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Procore

(测试版)创建主合同变更通知单

背景

如果你的项目启用了变更事件工具、你的项目的变更通知单层级配置设置。层级设置决定了在创建主合同变更通知单之前采取的步骤数。要了解更多信息,请参阅项目财务管理中有哪些不同的变更通知单层设置?

变更通知单层级设置 三 (3) 层请从这里开始... 两 (2) 层请从这里开始... 一 (1) 层请从这里开始...
一 (1) 层 不适用 不适用 参见下文
二 (2) 层 不适用 根据变更事件为主合同创建潜在变更通知单 参见下文
三 (3) 层 根据变更事件为主合同创建潜在变更通知单 创建变更通知单请求 参见下文
 提示

你是否正在邀请承包商使用 RFQ 功能对项目的变更事件提交投标?通过访问以下链接之一了解有关 RFQ 功能的更多信息:

你在使用 Procore 的“营收 ROM”功能吗?

如果你的项目团队选择使用营收 ROM 功能,则主合同变更通知单上的 SOV 也会自动更新。如果你隐藏了营收 ROM 功能,则任何自动更新都取决于变更事件的范围:

  • 当变更事件为“范围内”或“待定”时,主合同变更通知单上的 SOV 值将自动更新为 0 美元。
  • 当变更事件“超出范围”时,当 RFQ 状态设置为“待最终批准”时,主合同变更通知单上的 SOV 将使用来自 RFQ 的数据自动更新。
  • 当变更事件不处于上述任何一种状态时,SOV 将使用成本 ROM 自动更新。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限:
    • 项目变更事件工具的“标准”或“管理员”级别权限。
    • 项目主合同工具的“标准”或“管理员”级别权限。
       注意
      对于在项目的主合同工具上具有“标准”级别权限以执行此任务的用户,还必须满足以下条件:
  • 所需的配置设置:
  • 其他信息:
    • 创建变更事件后,你还可以创建 RFQ 以发送给受影响的分包商。请参阅创建 RFQ
  • 如果贵公司已启用 ERP 集成工具,请记住以下几点:
    • QuickBooks® Desktop:
      • 不支持主合同变更通知单导出。
    • Sage 100 Contractor®:
      • 不支持主合同变更通知单导出。
    • Sage 300 CRE®:
      • 标题。主合同变更通知单标题不得超过 30 个字符。
      • 编号 (#) 。主合同变更通知单编号不得超过五 (5) 个字符。
      • 状态。主合同必须处于已获批状态。
      • 关联明细项。对于添加到变更通知单的分项价格表 (SOV) 的每个明细项,可以为每个变更通知单明细项指定一 (1) 个关联的明细项,或为所有变更通知单明细项指定相同的关联明细项。注意:仅当 ERP 集成工具已配置为与 Sage 300 CRE® 一起使用,且集成实施专家已在 Procore 中启用导出主合同变更通知单功能,关联明细项列表才可见和可用。
    • Procore 集成:
      • 不支持主合同变更通知单导出。
    • Viewpoint® Vista™:
      • 支持主合同变更通知单导出。
    • CMiC:
      • 日期。必填字段。
      • 状态。主合同必须处于已获批状态。
      • 关联明细项。对于添加到变更通知单的分项价格表 (SOV) 的每个明细项,可以为每个变更通知单明细项指定一 (1) 个关联的明细项,或为所有变更通知单明细项指定相同的关联明细项。注意:仅当 ERP 集成工具已配置为与 CMiC 一起使用,且集成实施专家已在 Procore 中启用导出主合同变更通知单功能,关联明细项列表才可见和可用。
      • 加成。允许水平加成。目前不允许垂直加成。

