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最佳实践:送审项目配置

 注意
此页面描述了设置送审配置的推荐最佳实践。 点击此处查看有关该项目的送审工具的教程、视频和更多信息。

简介

为充分利用送审工具,在创建送审之前,你需要确保所有项目级别配置已到位。 本文将介绍最显着的设置的最佳实践。 准备好了吗?

为什么我现在要这样做?

启用某些配置可提供其他功能,以帮助确保尽可能高效地处理送审。

 提示
如果你想将这些配置设置为所有新项目的默认配置,则这些设置中的大多数将在项目模板中转移。 请参阅什么是项目模板?应用项目模板时会复制哪些内容到新项目?

按规范分项为送审编号

此设置启用了一个选项,以在链接的规范分项之前为送审 编号和修订添加前缀。 例如,如果在送审的"规范分项"字段中标识规范分项 #03 30 00,则送审 编号(例如 #007)和修订编号(例如 #01)的格式将设置为 #03 30 00- 007.01(启用设置时)。 如果未启用该设置,送审 编号和修订编号的格式将设置为 #007.01。

此外,启用此设置后,每个规范分项中的送审将按顺序编号,且独立于另一个规范分项中的送审。 例如:

  • 规范分项:03 30 00
    • #03 30 00-001:混凝土配合比设计
    • #03 30 00-002:产品数据
    • #03 30 00-003:补偿器布局
  • 规范分项:07 45 00
    • #07 45 00-001: 产品数据
    • #07 45 00-002:样品

注意事项

启用此设置并创建送审后,我们不建议禁用该设置。 这样做可能会导致重复的送审编号。

动态截止日期

动态截止日期是可选但推荐的配置,它定义工作流步骤的持续时间而不是固定的截止日期。 这可确保每个工作流步骤和角色都有其合同规定的时间范围来审核和答复每个送审项。 随着工作流步骤的完成,下一步的截止日期会自动向前调整(如果上一步延迟)或向后调整(如果上一步提前)以始终符合定义的持续时间。 如果工作流步骤未在截止日期前答复,则逾期规则仍然适用。 请参阅什么是动态计算审批者截止日期?

注意事项

  • 我们建议在创建和使用送审工作流模板之前启用"动态计算审批者截止日期"配置。
  • 送审工作流截止日期符合项目的工作日设置。 请参阅设置项目工作日
  • 送审逾期 45 天后,将不会发送逾期送审电子邮件提醒。

送审进度计划计算

送审进度计划计算是一项可选但强烈推荐的功能,可显示送审项的相关里程碑日期。 这些字段由以下内容组成:

  • 物料要求送抵现场日:用户输入字段,填写送审材料在现场安装或使用的日期。
  • 前置时间:用户输入字段,输入送审所需的处理、制造和运输日历天数。
  • 设计团队审核时间:分配给外部团队审核和批准送审的日历日用户输入字段。
  • 内部审核时间:分配给内部团队审核送审的日历日的用户输入字段。
  • 计划返回日期:系统生成的字段,用于显示需要外部审核人批准送审以满足物料要求送抵现场日里程碑的里程碑日期,通常也称为"截止日期"。
    • 用于确定此值的计算是:物料要求送抵现场日 - 前置时间
  • 计划内部审核完成日期:系统生成的字段,用于显示里程碑日期,即你需要内部审核人提供已审核送审以满足"物料要求送抵现场日"里程碑的日期里程碑。
    • 用于确定此值的计算是:物料要求送抵现场日 - 前置时间 - 设计团队审核时间
  • 计划提交截止日期:系统生成的字段,用于显示你需要根据"送审者"角色提交送审以满足"物料要求送抵现场日"里程碑里程碑。
    • 用于确定此值的计算是:物料要求送抵现场日 - 前置时间 - 设计团队审核时间 - 内部审核时间

这些字段支持根据所需的特定现场日期、前置时间和分配的审核时间为工作流过程的每个成员反计算计划截止日期的功能。 此设置可以更轻松地报告送审进度以确定是否按计划进行。

当"送审进度计划计算"选项打开时:

  • 首先在物料要求送抵现场日字段中输入一个日期。
  • 接下来,在前置时间字段中输入天数。 例如,如果你输入10天,系统将通过从物料要求送抵现场日的日期中减去 10 天的前置 时间,自动加上计划返回日期。
  • 对于在设计团队审核时间字段中输入的日期也是如此。 例如,如果你输入7天,系统会从计划返回日期中减去 7 天来计算计划内部审核完成日期的自动条目。
  • 最后,在内部审核时间字段中输入天数。 例如,如果你输入5天,系统会将内部审核时间日期减去 5 天,以自动计算计划提交截止日期

注意事项

  • 这些字段仅供参考。 它们不会影响其他字段,也不会与其他字段(包括工作流截止日期)同步。
  • 为避免混淆并消除重复数据,请考虑在送审工具字段集中隐藏标准"提交截止日期"字段。 请参阅送审工具中的哪些字段可以配置为必填、可选或隐藏?
  • 这些计算假设了没有送审修订的理想场景。 在确定实际工作流截止日期时,请务必考虑潜在修订数。

为什么要启用送审进度计划计算?

