管理文档管理工具的自定义和默认字段及字段集
目标
在文档管理工具中管理文档的自定义字段、默认字段和字段选项。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 公司级别管理员工具的"管理员"级别权限。
注意:对文档管理工具具有"管理员"级别权限的用户可以在"配置设置"页面上显示或隐藏特定项目的默认字段选项。请参阅配置设置:文档管理。
- 公司级别管理员工具的"管理员"级别权限。
- 其他信息：
- 无法关闭或删除 Procore 所需的默认字段。请参阅为什么不能为文档管理工具关闭某些文档"类型"？
步骤
文档管理工具的字段可以在公司和项目级别进行管理。请参阅以下选项:
配置项目的自定义字段、字段集和默认字段
创建自定义字段
创建和编辑可配置字段集
- 导航到公司级别管理员工具。
- 在侧边栏上，向下滚动到“工具设置”，然后点击 文档管理。
- 字段集标签页会自动打开。
- 点击新建。
- 输入字段集的名称，点击创建。
- 在"编辑字段集"页面上，进行以下选择:
- 关闭
要在字段集中隐藏的任何字段。你不能隐藏这些字段:上传日期、文件（原始文件名）、格式、大小、上传者和版本。
注意:如果你使用此字段集隐藏已经属于权限组、保存的视图筛选器或在一个或多个项目中上传要求的字段，则会触发错误
消息，其中 Procore 中缺少该字段。重新切换该字段以移除错误消息，或者你可以编辑组、筛选器和需求，以便它们不使用隐藏字段。 - 选中所需的任何其他字段旁边的 必填 复选框。必须填写以下字段：名称、版本、状态和类型。
- 有关字段的更多信息，请参阅文档管理工具中有哪些不同字段？
- 关闭
- 可选:点击添加自定义字段以新建自定义字段或从现有自定义字段中进行选择。
顶部的横幅会告诉你已添加到当前字段集的多少现有自定义字段。有关自定义字段的显示位置的信息，请参阅创建自定义字段。 - 点击保存。
- 在"将更改应用于项目？"窗口中，点击分配项目将字段集添加到项目。
- 在“分配项目”窗口中，勾选要应用该字段集的各个项目旁边的复选框，然后点击更新。
- 在"将更改应用于项目？"窗口中，点击确认。
- 可选：要将字段集设置为新项目的默认值，请点击设置为默认。
编辑默认字段
- 导航到公司级别管理员工具。
- 在侧边栏上，向下滚动到"工具设置"，然后点击文档管理。
- 点击默认字段标签页。
你可以管理以下字段的选项:- 类别：与此文档关联的类别，例如“电气”。
- 文档阶段： 文档在生命周期中的当前用途，例如“概念设计”、“移交”或“使用”。
- 水平： 建筑物或结构的等级，例如“1 级”、“B”或“拱门”。
- 状态：文档在经历某个流程（通常是审批工作流）时的状态，例如“草稿”、“审核中”或“已获批”。
- 类型：文档的不同类别，例如“图纸”、“规范”或“模型”。
- 体积/系统：为一个角色或目的协同工作的全套设备，例如“Volume16”。
- 点击箭头
字段名称旁边的图标以显示该字段的选项。 - 点击编辑。
- 根据需要修改字段的选项:
- 要重命名选项的编号或更新其描述，请点击该字段并输入更新后的文本。
- 要隐藏选项，请取消选中复选框。
- 要显示选项，请选中复选框。
- 要添加选项，请点击添加选项。
- 要删除选项，请点击删除图标。
- 当你准备好保存更改时，点击保存。
显示或隐藏字段选项
在项目的文档管理工具中，你可以自定义显示具有多个选项的字段的选项。例如，你可以选择哪些选项在"类别"字段中显示，因为它是一个单选下拉菜单。
- 导航到项目的文档管理工具。
- 点击配置设置
图标。 - 点击文档标签页。
- 点击箭头点击"文档字段"旁边的图标以展开该部分。
列出了每个字段及其名称、字段类型和描述。 - 点击要管理的字段。
注意:目前，你只能管理单选下拉字段的字段选项（例如状态、类型和类别）。如果点击其他字段类型，你将看到有关该字段的信息，没有可用的"编辑"按钮。 - 点击编辑字段。
- 选择你希望人们能够在工具中选择哪些字段选项:
- 要隐藏选项，请取消选中复选框。
- 要显示选项，请选中复选框。
- 点击保存。