 如果希望步骤在假设小于指定数时运行。
- 是。 如果希望该步骤在为自定义字段选择某个字段时运行。
- 被选中。 如果您希望该步骤在选中自定义字段复选框时起作用。
- 包含任何的。如果您希望在为自定义字段选择一个或多个多选选项时该步骤起作用。
- 大于。 如果您的组织需要大于或等于指定金额的其他签名，您需要选择此选项并在右侧字段中输入金额。
- 然后。 从下拉列表中选择一个步骤，或通过点击添加步骤按钮创建一个新步骤。
- 否则。从下拉列表中选择一个步骤，或通过点击添加步骤按钮创建一个新步骤。如果不满足当前步骤的条件，这将是工作流的下一步。
- 从以下选项中选择：
- 取消。 单击此按钮可放弃所做的任何更改。
- 保存为草稿。点击此按钮可保存编号的"草稿"工作流版本。当你仍在创建工作流时，请选择此选项。
或者 - 保存并发布。 点击此按钮可创建新发布的工作流版本。 当你准备好将工作流分配给项目时，请选择此选项。
按工具划分的条件语句
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预算变更... 显示/隐藏
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承诺。。。 显示/隐藏
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合约变更通知单... 显示/隐藏
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通信/自定义工具... 显示/隐藏
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业主发票…显示/隐藏
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主合同... 显示/隐藏
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主合同变更通知单... 显示/隐藏
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分包商发票... 显示/隐藏
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*与项目预算相关联的条件语句基于在公司级别管理员工具中的自定义报告预算视图中选择的预算列的总金额。请参阅为自定义报告设置预算视图。
有关如何添加其他步骤类型的说明：
向工作流添加结束步骤（成功）
完成步骤定义工作流的结束。完成步骤表示工作流已完成。
- 在
工作流构建器中点击附加到现有步骤的图标，然后选择结束步骤（成功）。 - 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 项状态。 选择表示成功完成的适当状态。 状态选项因工具而异。
- 可选：通知收件人。 选择工作流步骤完成后应接收自动通知的组或角色。默认组包括：
- 工作流经理。 工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
- 项创建者。 项创建者是在项目中创建项的 Procore 用户。
- 通讯组。 发布此工作流并将其分配给项目后，可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
- 从以下选项中选择：
- 取消。 单击此按钮可放弃所做的任何更改。
- 保存为草稿。 点击此按钮可保存工作流的编号"草稿"版本。 如果您仍在创建工作流，请选择此选项。
或者 - 保存并发布。 点击此按钮可创建新发布的工作流版本。 当你准备好将工作流分配给项目时，请选择此选项。
有关如何添加其他步骤类型的说明：
向工作流添加结束步骤（失败）
- 在工作流构建器中点击附加到现有步骤的图标，然后选择结束步骤（失败）。
- 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 项状态。 选择指示未成功完成的适当状态。 状态选项因工具而异。
- 可选：通知收件人。 选择工作流步骤完成后应接收自动通知的组或角色。默认组包括：
- 工作流经理。 工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
- 项创建者。 项创建者是在项目中创建项的 Procore 用户。
- 通讯组。 发布此工作流并将其分配给项目后，您可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
有关如何添加其他步骤类型的说明:
保存工作流模板
以下选项可用于保存工作流模板：
- 保存为草稿。 点击此按钮可保存工作流的编号"草稿"版本。 点击另存为草稿不会关闭工作流构建器，因此你可以随时保存工作。草稿工作流模板不能用于项目。
或者 - 保存并发布。 点击此按钮可创建新发布的工作流版本。 已发布的工作流可用于项目。
或 - 取消。 单击此按钮可放弃所做的任何更改。
将工作流模板分配给项目
你的工作流发布后，下一步是将它们分配给项目，以便进行配置。以下步骤将展示如何在公司工作流工具中将工作流模板分配给项目。
- 导航到公司工作流 工具。
- 在“工作流”表中，找到要发布的版本。
- 点击“已分配项目”列中的超链接。
- 在“分配项目”对话框中，执行以下操作：
- 要选择公司账户中的所有活动项目，请勾选全选复选框。
- 要搜索单个项目，请开始在搜索框中输入项目名称。 然后勾选与所需项目相对应的复选框。
- 要选择公司账户中的所有活动项目，请勾选全选复选框。
- 点击更新。
将工作流模板分配给新项目
工作流模板可以自动分配给所有新项目，因此无需在每次创建新项目时都完成此操作。
- 导航到公司工作流工具。
