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Procore

创建 RFI

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目标

使用项目的 RFI 工具创建 RFI。

背景

在建筑行业，RFI 用于澄清歧义、回答问题并填补施工过程中出现的信息空白。创建 RFI 的一个常见场景是，分包商或监理要求项目建筑师或工程师提供有关完成作业或任务的特定信息。例如，项目图纸可能不清除，要求可能含糊不清，或者产品规范可能已过时、不准确或不完整。在这种情况下，重要的是尽可能快速、简洁地回答问题，以防止沟通不畅、项目延误和/或返工。

在 Procore 中，RFI 由以下部分组成：

  • 一般信息。为了确保正确解释问题，必须包括所有附加信息，以提供有关特定问题、议题或歧义的相关背景信息和情景。
  • 问题。与建设工程项目相关的正式问题，需要其他人答复。例如，一个分包商可能会因为施工文件或产品规范不明确而在 RFI 上提交问题。也可以代表其他人/供应商提出问题。
  • 回复：任务分配对象在 RFI 上发送的回复。例如，项目工程师可能会回答分包商的问题以澄清不明确的规范。
  • 正式答复：已被指定为 RFI 的“正式答复”的一个回复（或多个回复）。“RFI 经理”通常会选择正式答复。

要查看 RFI 流程的通用工作流，请查看交互式工作流图。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 要创建处于“草稿”或“开放”状态的 RFI：
      • 项目 RFI 工具的“管理员”级别权限。
        或者
      • 项目 RFI 工具的“标准”级别权限，并在你的权限模板上启用“担任 RFI 经理”细分权限。
    • 要创建处于“草稿”状态的 RFI：
      • 项目 RFI 工具的“标准”级别权限。
 重要提示
  • 必须关闭“仅显示对标准和只读用户的正式答复”配置设置，以便对项目的 RFI 工具具有“标准”级别权限的用户可以查看对他们创建的 RFI 的所有答复。请参阅配置高级设置：RFI。
  • 在其权限模板上启用了“担任 RFI 经理”细分权限的用户可以查看对他们创建的 RFI（仅限“标准”）的所有答复，即使此设置已打开也是如此。

 

步骤

创建 RFI 的步骤会有所不同，具体取决于分配的项目 RFI 工具的权限级别。

以拥有“管理员”级别权限的用户身份创建 RFI

  1. 导航到项目的 RFI 工具。
  2. 点击+创建。
    create-rfi.png
  3. 在一般标签页中，用适当的信息填写表单。
    必填字段用星号 (*) 表示。

  • 编号*。当对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户创建处于打开状态的 RFI 时，这是必填字段。具有“标准”级别权限的用户在创建草稿RFI 时不需要它（请参阅什么是“草稿”RFI？）。
    注意事项：

  • 截止日期。输入或从日历中选择 RFI 答复的到期日期。此字段仅对对项目的 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户可见和可用。
    注意：“截止日期”字段会根据 RFI 工具的“配置设置”页面上指定的默认天数自动填充。请参阅配置高级设置：RFI。截止日期还会考虑到哪些日期被设置为项目的“工作日”。请参阅设置项目工作日。

  • 主题*。为 RFI 提供描述性标题。RFI 的主题在列表视图中显示为 RFI 的标题。

  • 任务分配对象。选择负责答复 RFI 问题的人员。系统会向新的任务分配对象发送一封自动电子邮件通知，主题行为“你已被分配给此 RFI”。

  • RFI 经理*。从下拉列表中选择一个 RFI 经理。请参阅什么是 RFI 经理角色？
    注意事项：

    • 默认情况下，此处显示指定 RFI 经理的名字。请参阅为项目的 RFI 指定默认 RFI 经理。
    • 如果你是对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户，你可以从列表中选择你自己或具有“管理员”级别权限的其他用户。
    • 如果你是具有“标准”级别权限的用户，则此列表只会填充对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户的名称。你只能从列表中选择另一个具有“管理员”级别权限的用户。

  • 分发。将具有“只读”级别权限或更高级别权限的用户添加到 RFI 的通讯名单中。根据用户的许可级别，他们可以使用多种方法中的至少一种来答复 RFI。有关详细信息，请参阅答复 RFI。

  • 收到自。从下拉列表中选择收到 RFI 问题的人员。

  • 责任承包商。此字段会自动预填充与在“接收自”字段中选择的用户相关联的公司。

  • 图纸编号：你可以在此字段中手动输入图纸编号。但是，将 RFI 关联到图纸的推荐流程是将 RFI 链接到图纸。

  • 地点。从下拉列表中选择与 RFI 有关的地点。
    注意：如果 Procore 配置为允许用户创建地点（请参阅允许或禁止用户在工具中创建地点），你可以点击列表底部的创建新地点按钮。