先决条件

步骤

  1. 导航到项目的主合同工具。
  2. 找到要修改的主合同。然后点击其编号链接。
  3. 点击创建按钮并选择以下选项之一:
    • 如果你的项目使用一 (1) 层变更通知单层级设置,请选择创建主合同 CO 选项。
    • 如果你的项目使用两 (2) 或三 (3) 层变更通知单层设置,请选择创建主 PCO选项。你必须先创建潜在变更通知单,然后才能创建主合同变更通知单(即,对于 2 层变更通知单)或变更通知单请求(即,对于 3 层变更通知单)。
      示例
      下图显示了“创建”按钮的位置。下拉列表中的选项会有所不同,具体取决于项目的变更通知单层级设置。
      create-prime-contract-co.png
  4. 在“一般信息”分项,完成以下内容
    • 编号
      接受默认编号,输入新编号,或为此变更通知单和未来的变更通知单创建自定义编号方案。

       注意
      • Procore 会自动按顺序为项分配一个新编号。例如;001、002、003 等等。
      • 要使用自定义编号方案,请输入任意一组字母数字字符。Procore 会使用你的自定义方案自动按顺序分配新编号。
    • 创建者
      Procore 会使用创建变更通知单的用户的姓名自动填充此字段。

    • 修订
      如果你稍后修订变更通知单,你可以在此处输入修订号。

    • 创建者
      Procore 会使用创建变更通知单的用户的姓名自动填充此字段。

    • 标题
      在此处输入描述性名称。

    • 状态
      选择变更通知单的当前状态。Procore 会自动将变更通知单置于“草稿”状态。要了解更多信息,请参阅 Procore 中变更通知单的默认状态是什么?

    • 私人
      如果你希望该项目是私人的,请选中此复选框。这意味着它仅对对合同(或资金)具有“管理员”级别权限的用户可见。

    • 截止日期
      选择截止日期以指示“指定审阅者”必须批准或拒绝变更通知单的日期。

    • 发票日期
      选择变更通知单的开票日期。

    • 指定审核人

      选择你组织中负责批准或拒绝变更通知单的 Procore 用户。要作为选项显示在此列表中,指定审阅者的 Procore 用户账户必须被添加到项目目录中,并且对合同或资金工具具有“标准”级别或更高级别的权限。请参阅将用户账户添加到项目目录

       提示

      你是变更通知单的“指定审核人”吗?要了解如何提交批准或拒绝答复,请参阅批准或拒绝变更通知单

    • 支付日期
      选择收到变更通知单付款的日期。

    • 审稿人
      该字段在新变更通知单上为空白。在“指定审阅者”批准或拒绝变更通知单后,相应人员的姓名会显示在此处。

    • 审核日期
      该字段在新变更通知单上为空白。在“指定审阅者”批准或拒绝变更通知单后,此人提交答复的日期会显示在此处。

    • 说明
      输入变更通知单的更详细说明。

    • 说明
      输入变更通知单的更详细说明。

    • 已执行
      在完全执行变更通知单后选中此复选框。

    • 已签署的变更通知单接收日期
      该字段在新变更通知单上为空白。收到已签名的变更通知单后,从日历控件中选择日期。

    • 根据主合同工具的变更通知单层级设置,将出现以下列表框中的一 (1) 个:
      或者

      变更通知单请求
      如果工具配置为三 (3) 层变更通知单,请从此下拉列表中选择与此变更通知单相关的任何变更通知单请求。请参阅在项目财务管理工具上配置变更通知单层数

    • 进度计划影响
      如果预计此变更通知单会影响施工项目的进度,请输入预计将增加到进度计划中的额外天数。

    • 修订后的实质性完成日期
      如果变更通知单修改了合同的实质性完成日期,请从日历控件中选择该日期。

    • 附件
      添加任何相关文档或图像作为文件附件。你可以使用这些方法附加多个文件:

      • 点击附加文件并从你的计算机或其他 Procore 工具中选择要添加的文件。
        或者
      • 在你的计算机上使用拖放操作将文件附件添加到 Procore。
  5. 选择以下其中一 (1) 个选项:
    • 要创建变更通知单,请点击创建
      或者
    • 要创建变更通知单并发送电子邮件通知,请点击创建并通过电子邮件发送
      或者
    • 如果你使用 Procore + DocuSign® 集成来收集签名,请点击使用 DocuSign 完成。要了解更多信息,请参阅 DocuSign®