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Procore

最佳实践:送审工作流管理

 注意
此页面描述了编辑送审工作流的推荐最佳实践。 点击此处查看有关该项目的送审工具的教程、视频和更多信息。

简介

工作流部分启用送审工具的通知和后续行动者跟踪组件。 工作流提供自动化工作流进度和操作/过期通知的好处。 本文将讨论编辑送审工作流的最佳实践。 你准备好了吗?

批量操作 > 应用工作流

此功能允许管理员用户批量选择多个送审项并应用新的工作流或预先创建的工作流模板。 要批量应用工作流,所有送审项必须处于草稿状态并且以前没有应用过工作流。 下面描述了将工作流批量添加到送审的两个选项。

为什么要使用批量操作?

批量应用工作流通过同时将相同的工作流添加到多个送审来节省时间。 此功能可与工作流模板配合使用,以节省更多时间。

选项 1:来自送审汇总包的批量操作

我们建议使用送审汇总包(请参阅最佳实践:送审汇总包 - 简介),因为你还可以通过送审汇总包批量编辑批量应用工作流。 此选项的主要优点是,你还可以作为流程的一部分批量启动工作流电子邮件,而不需要单独的操作来单独发送每个送审项。 请参阅批量编辑汇总包中的送审

选项 2:列表视图的批量操作

这可能是更耗时的选项,但如果选择不使用送审汇总包,你也可以从列表视图中批量应用工作流。 请参阅在送审工具中使用批量操作 > 应用工作流。 但是,与通过送审汇总包批量应用工作流不同,此选项要求你为每个项单独发送电子邮件。

注意事项

由于项仍处于草稿状态,因此在应用工作流时不会发送通知。 要完成此流程,你必须编辑每个送审项,更新状态,然后点击更新并发送电子邮件。 如果你点击更新,则不会发送电子邮件(除了任何截止日期过后的逾期通知)。

批量替换用户

人们会定期进出项目,因此需要一种方法可以轻松地将工作流用户替换为其他用户。 如果需要替换许多送审的审批者、送审者或审核人,拥有项目送审工具的"管理员"级别权限的用户可以向support@procore.com提交替换请求。 为保持数据完整性,用户只会在他们尚未响应的工作流中被替换。 请在请求中包含以下信息:

  • 公司名称:贵公司的 Procore 账户的名称。
  • 项目 ID:需要替换用户的一个或多个项目的 ID 编号。 请参阅如何找到项目 ID?
  • 当前审批者:需要替换的用户的姓名。
  • 新审批者:替换用户的名称。 此用户还必须具有送审工具的标准级别或更高级别权限。

将后续行动者恢复到上一步

在许多情况下,管理员可能需要将送审的后续行动者恢复到以前的工作流步骤。 一些示例场景包括:

  • 工作流用户忘记上传附件或将错误的附件上传到他们的答复中
  • 工作流用户提供了错误的答复
  • 将送审发送给了错误的审批者

注意事项

不建议使用此功能来管理送审修订。 当你恢复到以前的工作流步骤并输入新数据时,以前记录的数据 - 日期(发送、返回和截止日期)、注释、答复和附件 - 将被覆盖。 更改仍记录在项的变更历史记录中,但不是很明显。 此外,Procore 中的报告仅显示最新数据,因此如果将工作流移回而不创建送审修订,则无法真正了解实际后续行动者持续时间。

有关其他信息和说明,请参阅更改送审中的后续行动者。

送审修订

"创建修订"功能会创建原始项详细信息的副本(在修订编号下),其中不包括任何先前在工作流中输入的数据。 工作流步骤将被复制,但顺序将从第一步重新开始,因此你可以向送审者角色请求新的提交。 此功能可确保所有历史数据都保留在原始送审项中,同时允许将新数据添加到修订中。

最佳实践

推荐的流程是在关闭并分发原始送审项后,在必要时立即创建修订。 这会在原始送审中将被拒绝的信息传达给送审者,并提供一个新项供他们提交。 请参阅创建送审修订