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创建通信项

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目标

使用通信工具创建一般通信。

背景

你可以使用通信工具创建基于特定通信类型的通信项，例如一般通信。本文将使用一般通信作为通信项创建教程的通信类型，但是你可以将本教程中的“一般通信”名称替换为你创建的任何其他通信类型，以了解如何为该通信类型创建通信项。此外，你可以将通信设置为私密，以限制可以访问通信的协作者数量。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 项通信类型的“标准”级别或更高级别权限。
      或者
    • 项通信类型的“只读”级别权限，并在权限模板上启用“创建项”细分权限。
  • 应用了工作流的项在创建并签发后的差异:
    • "状态":自动填充工作流信息的只读字段。
    • "截止日期":只读字段，自动填充工作流确定的日期，并更改为"当前步骤截止日期"的名称。
    • "任务分配对象":只读字段，自动填充分配到工作流确定的当前步骤的用户。 该字段的名称更改为"当前步骤任务分配对象"，但"任务分配对象"字段仍然是可报告的单个字段，列出工作流中的所有任务分配对象。
    • "分发成员":工作流模板中的任何分发成员会自动填充此处，一旦工作流启动就无法删除。 允许在通信项上手动选择其他分发成员，如果需要，可以将其删除。 通知仅发送给工作流通讯名单上的成员，而不发送给工作流通讯名单上的成员 通信项通讯名单。

先决条件

步骤

  1. 导航到项目的通信工具。
  2. 点击 + 创建，并从下拉列表中选择一般通信。
  3. 在新建一般通信页面上，填写包含所需信息的表单。
    注意：星号 (*) 表示必填字段。
    • 编号：这是标识此通信项的唯一编号。当链接到其他工具以及列出通信项的任何其他位置时，前缀和编号将在列表视图的通信中显示。
    • *状态:选择以下选项之一:
      注意:如果将工作流应用于通信项，则工作流模板会在创建和签发项目后控制状态。
      • 未完成:通信未完成。
      • 成功关闭:通信已成功关闭。
      • 关闭不成功:通信未成功或未获批已关闭。
      • 自定义状态:你可以选择自定义状态（如果已创建）。 请参阅管理通信类型的自定义状态。
    • 主题：主题是通信项的标题，当链接到其他工具以及列出通信项的任何其他位置时，该标题将在列表视图的通信中显示。
    • 私密：选择私密可将通信设为私密。私密通信仅对通信创建者、接收自中列出的用户、任务分配对象中列出的用户、分发中列出的用户以及拥有公司或项目级别“管理员”权限的用户可见。
       注意
      • 如果一般通信类型启用了“查看同一公司内的用户可访问的私密项”细分权限，则与项上列出的用户属于同一公司的用户也可以查看私密项。
      • 如果你希望对在公司或项目级别上有“管理员”级别权限的用户隐藏私密通信项，请联系你的 Procore 联系人，确保他们无法查看或回复私密项，除非他们被特别列入通信项。（如果公司位于澳大利亚或新西兰，默认情况下将启用此附加隐私级别）。
      • 查看通信项时，你始终可以通过“权限”标签页查看拥有访问私密项权限的用户。
    • 任务分配对象:将答复一般通信的责任分配给来自目录用户的一个或多个项目团队成员。 将拥有"只读"级别或更高权限的用户添加到通讯名单。 根据用户的权限级别，他们可以答复通信。
      注意:如果工作流应用于通信项，则此字段将替换为"当前步骤任务分配对象"并且是只读的。
    • 截止日期:输入或从日历中选择答复的截止日期。
      注意:如果工作流应用于通信项，则此字段将更改为"当前步骤截止日期"并且是只读的。
    • 接收自:添加通信项来源的人员。
    • 分发成员:将具有"只读"或更高级别权限的用户添加到通讯名单。 根据用户的权限级别，他们可以答复通信，类似于电子邮件的"抄送"字段。
      注意:如果应用了工作流，则通信项一旦已签发，工作流模板中的任何分发成员会自动填充至此处并且无法删除。 在通信项上手动添加（或删除）其他分发成员，以便为他们授予项访问权限。 但是，通知仅发送给工作流通讯名单中的成员，而不发送给通信项通讯名单中的成员。
    • *进度影响： 选择此通信项目的主题是否会影响或将影响进度计划。
      • "是":进度计划以已知方式受到影响。
      • "是（未知）":是，进度计划受到影响，但影响的详细信息或程度尚不清楚。
      • "否":进度计划不影响。
      • "待定":待定。 你不确定进度计划是否会受到影响。
      • "不适用":进度计划与此通信项无关。
    • 子作业:选择子作业以连接到通信项。
    • 成本编号:选择要分配给通信项的成本编号。
    • 行业:选择一个或多个行业以与通信项目相关联。
    • 地点:从下拉列表中选择与通信相关的地点。
      注意:如果 Procore 配置为允许用户创建地点（请参阅允许或禁止用户在工具中创建地点），你可以点击添加 列表底部的新地点。
    • 描述：提供有关你要传达的一般通信的详细信息。
    • 附件:添加你希望包含在此一般通信沟通中的适用文件。 每个通信项的附件数量上限为 2，500 个文件。 对通信项的答复中包含的附件不计入此上限。 请参阅统一附件查看器支持哪些文件类型和格式？
  4. 点击以下其中一个按钮：
    • 保存为草稿：如果你想将工作保存为草稿版本，以便以后分发给一般通信中列出的用户，请点击此按钮。
      或者
    • 创建并发布:如果你想将此通信发布给一般通信中列出的用户并通过电子邮件发送通知，请点击此按钮。
      注意:如果工作流应用于通信项，则需要你确认了解创建项会自动触发分配的工作流的开始。

后续步骤