显示此信息后,你可以在构建工作流时添加和参考这些重要日期,以确保你的送审在要求的现场日期之前获得批准。 请参阅启用送审进度计划计算设置送审进度计划计算

送审电子邮件

这些设置规定了在特定送审操作产生的电子邮件通知上将复制哪些送审角色。 可以根据需要配置这些通知,以更改正在发送的通知的数量。 请参阅送审工具何时向 Procore 用户发送电子邮件通知?

 重要提示
这些设置不控制发送给后续行动者用户的任何"待办事项"电子邮件。

定义送审者、审批者和审核人角色

这些角色标识任务分配对象需要对送审项执行的特定操作。 这些角色及其具体操作包括:

  • 送审者:作为工作流中的可选但建议的第一步,送审者角色负责提交请求的文档。 可以将多个用户添加到"送审者"角色,但工作流中只能有一个送审者步骤。
  • 审批者:这些用户负责答复送审项。 可以在项目送审工具配置中配置答复选项。 请参阅管理自定义送审答复
  • 审核人:此角色通常用于为审批者角色提供灵活性,可将项发送给之前未添加到同一工作流步骤的另一个用户以供审核。 只有当项在他们的后续行动者中时,审批者才能执行此操作。 项转发给审核人后,审核人可以采取与审批者类似的答复操作。 后续行动者返回给审批者以供其最终答复。 请参阅转发送审以供审核
 注意
要有效地构建送审工作流,请确保送审者、审批者和审核人已全部添加到项目目录中。 请参阅将用户账户添加到项目目录

有关这些角色如何在送审生命周期中协同工作的视觉元素,请参阅送审 - 工作流图

送审答复

这些设置允许你自定义审核人和审批者可以使用的答复。 例如,你可以将"已审核"而不是"已获批"添加为项目的首选答复。送审管理员最多可以为每个默认答复创建 12 个自定义答复,"待处理"和"已提交"除外,它们分别允许一个自定义答复。 如果自定义答复正在送审中使用,则无法删除它们。 可以对其进行编辑,但请注意,已编辑的答复将替换使用先前答复的所有位置中的先前答复。 请参阅管理自定义送审答复

工作流模板

在整个项目过程中,团队会不断在多个送审中重用相同的工作流。 团队需要能够将这些工作流定义为模板并在必要时应用它们,而不必为多个送审手动重新创建相同的工作流。 如果项目工程师要跨 10 个不同的项构建相同的工作流,则在执行重复性操作上会花费大量额外时间。 借助此功能,可以根据需要创建和重复使用模板。

注意事项

  • 由于送审工作流步骤已分配给特定用户,并且任何步骤都不能“未分配”,因此你很可能会在买断工作范围时创建新模板。
  • 如果你希望避免为每个唯一路由创建多个工作流模板,则可以创建仅包含核心工作流角色的部分工作流模板。 应用工作流模板后,可以添加其余步骤,并且可以修改任何现有步骤。 我们通常建议构建没有送审者角色的工作流模板,这样你就不需要为每个责任承包商创建一个模板。 如果所有送审工作流在其他方面都相同,则此功能特别有效。
  • 送审的工作流完成后,后续行动者会自动返回给送审经理。 但是,没有与此后续行动者关联的截止日期,并且不会发送逾期通知。 如果你希望确保送审经理根据截止日期分发送审,请在最后一步将该用户添加到工作流中。

为什么要创建工作流模板?

创建工作流模板可为你节省时间并确保所需的团队以正确的顺序审核送审项。 请参阅管理送审工作流模板

后续步骤

现在项目的送审配置已到位,你可以开始创建送审。 创建送审注册表的最快方法是使用 Procore 的送审生成器或送审导入。 最佳实践:送审生成器有关使用这些方法的详细信息和建议,请参阅最佳实践:送审生成器和 最佳实践:送审导入