财务管理用户指南:业主

面向业主 本用户指南向项目业主提供有关如何使用 Procore 中的项目财务管理工具来精简整个项目生命周期中的财务业务流程的信息。你将学习如何使用推荐的最佳实践配置每个工具并执行常见任务。 本指南中的一些主题包括：

• 如何设置你的工作分解结构（WBS） 。Procore 提供默认 WBS，其中包括成本编号、成本 类型和可选的子作业细分。借助 WBS，你可以创建公司和/或项目级别的预算编号结构，以与 Procore 中的项目财务管理工具一起使用。要了解更多信息，请参阅工作分解结构设置。
• 如何添加或导入准确的项目预算。了解如何将预算明细项添加到项目中，如何为项目配置和分配预算视图，以及设置预测视图来识别和跟踪关键项目成本。使用从现场收集的数据跟踪项目的人工成本并将生产 数量记录在预算中。了解如何创建预算变更以将资金从一个预算明细项重新分配到另一个预算明细项。请参阅预算设置。
• 如何为你的项目创建一笔或多笔资金。设置资金工具并了解在项目有多种资金来源或交付方式时要记住的注意事项。管理上游 发票流程并创建付款接收日志。请参阅资金。
• 如何管理项目的合约数。了解合约工具的配置设置以及如何为下游协作者创建合约。指定发票联系人根据这些合约提交发票，并在已签发的付款日志中创建付款。请参阅合约。
• 如何改进监督和管理项目变更。选择使用或不使用变更事件工具来管理变更通知单。为合同配置变更通知单层设置。将变更管理引入现场——促进更快的审批、更准确的沟通，并且无需冒风险行事。请参阅包含变更事件的变更管理和不包含变更事件的变更管理。
• 如何为项目协作者管理开发票流程。定义结算期并选择项目所需的方法来为上游和下游协作者创建和提交发票。请参阅开发票。
• 如何创建和记录付款。一旦你的上游和下游发票获得批准并完成后，你可以在 Procore 中创建付款以记录付款。对于上游付款，请参阅为收到的付款创建记录。对于下游付款，请参阅将新付款添加到合约的"已签发付款"标签页。

许多公司设计的预算编号结构与CSI MasterFormat保持一致。其他公司决定实施其行业、组织或项目环境独有的预算编号结构。无论结构如何，你都可以提交请求，让 Procore 代表为你导入细分项，或者你可以加快导入过程并使用 Procore Imports 应用程序执行自己的导入。

要了解有关 WBS 的更多信息，请参阅工作分解结构登录页。我们建议阅读关于工作分解结构并与你的团队一起查看创建公司默认工作分解结构和创建项目工作分解结构中的步骤。

在 Procore 项目中设置 Procore 项目财务管理工具的第一步是创建公司的工作分解结构。你还可以选择创建唯一的项目级别 WBS。

预算工具显示有关与项目相关的所有估算成本的详细信息。第一步是直接在 Procore 中创建预算（或者也可以导入现有预算）。业主通常将预算作为内部工具来管理与各个承包商相关的项目合同和成本。它还可用于跟踪预估完工成本 - 以显示项目低于/超出预算的位置。但是，出于隐私原因，预算信息通常对外部协作者隐藏。

• 设置预算
• 导入预算
• 读取预算

公司级别管理员工具允许设置预算 视图（请参阅什么是 Procore 的标准预算视图？ ），这是配置和查看预算的自定义方式。你的自定义预算 视图可以包括各种数据列，例如初始预算金额、预算变更、修订后的预算、待处理预算变更等。

• 设置新的预算视图

有关预算工具的更多信息，请参阅预算登录页面。

Procore 项目财务管理工具通过分配给每个工具的明细项的相关预算编号将数据发送给预算工具。因此，你将能够使用 Procore 的完工预测功能来准确预测每个明细项的预估额外成本。

• 使用完工预测功能

有关预算工具的更多信息，请参阅预算登录页面。

预算变更列允许你在预算中重新分配资金，以在预算明细项之间转移资金。例如，如果你有与一个预算编号相关的成本节省，因为它低于预算，但预计另一个预算编号会超出预算，你可以从前一个预算编号中提取资金并将其作为应急开支添加到后者中。由于预算变更仅显示在预算工具上，因此外部团队成员或供应商不会看到你的内部预算调整。但是，它将为你提供一种更好的方法，以便在整个施工过程中战略性地平衡预算明细项，以确保不超过预算。

• 创建预算变更

有关预算工具的更多信息，请参阅预算登录页面。

借助 Procore 的高级预测视图，公司可以在未来几个月内分配预算值，通过创建自定义的高级预测视图并将这些视图分配给项目预算来帮助项目团队评估潜在的成本条件。需要注意的重要提示包括：