  • 规范分项。从你的规范集中选择相关部分。请参阅“规范分项”下拉列表中的选择来自何处？

  • 成本编号。为 RFI 选择成本编号。 这会将 RFI 链接到成本编号，如果 RFI 的工作范围影响项目预算并导致变更通知单，这会在以后很有帮助。 请参阅为主合同创建潜在变更通知单。

  • 项目阶段。从下拉列表中为 RFI 选择适当的项目阶段。这些阶段由贵公司的 Procore 管理员在公司级别管理工具中创建。请参阅添加自定义项目阶段。

  • 成本影响。从下拉列表中选择以下选项之一。

    • 是。如果你知道成本将受到影响的金额，请选择此选项。然后在美元框中输入一个数字以指示成本影响。
    • 是（未知）。如果你知道成本会受到影响，但不知道金额，请选择此选项。
    • 否。如果对成本没有影响，请选择此选项。
    • 待定。如果你尚未确定是否存在成本影响，请选择此选项。
    • 不适用。如果成本影响不适用于此 RFI，请选择此选项。

  • 子作业*。从下拉列表中选择一个子作业。要使此列表可用，必须启用子作业功能。请参阅在 WBS 的项目上启用子作业。

  • 进度计划影响。从下拉列表中选择以下选项之一。

    • 是。如果你知道进度计划将受到影响的天数，请选择此选项。然后在天数框中输入一个数字以指示总日历日天数。
    • 是（未知）。如果你知道进度计划会受到影响，但不知道具体天数，请选择此选项。
    • 否。如果对进度计划没有影响，请选择此选项。
    • 待定。如果你尚未确定是否存在进度计划影响，请选择此选项。
    • 不适用。如果对进度计划的影响不适用于此 RFI，请选择此选项。

  • 私密。从下拉列表中选择是或否。是表示 RFI 将被标记为私密。否表示不会将 RFI 标记为私密。有关隐私的更多信息，请将鼠标光标悬停在问号图标 (?) 上以查看工具提示。

  • 参考。可用作有用参考标签的可选字段。双击以获取最近使用的参考列表。

  • 自定义字段。如果对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户已将自定义字段配置为显示在你的 RFI 工具中，那么这些字段将显示在创建页面中，如图所示。请参阅配置设置：RFI。

  1. 问题*。如果你正在创建 RFI，请输入问题。如果你正在编辑 RFI，请修改它。注意：建议你的问题始终记录指定提交答案的人员所需的任何其他背景信息。

  1. 点击以下其中一 (1) 个按钮：

    • 创建草稿。如果你想创建一个“草稿”RFI 的版本，请点击此按钮。这会将 RFI 保存为“草稿”。后续行动者的责任由 RFI 经理承担，并且根据项目的设置发送电子邮件。请参阅 RFI 工具何时发送电子邮件通知？

    • 或者

    • 创建为打开。如果你想创建一个新的 RFI 作为“打开”，请点击此按钮。指定为 RFI 任务分配对象的用户负有第一后续行动者的责任。系统将后续行动者责任转移给指定为 RFI 任务分配对象的用户，并根据项目设置发送电子邮件。请参阅 RFI 工具何时发送电子邮件通知？

以拥有“标准”级别权限和“担任 RFI 经理”细分权限的用户身份创建 RFI

  1. 导航到项目的 RFI 工具。
  2. 点击+创建。
    create-rfi.png
  3. 在“一般信息”部分，填写以下信息：
    必填字段用星号 (*) 表示。

  • 编号*。当对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户创建处于打开状态的 RFI 时，这是必填字段。具有“标准”级别权限的用户在创建草稿RFI 时不需要它（请参阅什么是“草稿”RFI？）。
    注意事项：

  • 截止日期。输入或从日历中选择 RFI 答复的到期日期。此字段仅对对项目的 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户可见和可用。
    注意：“截止日期”字段会根据 RFI 工具的“配置设置”页面上指定的默认天数自动填充。请参阅配置高级设置：RFI。截止日期还会考虑到哪些日期被设置为项目的“工作日”。请参阅设置项目工作日。

  • 主题*。为 RFI 提供描述性标题。RFI 的主题在列表视图中显示为 RFI 的标题。

  • 任务分配对象。选择负责答复 RFI 问题的人员。系统会向新的任务分配对象发送一封自动电子邮件通知，主题行为“你已被分配给此 RFI”。

  • RFI 经理*。从下拉列表中选择一个 RFI 经理。请参阅什么是 RFI 经理角色？
    注意事项：

    • 默认情况下，此处显示指定 RFI 经理的名字。请参阅为项目的 RFI 指定默认 RFI 经理。
    • 如果你是对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户，你可以从列表中选择你自己或具有“管理员”级别权限的其他用户。
    • 如果你是具有“标准”级别权限的用户，则此列表只会填充对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户的名称。你只能从列表中选择另一个具有“管理员”级别权限的用户。

