在文档管理工具中创建保存的视图

目标

在项目的文档管理工具中创建保存的视图。

背景

由于保存的视图是在集合中创建的，因此集合的筛选器会影响可以为其中的任何保存的视图选择哪些筛选器。 例如，在"审核中"集合中构建"电气"已保存视图时，该集合已经筛选掉了具有IR-审核中状态之外的所有文档，因此保存的视图只需要添加筛选器电气来自类别下拉菜单。 用户无法添加DR-草稿状态，因为"审核中"集合不包括这些状态。 换言之，集合和保存的视图具有父子关系。 保存的视图（子视图）采用其集合（父视图）的筛选器。

需要考虑的事项

• 所需用户权限：
  • 要创建只有你可以看到的个人保存视图，需要拥有项目文档管理工具的"标准"级别或更高级别权限。
  • 要为项目中的每个人创建保存的视图，需要项目文档管理工具的"管理员"级别权限。
• 其他信息：
  • 所有保存的视图必须位于一个集合中。
  • 在你向文档列表应用至少一个新筛选器之前，不会显示"创建"按钮。
  • 个人保存的视图（选择“我”作为访问级别）只能由创建它的个人看到。
  • 项目保存的视图（"项目中的每个人"访问级别）以后无法更改为个人视图。 但是，如果你具有该工具的"管理员"权限，则可以稍后将个人保存视图更改为项目视图。 请参阅在文档管理工具中编辑保存的视图。

步骤

1. 导航到项目的文档管理工具。
2. 确保你位于文档标签页中。
3. 在"保存的视图"面板中，点击粗体集合名称下列出的保存的视图。 例如，点击名为"已发布"的集合中的"所有已发布文档"。
   注意:如果"保存的视图"面板隐藏，请点击下方的显示保存的视图表格顶部的图标。
   提示:要决定选择哪个集合的保存视图，请考虑你所需的第一级筛选。 请参阅什么是文档管理工具中的集合？了解有关集合以及如何使用工具查看其筛选器的更多信息图标。
4. 使用筛选器菜单可对当前保存的视图中的筛选器进行至少一项更改。 考虑以下提示:
   • 如果您只想要每个文档的最新修订版，请点击最新修订按钮。 否则选择所有修订。
     • "最新修订"取决于上下文。 用户权限、集合的筛选器以及修订的排序方式都会智能地影响保存的视图中显示的修订。
   • 如果要添加筛选器，其中包含集合本身已筛选出的文档，你需要为所需的保存视图找到更合适的集合。
     • 通过点击信息，了解什么是集合的筛选器图标。
5. 当你准备好创建保存的视图时，点击创建。
   注意:如果"创建"按钮处于非活动状态，则表示筛选器不在集合的参数范围内，或者尚未选择与所在的已保存视图不同的筛选器。
   
6. 填写以下信息：
   带星号 （*） 的字段为必填项。
   • 名称*：输入已保存视图的名称。 此名称将显示在“保存的视图”列表中。
   • 描述:输入保存的视图的描述。
   • 查看访问权限:为保存的视图选择访问权限选项。
     注意： 只有对文档管理工具具有“管理员”权限的用户才能为项目中的每个人创建视图。
     • 要创建只有你可以看到的个人已保存视图，请选择我。
     • 要创建项目中的每个人都可以看到的已保存视图，请选择项目中的每个人。
7. 点击创建。
   新保存的视图将添加到保存的视图面板中。 可随时点击已保存视图的名称以查看筛选后的文档列表。

另请参阅

• 在文档管理工具中编辑保存的视图
• 删除文档管理工具中保存的视图
• 编辑视图设置
• 在文档管理工具中搜索并筛选文档