- 在"工作流"表中，找到要分配给所有新项目的版本。
- 将鼠标悬停在"分配给新项目"列中的空间上。
- 点击分配。
- 系统将出现一个对勾，显示它已分配给所有新项目。
注意:点击对勾可停止自动将模板分配给新项目。
在项目上配置工作流模板
将工作流模板分配给项目后，需要使用单个工具的设置来配置它们。在此过程中，将工作流步骤分配给特定用户并设置他们必须答复的天数。在应用和用于批准项之前，还需要为其关联的工具设置默认工作流。
目标
在工具上配置工作流模板。
背景
工作流模板发布并分配给项目后，需要先在项目上进行配置，然后才能使用。配置包括指派人员作为"工作流经理"以及为工作流分配适当的通讯组和任务分配对象。在使用之前，还必须将特定模板设置为工具的"默认"。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 正在配置的项目工具的"管理员"级别权限。
步骤
- 你可以 启用项目级别工作流模板， 为 项目团队提供直接在其项目环境中创建和自定义工作流的自主权，而无需依赖公司级别的权限。
- 导航到正在配置工作流的工具。
- 点击配置设置
图标。
注意:对于通信工具，请为工作流模板的特定通信 类型选择配置设置。 - 可以克隆项目级别工作流模板，以创建与现有工作流模板相同或非常相似的新工作流模板。
注意
必须启用项目级别工作流模板才能使用克隆功能。 - 点击右侧窗格中的"工作流设置"。
注意： 发票和通信工具没有专用的“工作流设置”页面。 滚动到开发票工具配置设置的底部，以访问发票工作流配置。 - 点击正在配置的工作流旁边的配置按钮，以打开工作流查看器。
示例
- 在工作流查看器顶部，通过从下拉列表中选择项目用户来分配工作流经理。
- 点击保存。
注意:如果任何必填字段缺少信息，工作流查看器的顶部会出现一个横幅。 点击显示详细信息以查看哪个步骤需要更新。
可选步骤。根据工作流要求完成。
- 分配通讯组。从此列表中选择通讯组。当工作流中发生某些操作时，这些用户组将收到来自 Procore 的通知电子邮件。
- 剩余完工天数。输入任务分配对象必须在步骤中提交答复的天数。在步骤详细信息的"一般信息"部分的"剩余完工天数"下，在第一个框中输入天数，然后从下拉列表中选择日历工作日或工作日。
注意:如果任务分配对象未在定义的时间范围内提交答复，他们将收到自动电子邮件提醒。
设置默认工作流
必须先选择默认工作流，然后才能在项上启动工作流。
- 将鼠标悬停在“工作流设置”表中的“默认工作流”列上。
- 点击要设为默认工作流的行中的设置为默认。
注意:如果已经设置了默认工作流，则相同的操作将撤销工作流的默认指定。 - 选择默认工作流后，工作流的"默认工作流"列中将出现对勾。
启动工作流
如果已在工作流工具配置设置中启用自助式工作流引擎，则现在已准备好在项目级别项上使用工作流。在项目上创建和配置模板后，下一步是创建需要工作流审批的项。分包商发票上的工作流会自动启动，但合同和其他项目上的工作流需要手动启动。以下指示将向你展示如何启动工作流。
目标
在项目上创建新的合约、主合同或预算变更后，下一步将启动工作流，以便任务分配对象可以答复。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 公司目录工具的“管理员”级别权限。
或者 - 在其权限模板上启用了"可以启动工作流"细分权限的用户。 请参阅在项目权限模板中授予细分权限。
或者 - 在权限模板上启用了"可以是工作流经理"细分权限的用户。 请参阅在项目权限模板中授予细分权限。
- 公司目录工具的“管理员”级别权限。
步骤
- 导航到包含工作流的工具和项。
- 点击项目右上角的开始工作流。
答复工作流
目标
答复项目级别项的工作流。
背景
在项目项上启动工作流后，指定用户可以响应他们分配的步骤。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 要答复合约或合约变更通知单上的工作流:
- 项目合约或主合同工具的"标准"级别权限或更高级别权限。
- 必须有权查看包含工作流的项。 如果项目标记为"私密"，则答复者必须具有"管理员"级别权限，或被添加到项目隐私设置中的"非管理员用户的访问权限"列表中。
- 必须是合同当前工作流步骤的任务分配对象。
- 要答复主合同或主合同变更通知单上的工作流:
- 项目合约或主合同工具的"标准"级别权限或更高级别权限。
- 必须有权查看包含工作流的项。 如果项目标记为"私密"，则答复者必须具有"管理员"级别权限，或被添加到项目隐私设置中的"非管理员用户的访问权限"列表中。
- 必须是合同当前工作流步骤的任务分配对象。
- 要答复分包商发票上的工作流:
- 项目合约工具的"标准"级别权限或更高级别权限。
- 必须是发票当前工作流步骤的任务分配 对象。
- 发票必须与未完成的结算期相关联。
- 必须有权查看包含工作流的项。 如果项目标记为"私密"，则答复者必须具有"管理员"级别权限，或被添加到项目隐私设置中的"非管理员用户的访问权限"列表中。
- 要答复预算变更的工作流:
- 项目预算工具的"标准"级别权限或更高级别权限。
- 必须是预算任务分配 对象当前工作流步骤的任务分配对象。
- 要答复通信项的工作流:
- 项目通信类型的"标准"或更高级别权限。
- 必须是任务分配 对象项的当前工作流步骤的任务分配对象。
- 要答复合约或合约变更通知单上的工作流:
步骤
- 导航到包含工作流的项目项。
- 在项的右侧窗格中，查看工作流中的"当前"步骤。
注意:如果侧面板折叠，请点击"显示工作流"。 - 在右侧窗格底部选择你对工作流的答复。
注意:你仍然有机会在下一步中取消你的答复。 - 自选： 将文件上传或附加到工作流。
- 可选:输入答复的原因。
注意:根据工作流模板的配置，可能需要你答复的原因。 - 点击提交以完成你的答复，或点击返回以返回以更改你的答复。
另请参阅