  • 分发。将具有“只读”级别权限或更高级别权限的用户添加到 RFI 的通讯名单中。根据用户的许可级别，他们可以使用多种方法中的至少一种来答复 RFI。有关详细信息，请参阅答复 RFI。

  • 收到自。从下拉列表中选择收到 RFI 问题的人员。

  • 责任承包商。此字段会自动预填充与在“接收自”字段中选择的用户相关联的公司。

  • 图纸编号：你可以在此字段中手动输入图纸编号。但是，将 RFI 关联到图纸的推荐流程是将 RFI 链接到图纸。

  • 地点。从下拉列表中选择与 RFI 有关的地点。
    注意：如果 Procore 配置为允许用户创建地点（请参阅允许或禁止用户在工具中创建地点），你可以点击列表底部的创建新地点按钮。

  • 规范分项。从你的规范集中选择相关部分。请参阅“规范分项”下拉列表中的选择来自何处？

  • 成本编号。为 RFI 选择成本编号。 这会将 RFI 链接到成本编号，如果 RFI 的工作范围影响项目预算并导致变更通知单，这会在以后很有帮助。 请参阅为主合同创建潜在变更通知单。

  • 项目阶段。从下拉列表中为 RFI 选择适当的项目阶段。这些阶段由贵公司的 Procore 管理员在公司级别管理工具中创建。请参阅添加自定义项目阶段。

  • 成本影响。从下拉列表中选择以下选项之一。

    • 是。如果你知道成本将受到影响的金额，请选择此选项。然后在美元框中输入一个数字以指示成本影响。
    • 是（未知）。如果你知道成本会受到影响，但不知道金额，请选择此选项。
    • 否。如果对成本没有影响，请选择此选项。
    • 待定。如果你尚未确定是否存在成本影响，请选择此选项。
    • 不适用。如果成本影响不适用于此 RFI，请选择此选项。

  • 子作业*。从下拉列表中选择一个子作业。要使此列表可用，必须启用子作业功能。请参阅在 WBS 的项目上启用子作业。

  • 进度计划影响。从下拉列表中选择以下选项之一。

    • 是。如果你知道进度计划将受到影响的天数，请选择此选项。然后在天数框中输入一个数字以指示总日历日天数。
    • 是（未知）。如果你知道进度计划会受到影响，但不知道具体天数，请选择此选项。
    • 否。如果对进度计划没有影响，请选择此选项。
    • 待定。如果你尚未确定是否存在进度计划影响，请选择此选项。
    • 不适用。如果对进度计划的影响不适用于此 RFI，请选择此选项。

  • 私密。从下拉列表中选择是或否。是表示 RFI 将被标记为私密。否表示不会将 RFI 标记为私密。有关隐私的更多信息，请将鼠标光标悬停在问号图标 (?) 上以查看工具提示。

  • 参考。可用作有用参考标签的可选字段。双击以获取最近使用的参考列表。

  • 自定义字段。如果对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户已将自定义字段配置为显示在你的 RFI 工具中，那么这些字段将显示在创建页面中，如图所示。请参阅配置设置：RFI。

  1. 问题*。如果你正在创建 RFI，请输入问题。如果你正在编辑 RFI，请修改它。注意：建议你的问题始终记录指定提交答案的人员所需的任何其他背景信息。

  1. 点击以下其中一 (1) 个按钮：

    • 创建草稿。如果你想创建一个“草稿”RFI 的版本，请点击此按钮。这会将 RFI 保存为“草稿”。后续行动者的责任由 RFI 经理承担，并且根据项目的设置发送电子邮件。请参阅 RFI 工具何时发送电子邮件通知？

    • 或者

    • 创建为打开。如果你想创建一个新的 RFI 作为“打开”，请点击此按钮。指定为 RFI 任务分配对象的用户负有第一后续行动者的责任。系统将后续行动者责任转移给指定为 RFI 任务分配对象的用户，并根据项目设置发送电子邮件。请参阅 RFI 工具何时发送电子邮件通知？

以拥有“标准”级别权限的用户身份创建 RFI

如果你是项目的领班、监理或分包商，你的项目经理或工程师可能会授予你项目 RFI 工具的“标准”级别权限。这使你能够创建处于“草稿”状态的 RFI，并将其发送给你指定为 RFI 经理的人员进行审核。然后，该人员可以查看你的 RFI，将其设为“开放”状态，并将其分配给项目团队的适当成员以进行答复。

