工作流用户指南
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本用户指南为 Procore 用户提供了有关如何使用 Procore 的工作流工具构建和使用工作流的从头到尾的信息。 你将在本指南中学到的内容包括： |
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工作流
Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore.
What is a custom workflow?
Example
The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment.
Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?
Supported Tools
设置和配置
快速启动工作流模板
创建工作流模板
需要考虑的事项
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所需用户权限：
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查看、创建或编辑工作流模板:
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公司工作流工具的"管理员"级别权限。
或者 -
公司工作流工具的"只读"或"标准"级别权限，并在你的权限模板上启用了"查看工作流模板"和"创建和编辑工作流模板"细分权限。
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使用 Procore 英语的客户还可以从预先填充的财务工具快速入门工作流模板中进行选择。这些模板可以按原样使用，也可以进行编辑以满足公司的需求。快速入门工作流模板目前在英语地区之外提供。
步骤
添加工作流
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导航到公司级别工作流工具。
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点击创建。这将打开"添加工作流"对话框。
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输入工作流的名称。
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从工具菜单中为工作流选择工具。
注意
某些 Procore 工具必须启用才能显示为此列表中的选项。有关可用工具的列表，请参阅哪些 Procore 工具支持工作流？ -
点击创建。Procore 打开工作流生成器并为你创建一个"无标题"第一步。
更新工作流中的第一步
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首先选择你将在工作流开始时使用的步骤类型（响应步骤、条件步骤）。
2。按照所选步骤类型的说明进行操作:
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将答复步骤添加到工作流
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将条件步骤添加到工作流
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将操作步骤添加到工作流
将答复步骤添加到工作流
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在一般信息部分输入以下信息:
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步骤名称。输入步骤的名称。
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键入。选择答复步骤。
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项状态。输入将与此工作流步骤关联的项状态。
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完工天数。输入"责任组"必须完成工作流步骤的天数。然后从下拉列表中选择日历日或工作日。设定的天数过去后，Procore 会发送提醒电子邮件，直到该步骤完成。
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可选:通知收件人。选择当工作流步骤未在剩余天数下指定的天数内完成时，应接收自动通知的组或角色。在工作流步骤完成后，此处指定的收件人也会收到一封电子邮件。默认组包括:
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工作流经理。工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
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项创建者。项创建者是在项目中创建项的 Procore 用户。
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通讯组.发布此工作流并将其分配给项目后，可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
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公司的所有项目用户。当你从通知收件人列表中选择项创建者的公司时，项创建者公司中分配给项目的所有项目用户都会自动收到通知。
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添加任务分配对象
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完成任务分配对象部分:
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决策类型。为步骤选择一种默认决策类型。此设置还将决定哪些答复要求选项可用。
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急救人员做决定。
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由多个答复者决定。
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只有 所需的答复者才能决定。如果希望对该 步骤的最终决定仅由担任一个或所有成员需要答复的角色的答复者待定，请选中此方框。
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点击管理任务分配对象。
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你可以根据项目角色或自定义角色任务分配 对象对象类型管理任务分配对象。根据你的任务分配 对象分配对象配置方法，请按照相关说明进行操作:
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项目角色任务分配对象:
无需手动更新即可管理单个任务分配对象。
项目 任务分配对象会根据工作流 -
项目目录。
重要提示:确保项目 目录角色已正确分配且为最新角色。请参阅如何将项目 角色自动分配给工作流步骤？了解详情。 -
自定义角色任务分配对象:
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在"任务分配对象"部分下的步骤详细信息中点击管理任务分配对象。
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点击自定义角色旁边的编辑成员。
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从可用的项目 目录成员中选择用户。注意:工作流步骤中的每个自定义角色都必须至少有一个分配的用户。
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如果决策类型是 多个答复者决定 ，你可以使用 需要答复 ？ 下拉列表。
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点击完成以确认任务分配 对象更新。
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点击保存以完成更改。注意:如果任何必填现场缺少信息，工作流查看器的顶部会出现一个横幅。点击显示详细信息以查看哪个步骤需要更新。
提示
你还可以从公司目录批量分配项目 角色。
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添加答复
确定步骤的任务任务分配 对象角色后，下一步是添加答复。添加答复时可用的选项取决于步骤的决策类型以及是否需要任何答复者。
添加答复的步骤按决策类型进行分隔。按照在步骤中选择的决策类型的步骤进行操作。
将条件步骤添加到工作流
条件步骤允许根据是否满足步骤的条件以不同的方式发送工作流路径。要创建条件步骤，请按照以下说明操作。
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在一般信息部分输入以下信息:
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步骤名称。输入步骤的名称。
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键入。选择条件步骤。
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的时候。选择条件语句中假设的第一部分。每个工具都存在不同的条件语句。请参阅按工具分类的条件语句。
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大于。如果你的组织需要为大于或等于指定金额的金额额外签名，你将需要选择此选项并在右侧现场中输入金额。
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小于。如果希望步骤在假设小于指定数时运行。
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是。如果希望该步骤在为自定义现场选择某个现场时运行。
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已勾选。如果希望该步骤在选中自定义现场复选框时运行。
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包含以下任何一个。如果希望该步骤在为自定义现场选择一个或多个多选选项时运行。
