工作流用户指南
目录
开始使用
|
|
本用户指南为 Procore 用户提供了有关如何使用 Procore 的工作流工具构建和使用工作流的从头到尾的信息。 你将在本指南中学到的内容包括： |
|
|
工作流
Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore.
What is a custom workflow?
Example
The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment.
Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?
Supported Tools
设置和配置
快速启动工作流模板
创建工作流模板
目标
在公司工作流工具中创建工作流模板。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 查看、创建或编辑工作流模板:
- 公司工作流工具的"管理员"级别权限。
或者 - 公司工作流工具的"只读"或"标准"级别权限，并在你的权限模板上启用了"查看工作流模板"和"创建和编辑工作流模板"细分权限。
- 公司工作流工具的"管理员"级别权限。
- 查看、创建或编辑工作流模板:
- 使用 Procore 英语的客户还可以从预先填充的财务工具快速入门工作流模板中进行选择。这些模板可以按原样使用，也可以进行编辑以满足公司的需求。快速入门工作流模板目前在英语地区之外提供。
步骤
添加工作流
- 导航到公司级别工作流工具。
- 点击创建。
这将打开"添加工作流"对话框。
- 输入工作流的名称。
- 从工具菜单中为工作流选择工具。
注意
某些 Procore 工具必须启用才能显示为此列表中的选项。有关可用工具的列表，请参阅 哪些 Procore 工具支持工作流？ - 点击创建。
Procore 打开工作流生成器并为你创建一个"无标题"第一步。
更新工作流中的第一步
- 首先选择你将在工作流开始时使用的步骤类型（响应步骤、条件步骤）。
- 按照所选步骤类型的说明进行操作:
将答复步骤添加到工作流
- 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 键入。 选择答复步骤。
- 项状态。 输入将与此工作流步骤关联的项状态。
- 完工天数。 输入“责任组”必须完成工作流步骤的天数。 然后从下拉列表中选择日历工作日或工作日。设定的天数过去后，Procore 会发送提醒电子邮件，直到该步骤完成。
- 可选:通知收件人。选择当工作流步骤未在剩余天数下指定的天数内完成时，应接收自动通知的组或角色。 在工作流步骤完成后，此处指定的收件人也会收到一封电子邮件。默认组包括:
- 工作流经理。 工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
- 项创建者。 项创建者是在项目上创建项的 Procore 用户。
- 通讯组。 发布此工作流并将其分配给项目后，可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
- 公司的所有项目用户。当你从通知收件人列表中选择项创建者的公司时，项创建者公司中分配给项目的所有项目用户都会自动收到通知。
添加任务分配对象
- 完成任务分配对象 栏目:
- 决策类型。 为步骤选择一种默认决策类型。 此设置还将决定哪些答复要求选项可用。
- 急救人员做决定。
- 由多个答复者决定。
- 只有所需的答复者才能决定。如果希望仅由担任一个或所有成员需要答复的角色的答复者来决定对该步骤的最终决定，请选中此方框。
- 决策类型。 为步骤选择一种默认决策类型。 此设置还将决定哪些答复要求选项可用。
- 点击管理任务分配对象。
- 你可以根据项目角色或自定义角色任务任务分配 对象类型管理任务分配对象。根据你的任务分配 对象配置方法，请按照相关说明进行操作:
- 项目角色任务分配对象:
无需手动更新即可管理单个任务分配对象。
任务分配对象会根据从项目目录分配的项目 角色自动填充到每个工作流步骤中。
重要提示:确保项目 目录角色已正确分配且为最新角色。请参阅如何将项目 角色自动分配给工作流步骤？了解详情。
-
在公司管理员工具内创建项目角色。了解如何 →
-
在项目目录工具中将个人分配给项目角色。了解如何 →
-
在公司级别配置工作流模板。配置每个工作流步骤时，选择要分配给该步骤的相关项目角色。
-
对于分配了模板的任意项目，与这些项目角色关联的个人将根据你公司级别的工作流模板 配置自动填充到每个工作流步骤中。
-
确保项目目录中列出的所有成员都具有每个工具中的项所需的适当权限和正确的工作流权限。
-
要完成配置，仍然需要为每个工具手动为每个项目模板配置工作流管理器。此步骤是必需的，因为项目目录按项目进行管理，并且工作流经理可能因工具而异。
- 自定义角色任务分配对象:
- 在"任务分配对象"部分下的步骤详细信息中点击管理任务分配对象。
- 点击自定义角色旁边的编辑成员。
- 从可用的项目 目录成员中选择用户。
注意:工作流步骤中的每个自定义角色都必须至少有一个分配的用户。 - 如果决策类型是多个答复者决定，你可以使用需要答复？下拉列表。
- 点击完成以确认任务分配 对象更新。
- 点击保存以完成更改。
注意:如果任何必填字段缺少信息，工作流查看器的顶部会出现一个横幅。点击显示详细信息以查看哪个步骤需要更新。
- 项目角色任务分配对象:
注意
还可以从公司目录批量分配项目 角色。添加答复
确定步骤的任务任务分配 对象角色后，下一步是添加答复。添加答复时可用的选项取决于步骤的决策类型以及是否需要任何答复者。
添加答复的步骤按决策类型进行分隔。按照在步骤中选择的决策类型的步骤进行操作。
- 急救人员决定:显示/隐藏
- 在步骤设置的答复卡中，执行以下操作:
- 如果答复是。从下拉菜单中选择一（1）个或多个答复。
- 转到步骤。如果此答复是步骤的最终决策，请选择工作流中的下一步。
- 可选:点击添加答复以创建其他答复并根据需要填写上述信息。
- 在步骤设置的答复卡中，执行以下操作:
- 由多个答复者决定:显示/隐藏
- 在步骤设置的答复卡中，执行以下操作:
