文档管理：一般常见问题
背景
借助 Procore 的文档管理工具，用户可以在整个施工周期中组织、访问、协作、批准和管理文档的权限。请参阅文档管理、文档管理 (iOS) 和文档管理 (Android)。
答案
以下是文档管理工具的限定发布（测试版）版本的一般常见问题列表。有关更多详细文章，请参阅常见问题标签页。
为什么 Procore 决定构建新的文档工具？
尽管 Procore 的原始文档工具在业界因其在项目生命周期内能为多个利益相关方提供服务的能力而广受赞誉，但是 Procore 客户的需求也在快速演变。其中某些需求源于 ISO 19650 和 9001 等法规要求。其他需求源于对优化工作流以支持更好的信息访问和协作的愿望。
这个新解决方案的目标不仅是支持客户的合规性和工作流需求，而且要在完全集成到 Procore 平台和工具中的情况下实现。这将使客户能够在整个项目生命周期（从施工前到收尾）中真正管理他们的信息。
Procore 中的文档和文档管理工具之间有什么区别？
有关这两种工具的比较，请参阅 Procore 中的“文档”和“文档管理”工具之间有什么区别？
现场用户如何在他们的移动设备上查看批准的施工文件？
移动用户可以在适用于 iOS 和 Android 的 Procore 移动应用程序的文档管理工具中查看批准的文档。你可以限制他们仅访问批准的文档。当用户打开文档进行查看时，文档会同时下载到他们的设备上。
哪些元数据可以自动填充？
谁可以向文档添加标记？
只有工作流任务分配对象可以将标记添加到 .pdf 文档。请参阅关于文档管理工具中的工作流。
文档管理工具是否支持文件夹？
文档管理工具不支持文件夹，因为它们会增加文档失去其单一事实来源的机会。
要以与文件夹类似的视觉方式组织文件，可以创建"保存的视图"，以便用户快速轻松地访问特定文档。 请参阅在文档管理工具中创建保存的视图。 与传统文件夹不同，保存的视图会根据应用的筛选器和文档权限自动显示相关文档，同时保留每个文档的单一事实来源。
如何分组和组织我的文档以便于浏览？
你可以创建自定义"保存的视图"以随时快速轻松地访问特定文档。请参阅在文档管理工具中创建保存的视图。 所有用户都可以创建自己的个人视图，拥有文档管理工具的"管理员"权限的用户可以创建视图供项目中的每个人使用。
除了保存的视图外，还可以通过多种方式浏览文档:
- 应用筛选器并对结果排序。 你甚至可以按"我"进行筛选以查看你创作或更新的文档。请参阅在文档管理工具中搜索并筛选文档。
- 显示、隐藏或重新排序任何数据列。 请参阅在文档管理工具中配置视图。
当有新文档可用时，用户如何获得通知？
当用户被分配到审批工作流步骤时，轮到他们批准文档时，将收到电子邮件通知。此外，文档管理工具管理员可以选择通知个人或通讯组有关"上传"标签页中的新文档，或者当有人上传满足特定保存视图标准的新文档修订时。例如，当有人上传已获批电气图纸的新版本时通知团队。收件人可点击电子邮件通知中的链接以高效查看更新的图纸。
我可以查看文档发生了什么变更以及发生的时间吗？
可以，具有相应权限的管理员和用户可以查看文档属性和元数据的所有变更，以及这些变更发生的时间。请参阅在文档管理工具中查看文档的变更历史记录。
文档管理工具是否会连接到图纸工具？
可以，你可以在图纸工具中打开文档管理文件。不必在两种工具中完成同一文档的上传过程，只需在文档管理工具中执行一次。然后，从图纸工具的文件选择器中，找到该文档并快速将其附上所有元数据。在将文档管理文件导入图纸工具时会发生什么？中了解更多信息。
文档管理是否与第三方应用程序集成？
尽管目前还没有与第三方应用程序的集成，但我们将与第三方合作伙伴密切合作，以构建与文档管理工具的新集成。
文档管理工具是否与公司级别文档工具集成？
否，没有与公司或项目级别文档工具集成。
是否会将文件从文档工具迁移到文档管理工具？
否，文档和文档管理工具之间不会自动迁移数据。如果想在两个工具之间传输数据，则需要从文档工具下载文档并将它们上传到文档管理工具。