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然后。从下拉列表中选择一个步骤，或通过点击添加步骤按钮创建一个新步骤。
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否则。从下拉列表中选择一个步骤，或通过点击添加步骤按钮创建一个新步骤。如果不满足当前步骤的条件，这将是工作流的下一步。
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从以下选项中选择：
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取消。点击此按钮可放弃所做的任何更改。
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保存为草稿。点击此按钮可保存编号的"草稿"工作流版本。当你仍在创建工作流时，请选择此选项。
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保存并发布。点击此按钮可创建工作流的新发布版本。当你准备好将工作流分配给项目时，请选择此选项。
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将操作步骤添加到工作流
操作步骤详细说明了你可以作为工作流的下一步执行的各种操作。目前，支持的操作步骤包括结束工作流、发送 Webhook 和同步ERP外部数据。
结束工作流
结束工作流操作定义工作流的结束并且工作流完成。
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点击的
添加到工作流构建器中现有步骤的图标。选择操作>结束工作流。 -
在一般信息部分输入以下信息:
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步骤名称。输入步骤的名称。
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结束类型。选择成功或失败。
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项状态。选择适当的状态。状态选项因工具而异。
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可选:通知收件人。选择在工作流步骤完成时应接收自动通知的组或角色。默认组包括:
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工作流经理。工作流经理是必须在项目中指定的 Procore 用户。
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项创建者。项创建者是在项目中创建项的 Procore 用户。
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通讯组.发布此工作流并将其分配给项目后，可以在项目级别配置工作流时定义不同的组成员。
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-
从以下选项中选择：
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取消。点击此按钮可放弃所做的任何更改。
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保存为草稿。点击此按钮可保存工作流的编号"草稿"版本。当你仍在创建工作流时，请选择此选项。
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保存并发布。点击此按钮可创建工作流的新发布版本。当你准备好将工作流分配给项目时，请选择此选项。
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发送网络钩子
当工作流到达特定阶段时，发送 Webhook 操作将工作流数据发送到外部系统。此操作适用于所有工作流类型。
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在工作流构建器的答复部分中，导航到转到步骤。
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点击加号（+）创建新步骤并选择操作>发送 Webhook 。
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在一般信息部分输入以下信息:
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步骤名称:输入步骤的名称。
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类型:默认情况下，设置为"操作步骤"。
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可选:通知收件人。选择在工作流步骤完成时应接收自动通知的组或角色。默认组包括:工作流经理、项创建者和通讯组。
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可选:在发送 Webhook - 详细信息部分下，输入自定义数据。
注意:此数据将与标准工作流信息一起包含在 Webhook 有效负载中。示例: JSON数据、简单消息和参考编号。
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在转到步骤部分，选择下一个相关步骤或选择结束工作流。
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点击保存并发布。发送 Web 钩子操作已成功添加到工作流中。
新建网络hook:
将操作添加到工作流后，在项目中设置 Webhook 以从 Procore 接收数据:
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选择你的项目并导航到项目的管理员工具。
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在左侧面板的项目设置下，点击Webhook 。这将打开项目 Webhook 窗口。
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点击右上角的+ 创建挂钩。这将打开"新建关联"窗口。
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在端点配置部分输入以下信息:
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端点URL:输入URL以在事件发生时接收请求有效负载。
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授权标头:输入要放置在 Procore 的POST请求标头中的令牌。
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有效负载格式: 选择你希望接收的 REST 应用程序接口有效负载版本。注意:创建挂钩后，便无法更改负载版本。
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滚动到选择要发送的事件部分。
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在工具 > 核心 > 工作流下，选择工作流实例.自定义。
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填写必填字段后，点击+ 创建 Hook。
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挂钩会在项目 Webhook 页面上显示 Hook ID、状态、已订阅和端点URL。还可以使用编辑 图标。
注意:当工作流到达配置的步骤时，Webhook 会自动发送到所选操作的端点URL 。
同步ERP外部数据
当工作流到达特定阶段时，同步ERP外部数据操作可将工作流项数据与ERP集成同步。这允许你的会计系统识别可以自动从 Procore 中提取的记录。此操作不需要配置，并且以下工作流类型支持:公司直接成本、发票、付款应用程序、主合同、采购订单合同、工作单合同、预算变更、主变更通知单（所有类型）和合约变更通知单（所有类型）。
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在工作流构建器的答复部分中，导航到转到步骤。
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点击加号（+）创建新步骤，然后选择操作>同步ERP外部数据。
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在一般信息部分输入以下信息:
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步骤名称:输入步骤的名称。
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类型:默认情况下，设置为"操作步骤"。
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可选:通知收件人。选择在工作流步骤完成时应接收自动通知的组或角色。默认组包括:工作流经理、项创建者和通讯组。
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在转到步骤部分，选择下一个相关步骤或选择结束工作流。
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点击保存并发布。同步ERP外部数据操作已成功添加到工作流中。
保存工作流模板
以下选项可用于保存工作流模板：
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保存为草稿。点击此按钮可保存工作流的编号"草稿"版本。点击另存为草稿不会关闭工作流构建器，因此你可以随时保存工作。草稿工作流模板不能用于项目。
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保存并发布。点击此按钮可创建工作流的新发布版本。已发布的工作流可用于项目。
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取消。点击此按钮可放弃所做的任何更改。
另请参阅
- 配置项目的工作流模板
- 哪些 Procore 工具支持工作流？
- 为通信项创建自定义工作流模板
将工作流模板分配给项目
你的工作流发布后，下一步是将它们分配给项目，以便进行配置。以下步骤将展示如何在公司工作流工具中将工作流模板分配给项目。
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish.
- Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.
- In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s).
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- Click Update.
Assign a Workflow Template to New Projects
A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created.
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
- Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
- Click Assign.
- A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.
在项目上配置工作流模板
将工作流模板分配给项目后，需要使用单个工具的设置来配置它们。在此过程中，将工作流步骤分配给特定用户并设置他们必须答复的天数。在应用和用于批准项之前，还需要为其关联的工具设置默认工作流。
目标
在工具上配置工作流模板。
背景
工作流模板发布并分配给项目后，需要先在项目上进行配置，然后才能使用。配置包括指派人员作为"工作流经理"以及为工作流分配适当的通讯组和任务分配对象。在使用之前，还必须将特定模板设置为工具的"默认"。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 正在配置的项目工具的"管理员"级别权限。
步骤
- 你可以 启用项目级别工作流模板， 为 项目团队提供直接在其项目环境中创建和自定义工作流的自主权，而无需依赖公司级别的权限。
- 导航到正在配置工作流的工具。
- 点击配置设置
图标。
注意:对于通信工具，请为工作流模板的特定通信 类型选择配置设置。 - 可以克隆项目级别工作流模板，以创建与现有工作流模板相同或非常相似的新工作流模板。
注意
必须启用项目级别工作流模板才能使用克隆功能。 - 点击右侧窗格中的"工作流设置"。
注意： 发票和通信工具没有专用的“工作流设置”页面。 滚动到开发票工具配置设置的底部，以访问发票工作流配置。 - 点击正在配置的工作流旁边的配置按钮，以打开工作流查看器。
示例
- 在工作流查看器顶部，通过从下拉列表中选择项目用户来分配工作流经理。
- 点击保存。
注意:如果任何必填字段缺少信息，工作流查看器的顶部会出现一个横幅。 点击显示详细信息以查看哪个步骤需要更新。
可选步骤。根据工作流要求完成。
- 分配通讯组。从此列表中选择通讯组。当工作流中发生某些操作时，这些用户组将收到来自 Procore 的通知电子邮件。
- 剩余完工天数。输入任务分配对象必须在步骤中提交答复的天数。在步骤详细信息的"一般信息"部分的"剩余完工天数"下，在第一个框中输入天数，然后从下拉列表中选择日历工作日或工作日。
注意:如果任务分配对象未在定义的时间范围内提交答复，他们将收到自动电子邮件提醒。
设置默认工作流
必须先选择默认工作流，然后才能在项上启动工作流。
- 将鼠标悬停在“工作流设置”表中的“默认工作流”列上。
- 点击要设为默认工作流的行中的设置为默认。
注意:如果已经设置了默认工作流，则相同的操作将撤销工作流的默认指定。 - 选择默认工作流后，工作流的"默认工作流"列中将出现对勾。
启动工作流
如果已在工作流工具配置设置中启用自助式工作流引擎，则现在已准备好在项目级别项上使用工作流。在项目上创建和配置模板后，下一步是创建需要工作流审批的项。分包商发票上的工作流会自动启动，但合同和其他项目上的工作流需要手动启动。以下指示将向你展示如何启动工作流。
Objective
After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
OR - Users with the 'Can Start Workflows' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
OR - Users with the 'Can be Workflow Manager' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
Steps
- Navigate to the tool and item containing the workflow.
- Click Start Workflow at the top right corner of the item.
答复工作流
Objective
To respond to a workflow on a project level item.
Background
After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
- Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
- The invoice must be associated with an open billing period.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- To respond to a workflow on a budget change:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
- Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
- To respond to a workflow on a correspondence item:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
- Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
Steps
- Navigate to the Project item containing the workflow.
- In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow.
Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed. - Select your response for the workflow at the bottom of the right pane.
Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step. - Optional: Upload or attach files to the workflow.
- Optional: Enter a reason for your response.
Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template. - Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.
See Also