- 如果已勾选仅所需答复者决定IS:
- 如果需要，则由答复者决定。从下拉菜单中选择一（1）个或多个答复。
- 转到步骤。 如果此答复是步骤的最终决策，请选择工作流中的下一步。
- 如果未选中仅所需答复者决定:
- 如果所有答复者决定。从下拉菜单中选择一（1）个或多个答复。
- 转到步骤。如果此答复是步骤的最终决策，请选择工作流中的下一步。
- 可选:点击添加答复以创建其他答复并根据需要填写上述信息。
要添加更多步骤类型，请参阅:
将条件步骤添加到工作流
条件步骤允许根据是否满足步骤的条件以不同的方式发送工作流路径。 要创建条件步骤，请按照以下说明操作。
- 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 键入。 选择条件步骤。
- 的时候。选择条件语句中假设的第一部分。每个工具都存在不同的条件语句。请参阅按工具列出条件语句。
- 大于。 如果您的组织需要大于或等于指定金额的其他签名，您需要选择此选项并在右侧字段中输入金额。
或 - 小于。 如果希望步骤在假设小于指定数时运行。
- 是。 如果希望该步骤在为自定义字段选择某个字段时运行。
- 被选中。 如果您希望该步骤在选中自定义字段复选框时起作用。
- 包含任何的。如果您希望在为自定义字段选择一个或多个多选选项时该步骤起作用。
- 大于。 如果您的组织需要大于或等于指定金额的其他签名，您需要选择此选项并在右侧字段中输入金额。
- 然后。 从下拉列表中选择一个步骤，或通过点击添加步骤按钮创建一个新步骤。
- 否则。从下拉列表中选择一个步骤，或通过点击添加步骤按钮创建一个新步骤。如果不满足当前步骤的条件，这将是工作流的下一步。
- 从以下选项中选择：
- 取消。 单击此按钮可放弃所做的任何更改。
- 保存为草稿。点击此按钮可保存编号的"草稿"工作流版本。当你仍在创建工作流时，请选择此选项。
或者 - 保存并发布。 点击此按钮可创建新发布的工作流版本。 当你准备好将工作流分配给项目时，请选择此选项。
按工具划分的条件语句
|
预算变更... 显示/隐藏
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
承诺。。。 显示/隐藏
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
合约变更通知单... 显示/隐藏
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
通信/自定义工具... 显示/隐藏
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
业主发票…显示/隐藏
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
主合同... 显示/隐藏
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
主合同变更通知单... 显示/隐藏
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
分包商发票... 显示/隐藏
|
*与项目预算相关联的条件语句基于在公司级别管理员工具中的自定义报告预算视图中选择的预算列的总金额。请参阅为自定义报告设置预算视图。
有关如何添加其他步骤类型的说明：
向工作流添加结束步骤（成功）
完成步骤定义工作流的结束。完成步骤表示工作流已完成。
- 点击的
附加到工作流构建器中现有步骤的图标，并选择结束步骤（成功） 。 - 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 项状态。 选择表示成功完成的适当状态。 状态选项因工具而异。
- 可选：通知收件人。 选择工作流步骤完成后应接收自动通知的组或角色。默认组包括：
- 工作流经理。 工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
- 项创建者。 项创建者是在项目中创建项的 Procore 用户。
- 通讯组。 发布此工作流并将其分配给项目后，可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
- 从以下选项中选择：
- 取消。 单击此按钮可放弃所做的任何更改。
- 保存为草稿。 点击此按钮可保存工作流的编号"草稿"版本。 如果您仍在创建工作流，请选择此选项。
或者 - 保存并发布。 点击此按钮可创建新发布的工作流版本。 当你准备好将工作流分配给项目时，请选择此选项。
有关如何添加其他步骤类型的说明：
向工作流添加结束步骤（失败）
- 点击的附加到工作流构建器中现有步骤的图标，并选择结束步骤（不成功） 。
- 在一般信息部分输入以下信息:
- 步骤名称。 输入步骤的名称。
- 项状态。 选择指示未成功完成的适当状态。 状态选项因工具而异。
- 可选：通知收件人。 选择工作流步骤完成后应接收自动通知的组或角色。默认组包括：
- 工作流经理。 工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
- 项创建者。 项创建者是在项目中创建项的 Procore 用户。
- 通讯组。 发布此工作流并将其分配给项目后，您可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
有关如何添加其他步骤类型的说明:
保存工作流模板
以下选项可用于保存工作流模板：
- 保存为草稿。 点击此按钮可保存工作流的编号"草稿"版本。 点击另存为草稿不会关闭工作流构建器，因此你可以随时保存工作。草稿工作流模板不能用于项目。
或者 - 保存并发布。 点击此按钮可创建新发布的工作流版本。 已发布的工作流可用于项目。
或 - 取消。 单击此按钮可放弃所做的任何更改。
将工作流模板分配给项目
你的工作流发布后，下一步是将它们分配给项目，以便进行配置。以下步骤将展示如何在公司工作流工具中将工作流模板分配给项目。
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish.
- Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.
- In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s).
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- Click Update.
Assign a Workflow Template to New Projects
A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created.
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
- Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
- Click Assign.
- A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.
在项目上配置工作流模板
将工作流模板分配给项目后，需要使用单个工具的设置来配置它们。在此过程中，将工作流步骤分配给特定用户并设置他们必须答复的天数。在应用和用于批准项之前，还需要为其关联的工具设置默认工作流。
目标
在工具上配置工作流模板。
背景
工作流模板发布并分配给项目后，需要先在项目上进行配置，然后才能使用。配置包括指派人员作为"工作流经理"以及为工作流分配适当的通讯组和任务分配对象。在使用之前，还必须将特定模板设置为工具的"默认"。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 正在配置的项目工具的"管理员"级别权限。
步骤
- 你可以 启用项目级别工作流模板， 为 项目团队提供直接在其项目环境中创建和自定义工作流的自主权，而无需依赖公司级别的权限。
- 导航到正在配置工作流的工具。
- 点击配置设置
图标。
注意:对于通信工具，请为工作流模板的特定通信 类型选择配置设置。 - 可以克隆项目级别工作流模板，以创建与现有工作流模板相同或非常相似的新工作流模板。
注意
必须启用项目级别工作流模板才能使用克隆功能。 - 点击右侧窗格中的"工作流设置"。
注意： 发票和通信工具没有专用的“工作流设置”页面。 滚动到开发票工具配置设置的底部，以访问发票工作流配置。 - 点击正在配置的工作流旁边的配置按钮，以打开工作流查看器。
示例
- 在工作流查看器顶部，通过从下拉列表中选择项目用户来分配工作流经理。
- 点击保存。
注意:如果任何必填字段缺少信息，工作流查看器的顶部会出现一个横幅。 点击显示详细信息以查看哪个步骤需要更新。
可选步骤。根据工作流要求完成。
- 分配通讯组。从此列表中选择通讯组。当工作流中发生某些操作时，这些用户组将收到来自 Procore 的通知电子邮件。
- 剩余完工天数。输入任务分配对象必须在步骤中提交答复的天数。在步骤详细信息的"一般信息"部分的"剩余完工天数"下，在第一个框中输入天数，然后从下拉列表中选择日历工作日或工作日。
注意:如果任务分配对象未在定义的时间范围内提交答复，他们将收到自动电子邮件提醒。
设置默认工作流
必须先选择默认工作流，然后才能在项上启动工作流。
- 将鼠标悬停在“工作流设置”表中的“默认工作流”列上。
- 点击要设为默认工作流的行中的设置为默认。
注意:如果已经设置了默认工作流，则相同的操作将撤销工作流的默认指定。 - 选择默认工作流后，工作流的"默认工作流"列中将出现对勾。
启动工作流
如果已在工作流工具配置设置中启用自助式工作流引擎，则现在已准备好在项目级别项上使用工作流。在项目上创建和配置模板后，下一步是创建需要工作流审批的项。分包商发票上的工作流会自动启动，但合同和其他项目上的工作流需要手动启动。以下指示将向你展示如何启动工作流。
Objective
After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
OR - Users with the 'Can Start Workflows' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
OR - Users with the 'Can be Workflow Manager' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
Steps
- Navigate to the tool and item containing the workflow.
- Click Start Workflow at the top right corner of the item.
答复工作流
Objective
To respond to a workflow on a project level item.
Background
After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
- Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
- The invoice must be associated with an open billing period.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- To respond to a workflow on a budget change:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
- Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
- To respond to a workflow on a correspondence item:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
- Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
Steps
- Navigate to the Project item containing the workflow.
- In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow.
Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed. - Select your response for the workflow at the bottom of the right pane.
Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step. - Optional: Upload or attach files to the workflow.
- Optional: Enter a reason for your response.
Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template. - Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.
See Also