• 公司的Procore 管理员可以在公司级别管理员工具中使用系统默认的"Procore 标准预测"视图（请参阅关于 Procore 标准预测视图）创建自定义预测模板。
• 配置列和将视图分配给项目的步骤类似于用于创建预算视图的步骤 - 但是专门定制为与预算工具中可用的新预测标签页一起使用。有关说明，请参阅设置新的预测视图。

直接成本是指你的企业产生的与合约无关的成本（例如，可报销费用和间接成本）。用户可以在 Procore 中创建的不同类型的直接成本是发票、费用和工资单。从供应商处收到发票，发票是与该供应商的合约无关的成本。费用用于跟踪公司分配给项目的成本，例如计算机、电话、出差等。你还可以跟踪每月工资单成本并按预算编号对它们进行分类，以便工资单金额反映每个月的预算。

• 创建直接成本

有关直接成本工具的更多信息，请参阅直接成本登录页。

有上游预算审批要求的业主（或内部总承包商）通常会发现使用资金工具来设置上游合同和发票的价值。在你的预算设置并在项目的预算工具中可见后，你可以创建项目资金。在这里将创建和管理所有应收发票（也称为上游账单）和资金变更通知单。

如果项目的预算和资金相同，或者如果资金是预算的分部级别摘要，则可以使用预算来创建资金。内部预算和外部资金通常具有不同的详细程度，因此资金不仅仅是预算的分部级别摘要。

你可以直接在 Procore 中设置资金分项价格表（SOV），也可以导入分项价格表。设置完成后，资金必须先获得批准，项目用户才能创建变更通知单或业主发票。如果你不想在 Procore 中管理资金，可以移除资金工具。请参阅添加和移除项目工具。

• 创建资金
• 从 CSV 文件导入资金分项价格表
• 批准资金

有关资金工具的更多信息，请参阅资金工具。

如果资金工具被禁用，请参阅以下链接:

• 当我公司 Procore 账户禁用客户合同、资金或主合同工具时，我能如何调整预算视图？
• 当客户合同、资金或主合同工具被禁用时，我如何调整 Procore 标准预测视图？

一旦资金获得批准（或者如果你因为没有上游预算批准要求而选择从项目中删除资金工具），你就可以设置合同。在 Procore 中，有两种类型的合同:采购订单和分包合同。

Procore 的变更事件工具专为可能导致额外成本的任何工程项目而设计。使用此工具，你可以创建变更事件，以帮助你的团队在变更成为实际成本之前更好地了解变更的潜在成本。创建变更事件后，你可以使用该工具创建 RFQ（报价请求），该 RFQ 会发送给适当的下游协作者进行定价。

创建 RFQ 并且承包商答复报价后，团队还可以根据提交的报价创建变更通知单。你可以通过设置变更通知单层数来配置变更通知单工作流:一层、两层或三层。更多变更通知单层导致工作流更复杂，但提供了更多的控制。请参阅项目财务管理中有哪些不同的变更通知单层设置？

构建合约合同后，你可以创建变更通知单来计算额外成本。虽然大多数业主更喜欢开始使用 2 层变更通知单层，但也可以选择将其配置为使用 1 层、2 层或 3 层设置。更多变更通知单层导致工作流更复杂，但提供了更多的控制。

随着项目的进展以及合同的创建和批准，你可以开始邀请协作者向你收费。Procore 中有两（2）种发票类型:

• 资金发票。如果你是从银行接收资金并需要创建请款的项目业主，则可以使用 Procore 中的预填写功能来创建业主 发票。借助业主发票上可用的预填写功能，Procore 允许你创建业主 发票，以从项目的已获批分包商发票、相关直接成本和已获批的合约变更通知单中自动提取所有发票金额。当你需要创建请款或付款 申请时，Procore 还可以将这些数据编译为 PDF。
• 分包商/承包商发票。如果你在 Procore 的合约工具中管理下游合同（例如，你的承包商、分包商和其他专业承包商），你还可以创建下游发票。随着项目的进展，下游协作者会使用这些发票为他们完成的工程向你收费。

要了解有关在 Procore 中开发票的更多信息:

• 管理结算期
• 将发票联系人添加到采购订单或分包合同
• 创建资金发票
• 代表分包商创建发票（在此情景中，"分包商"可以是承包商或总承包商）

有关更多信息，请参阅合约登录页和资金登录页。

一旦业主发票和分包商发票获得批准并完成，你就可以在 Procore 中创建付款以记录收到的付款。

• 跟踪资金方的业主发票:
  • 为资金发票创建已收到的付款
• 跟踪在合约方提出的请款请求。当不断更新"已签发的付款"标签页时，预算报告中的"迄今已付款"列会自动更新以反映这些更改。
  • 向合约的“已签发的付款”标签页添加新付款

有关更多信息，请参阅合约登录页和主合同登录页。