将发票联系人添加到采购订单或分包合同（旧版）

目标 

在 Procore 项目中，将发票联系人添加到采购订单或分包合同。

背景 

需要考虑的事项

• 所需用户权限：
  • 项目合约工具的“管理员”级别权限。

     注意

    • 对项目的合约工具拥有“管理员”级别权限的用户也可以使用项目的开发票工具执行此任务。请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同。
• 其他信息：
  • 贵公司的 Procore 管理员还可以选择在公司目录中设置默认发票联系人。请参阅将公司添加到公司目录。

先决条件

• 将发票联系人的用户账户添加到公司目录。如果你需要为发票联系人创建用户账户，请参阅：
  • 将用户账户添加到项目目录。这会自动将用户账户添加到项目和公司目录。
    或者
  • 将用户账户添加到公司目录。然后完成将现有用户添加到贵公司 Procore 账户中的项目中的步骤，以确保将用户添加到你的项目中。

     注意

    • 在公司目录中添加或更新发票联系人的用户账户时，请确保：
      • 公司级别目录工具中的用户账户设置为活动。
      • 为用户账户输入的电子邮件地址有效。
      • 必须通过从下拉列表中选择通过电子邮件选项来打开用户账户中的“向此用户发送消息”设置。
    • 在公司目录中公司记录的“一般”标签页上添加或更新“联系人信息”时，用户必须列在“用户”标签页中，才能在公司目录工具的“发票联系人”下拉列表中显示为选项。
    • 你在公司目录中指定为“发票联系人”的用户随后会出现在采购订单或分包合同的“发票联系人”下拉列表中。
• 验证用户账户是否在公司目录中“联系人公司”的公司记录的“用户”标签页中列出。有关详细信息，请参阅将公司添加到公司目录。
• 启用“在发票获批时通知分包商”设置。请参阅配置设置：合约。
• 完成创建采购订单或创建分包合同中的步骤。 

步骤

1. 导航到项目的合约工具。
2. 在合同标签页下，找到采购订单或分包合同。然后点击编辑。
3. 确保在承包公司下拉列表中，选择相应的公司。
4. 从发票联系人下拉列表中选择一个人或多个人。在此处选择的用户会自动添加到“私密”下拉列表中。

    注意

   要从“发票联系人”列表中选择发票联系人，必须满足以下条件：

   • 必须在合约上设置“合同公司”。这将使用公司目录中该公司的所有简介信息填充列表。请参阅将用户账户添加到公司目录。
   • 用户必须是所选“承包公司”的员工，才会出现在“发票联系人”列表中。请参阅将用户账户添加到项目目录。
5. 点击保存。

    提示

   • Procore 何时向发票联系人发送电子邮件通知？请参阅发票联系人是否会收到来自 Procore 的电子邮件？
   • Procore 何时向"发票分发"列表中的成员发送电子邮件通知？添加到合约工具的“发票分发”列表（请参阅 配置设置：合约）的成员在以下情况下会收到通知：
     • 分包商分项价格表的状态更改为"审核中"。请参阅审核合约的分包商 SOV 。
     • 如果你的团队没有使用分包商发票工作流，则此时间为分包商发票的状态更改为"审核中"。 注意:如果你的团队正在使用分包商发票工作流，则通知将发送给工作流任务分配对象。

后续步骤

• 创建自动结算期或创建手动结算期

另请参阅

• 什么是发票联系人？
• 创建采购订单
• 创建分包合同