在通信项中共享文档管理文件
目标
通过将文档管理工具中的文件添加到通信项来共享文档。
背景
你可以使用通信工具创建通信项，以便轻松地从文档管理工具共享文档。 附加文件直接从文档管理工具链接，确保维护文档的完整历史记录、上下文和权限。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 项目文档管理工具的“标准”或“管理员”级别权限。
和 - 项的通信类型的"标准"或"管理员"级别权限或项的通信 类型通信 类型的"只读"级别权限，并在权限模板上启用"创建项"细分权限。
- 项目文档管理工具的“标准”或“管理员”级别权限。
- 其他信息：
- 确保将用户添加到文档管理工具中必要的权限组，以便他们可以访问你添加的文件。请参阅查看和管理文档权限。
- 将文档管理文件添加到通信项后，通信项的链接将显示在
文档管理工具中文件的信息面板，为用户提供了一种跟踪文件共享的方法。 - 了解文档管理附件的行为如何不同: 文档管理附件和来自其他工具的附件有什么区别？
- 目前，存在以下条件:
- 用户必须登录 Procore 才能查看或下载文档管理附件。
- 文档管理文件不能添加到通信项中的自定义字段或用户答复。
先决条件
步骤
注意
确保将用户添加到文档管理工具中必要的权限组，以便他们可以访问你添加的文件。 请参阅查看和管理文档权限。
创建或编辑通信项
- 导航到项目的通信工具。
- 要新建通信项，请点击创建菜单并选择可用的通信 类型。
或者
要将文件添加到现有通信项，请点击该项上的编辑。 - 根据需要添加或编辑有关通信项的信息。
- 在附件部分，点击添加文件。
- 点击文档管理。
- 找到要共享的文件。 可以进行以下操作:
- 使用搜索栏和筛选器菜单按关键词和文件属性进行筛选。
- 点击显示修订旁边的切换开关以查看以前的修订。
- 点击列标题以更改文件的排序方式。
- 点击垂直省略号
列中的图标，以固定列、自动调整列或按列排序。
- 选中要附加的每个文件旁边的复选框，或选中顶部的复选框以选择可用文件。
- 点击添加。
- 附加的文档显示在文档管理工具数据表中。
你可以根据需要查看或编辑附加的文档:- 点击文件名以在查看器中打开。
- 如果需要移除任何文件:
- 要移除一个文件，请将鼠标悬停在该文件上，然后点击删除
图标。 - 要删除多个文件，请选中每个文件旁边的复选框，然后点击表格上方的删除图标。
- 要移除一个文件，请将鼠标悬停在该文件上，然后点击删除
- 准备好保存通信项时:
- 对于新的通信项，请点击创建并发布或保存为草稿。
- 如果你编辑了现有项，请点击保存。
注意:将文件添加到通信项后，该通信项的链接将显示在文档管理工具中文件的信息面板，为用户提供了一种跟踪文件共享的方法。
发送带有文档管理文件的电子邮件
通信工具允许你自动或手动发送包含安全文档管理文件链接的电子邮件，以供用户查看和下载。
自动电子邮件
当在项目的通信工具中对通信项完成某些操作时，Procore 会发送电子邮件通知。如果通信项附加了任何文档管理文件，则电子邮件摘要中会包含指向这些文件的链接，以及每个文件在交付时的修订标识符和状态。
手动电子邮件
要从通信工具手动传输文件，请执行以下步骤:
- 导航到项目的通信工具。
- 打开相关的通信项。
- 点击 省略号
图标 - 选择电子邮件。
- 填写电子邮件表单，包括添加你希望用户访问的任何文档管理文件。
有关用户如何在通信项和通信电子邮件中查看或下载附件的信息，请参阅在通信项中查看和下载文档管理文件。