注意：

  • 作为具有“标准”级别权限的用户，你不会看到对该工具具有“管理员”级别权限的用户可用的所有字段。
  • 重要提示！如果拥有 RFI 工具“标准”级别的权限，并希望收到对你 RFI 的正式答复的通知，则必须将你添加到 RFI 的通讯名单中。如果你不是通讯名单的成员，则不会收到关于你创建的 RFI 的正式答复的通知。
  1. 导航到项目的 RFI 工具。
  2. 点击 +创建。
  3. 在“一般信息”部分，填写以下信息：
    注意：必填字段用星号 (*) 突出显示。

  • 主题*。为 RFI 提供描述性标题。RFI 的主题在列表视图中显示为 RFI 的标题。

  • RFI 经理*。从下拉列表中选择一个 RFI 经理。请参阅什么是 RFI 经理角色？
    注意事项：

    • 默认情况下，此处显示指定 RFI 经理的名字。请参阅为项目的 RFI 指定默认 RFI 经理。
    • 如果你是对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户，你可以从列表中选择你自己或具有“管理员”级别权限的其他用户。
    • 如果你是具有“标准”级别权限的用户，则此列表只会填充对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户的名称。你只能从列表中选择另一个具有“管理员”级别权限的用户。

  • 分发。将具有“只读”级别权限或更高级别权限的用户添加到 RFI 的通讯名单中。根据用户的许可级别，他们可以使用多种方法中的至少一种来答复 RFI。有关详细信息，请参阅答复 RFI。

  • 收到自。从下拉列表中选择收到 RFI 问题的人员。

  • 责任承包商。此字段会自动预填充与在“接收自”字段中选择的用户相关联的公司。

  • 图纸编号：你可以在此字段中手动输入图纸编号。但是，将 RFI 关联到图纸的推荐流程是将 RFI 链接到图纸。

  • 规范分项。从你的规范集中选择相关部分。请参阅“规范分项”下拉列表中的选择来自何处？

  • 地点。从下拉列表中选择与 RFI 有关的地点。
    注意：如果 Procore 配置为允许用户创建地点（请参阅允许或禁止用户在工具中创建地点），你可以点击列表底部的创建新地点按钮。

  • 子作业*。从下拉列表中选择一个子作业。要使此列表可用，必须启用子作业功能。请参阅在 WBS 的项目上启用子作业。

  • 进度计划影响。从下拉列表中选择以下选项之一。

    • 是。如果你知道进度计划将受到影响的天数，请选择此选项。然后在天数框中输入一个数字以指示总日历日天数。
    • 是（未知）。如果你知道进度计划会受到影响，但不知道具体天数，请选择此选项。
    • 否。如果对进度计划没有影响，请选择此选项。
    • 待定。如果你尚未确定是否存在进度计划影响，请选择此选项。
    • 不适用。如果对进度计划的影响不适用于此 RFI，请选择此选项。

  • 成本编号。为 RFI 选择成本编号。 这会将 RFI 链接到成本编号，如果 RFI 的工作范围影响项目预算并导致变更通知单，这会在以后很有帮助。 请参阅为主合同创建潜在变更通知单。

  • 成本影响。从下拉列表中选择以下选项之一。

    • 是。如果你知道成本将受到影响的金额，请选择此选项。然后在美元框中输入一个数字以指示成本影响。
    • 是（未知）。如果你知道成本会受到影响，但不知道金额，请选择此选项。
    • 否。如果对成本没有影响，请选择此选项。
    • 待定。如果你尚未确定是否存在成本影响，请选择此选项。
    • 不适用。如果成本影响不适用于此 RFI，请选择此选项。

  • 参考。可用作有用参考标签的可选字段。双击以获取最近使用的参考列表。

  • 自定义字段。如果对 RFI 工具具有“管理员”级别权限的用户已将自定义字段配置为显示在你的 RFI 工具中，那么这些字段将显示在创建页面中，如图所示。请参阅配置设置：RFI。

  1. 问题*。如果你正在创建 RFI，请输入问题。如果你正在编辑 RFI，请修改它。注意：建议你的问题始终记录指定提交答案的人员所需的任何其他背景信息。

  1. 发送以供审核。点击此按钮可将新 RFI 保存为“草稿”状态，并将其发送给在 RFI 经理字段中指定的人员。这将后续行动者责任转移到 RFI 经理身上。
    注意：作为拥有项目 RFI 工具“标准”级别权限的 RFI 创建者，只能在 RFI 状态为“草稿”时编辑 RFI 的“一般信息”和“问题”部分。当 RFI 的状态变为“开放”时，只有拥有项目 RFI 工具“管理员”级别权限的用户才能编辑 RFI。