编辑采购订单（旧版）

目标

使用项目的合约工具编辑采购订单。

背景

创建采购订单后，你可以随时对其进行编辑。

需要考虑的事项

• 所需用户权限：
  • 项目合约工具的“管理员”级别权限。
    或者
  • 项目合约工具的"只读"或"标准"级别权限，并在你的权限模板上启用"更新采购订单合同"细分权限。

• 对于使用 ERP 集成工具的公司：显示/隐藏
  • 如果你正在编辑尚未与贵公司集成 ERP 系统同步的采购订单，你可以使用以下步骤。要确定采购订单是否已与 ERP 系统同步，请参阅 ERP 图标的含义是什么？
  • 如果你正在编辑已与贵公司集成ERP系统同步的采购订单，请参阅编辑与ERP同步的合约。

先决条件

• 创建采购订单

步骤

1. 导航到项目的合约工具。
2. 在合同标签页下，找到采购订单。
3. 点击编号链接以打开采购订单。
4. 在一般标签页中，点击编辑。
5. 在一般信息下，编辑以下内容：
   • 使用 DocuSign 登录
     如果项目使用 Procore + DocuSign® 集成（请参阅在 Procore 项目上启用或禁用 DocuSign® 集成），默认情况下会勾选此方框。如果你不想使用 DocuSign® 签署采购订单，请取消勾选。
   • 编号
     输入或确认采购订单的唯一标识符。如果你正在创建项目的第一个采购订单，Procore 会自动按顺序对采购订单进行编号。例如，PO-01-001、PO-01-002，以此类推。

      注意

     • 对于使用 ERP 集成工具的公司，你的集成 ERP 系统可能会施加最大字符限制。请参阅合约“编号 (#)”的最大字符长度是多少？重要提示！当合约导出到 Ryvit 集成时，必须具有唯一编号。
     • 你可以为项目的采购订单和分包合同自定义编号方案。 要了解更多信息，请参阅我可以在 Procore 中自定义财务对象的编号系统吗？
   • 标题
     为采购订单设置描述性名称。

      注意

     • 如果贵公司启用了 ERP 集成工具，请注意，将从 Procore 导出的数据导入其系统时，某些集成 ERP 系统会对“标题”字段施加字符限制。
     • 有关字符限制的详细信息，请参阅合约“标题”的最大字符长度是多少？
   • 付款方
     输入付款方的公司联系人信息。此信息将作为“付款方”地址在为此采购订单创建的任何发票上显示。这通常包括企业名称、公司地址和其他重要的联系人信息。
   • 运送地址
     输入运送地址方的公司联系人信息。此信息将作为“运送地址”在为此采购订单创建的任何发票上显示。请记住，这可能与账单地址不同，例如作业现场地址或你希望交付材料的其他场外暂存地点。
     承包公司
     选择将提供所采购材料的供应商/公司（例如，美国建筑公司）。该供应商/公司必须存在于 Procore 的项目目录中。请参阅将公司添加到项目目录。
   • 发票 联系人
     选择“承包公司”的一 (1) 名或多名员工，并指定为发票联系人。保存采购订单后，此处添加的任何用户都将添加到“私密”列表中。你必须先选择“承包公司”，然后才能选择发票联系人。

      注意

     • 务必在采购订单或分包合同中添加至少一个“发票联系人”。这可确保将重要的电子邮件邀请和自动电子邮件通知发送给适当的联系人。
     • 要了解在合约中添加发票联系人的重要性的更多信息，请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同以及什么是发票联系人？
   • 状态。为采购订单分配状态。要了解可用状态以及哪些合约状态反映了项目预算中的合同金额，请参阅 Procore 中的默认合约状态有哪些？
   • 已执行
     勾选此复选框，以表示采购订单是否已执行。

      注意

     • 将采购订单置于“已获批”或“完成”状态时，许多 Procore 用户选择勾选“已执行”复选框。
     • 你的项目团队勾选“已执行”复选框的时间应始终与项目的专属业务流程保持一致
   • 私密
     从以下选项中选择：
     • 使其仅对管理员和以下用户可见
       勾选此复选框，可让采购订单只对拥有合约工具“管理员”权限的用户和选择人员下拉列表中指定的用户可见。
     • 允许这些用户查看分项价格表项
       勾选此复选框，可让采购订单的分项价格表 (SOV) 项只对拥有项目合约工具“管理员”权限的用户以及选择人员下拉列表中指定的用户可见。

        重要提示

       当“允许这些用户查看分项价格表项”设置开启时，“分项价格表”标签页仅对拥有项目合约工具“管理员”级别权限的用户以及选择人员下拉列表中指定的人员可见且可用。

       选择人员
       从列表中选择一个或多个人员。你可以允许非管理员级别的用户查看采购订单。此外，你可以允许选定的非管理员用户对“分项价格表”标签页下的各明细项拥有只读访问权限。请参阅管理项目权限模板。

   • 已分配给
     从供应商/公司中选择负责履行采购订单的人员。
   • 默认保留金
     指定第一张分包商发票扣留的保留金百分比。例如，通常在此字段中输入 5 或 10%。

      注意

     • 分包合同上设置的“默认保留金”金额只会影响第一张分包商发票上的金额。在创建第一张分包商发票后，编辑此值不会影响后续发票的保留金金额。
     • 为设置或返还后续发票的保留金金额，请完成启用采购订单或分包合同的保留金中的步骤。
     • 接下来，使用以下 Procore 工具之一来设置或返还发票的保留金：
       • 合约。设置或返还分包商发票的保留金。
       • 开发票。设置或返还分包商发票的保留金。
     • 如果你想建立保留金规则，自动调整对分包商发票的扣留金额，请参阅对合约的发票启用浮动保留金规则。
   • 描述
     根据需要提供其他信息。
   • 附件
     添加任何相关材料，例如报价单、收据、签署的采购订单等。你可以添加已上传到项目的文件或从本地计算机拖放文件。
6. 在合同日期下，执行以下操作：
   • 创建日期。显示采购订单的创建日期。此日期无法更改。
   • 交付日期。指定将已购买的货物交付到“运送地址”字段中指定地点的日期。
7. 在其他信息下，执行以下操作：
   • 付款条款。指定相关付款条款（如适用）。
   • 运送方式。输入材料的运送/运输方式（例如，货运、UPS Ground、FedEx 等）。
8. 从以下选项中选择：
   • 点击保存。此操作将保存更新。如果你希望将明细项添加到合约的分项价格表，请选择此选项。
     或者
   • 点击保存并通过电子邮件发送按钮。此操作会保存更新并在电子邮件标签页中创建新消息，以便你可以转发采购订单。继续通过电子邮件发送合约。
     或者
   • 点击使用 DocuSign 完成。如果启用了 Procore + DocuSign® 集成，则此选项可让你使用 DocuSign® 完成合约合同。

后续步骤

• 通过电子邮件发送合约
• 使用 DocuSign® 完成合约合同

另请参阅

• 创建采购订单