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在文档管理工具中编辑保存的视图

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目标

在项目的文档管理工具中编辑保存的视图。

背景

A saved view is a saved set of search filters for quick access to documents in the Document Management tool. Saved views visually organize your documents while also meeting the needs of a particular context, such as the saved view 'Published Electrical Drawings' for electricians who only want to see the latest approved versions of a specific document type. Unlike traditional folders, saved views don't require users to specify an upload location; they automatically absorb past, present, and future revisions of the same document. 

Admins can create saved views for everyone on the project, and individual users can create saved views that are only visible to them. Each saved view is kept inside a collection, which is a parent category with its own set of filters determined by project Admins. 

集合的筛选器会影响可以为其中的任何已保存视图选择哪些筛选器。 例如，在"审核中"集合中构建"电气"已保存视图时，该集合已经筛选掉了具有IR-审核中状态之外的所有文档，因此保存的视图只需要添加筛选器电气来自类别下拉菜单。 用户无法添加DR-草稿状态，因为"审核中"集合不包括这些状态。 换言之，集合和保存的视图具有父子关系。 保存的视图（子视图）采用其集合（父视图）的筛选器。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 要编辑自己保存的视图，需要文档管理工具的"标准"或"管理员"级别权限
    • 要编辑项目保存的视图，需要文档管理工具的"管理员"级别权限。
  • 其他信息：
    • 为"项目中的每个人"创建的保存视图无法更改为个人视图。

步骤

  1. 导航到项目的文档管理工具。
  2. 确保你位于文档标签页中。
  3. 在"保存的视图"面板中，点击要更新的视图。
    注意:如果"保存的视图"面板隐藏，请点击下方的显示保存的视图icon-show-saved-views.png表格顶部的图标。
  4. 可以进行以下操作：

更新保存的视图筛选器

如果你想更改在你创建的已保存视图中显示的文档，请按照以下步骤操作。 你还可以修改管理员创建的已保存视图的筛选器，但要保存新筛选器，你必须创建一个新的保存视图。

  1. 点击已保存视图的名称。
  2. 从更多筛选器icon-filter2.png菜单，添加或删除筛选器，以更改视图中显示的文档。
    • 进行更改后，已保存视图的名称旁边会出现"更新"按钮，如果你想创建一个全新的已保存视图，"创建"按钮将会变为活动状态。
    • 如果没有看到"更新"按钮，则说明保存的视图不是你创建的，你无法对其进行编辑。
    • 请参阅搜索和筛选文档以了解有关筛选的更多信息，包括最新修订/所有修订筛选器所在的位置。
  3. 点击已保存视图名称旁边的 更新 。更改会自动应用于保存的视图。
    2024-07-02_Update a saved view.png

更新保存的视图列

你可以保存列首选项，使其成为已保存视图的一部分。 对列进行更改，然后点击显示在已保存视图名称旁边的"更新"按钮。 你可以保存设置，例如哪些列可见、它们的顺序以及是将任何列固定在左侧还是右侧。按照详细说明操作，请参阅在文档管理工具中配置视图。

编辑已保存视图的名称或描述

如果你想更改已保存视图的名称或描述，请按照以下步骤操作。 如果你具有文档管理工具的"管理员"权限，则还可以将保存的视图更改为对项目中的每个人可见。

  1. 在"保存的视图"部分中，点击垂直省略号icon-ellipsis-vertical.png想要为其编辑详细信息的已保存视图旁边的图标。
    注意:你必须是保存视图的创建者或项目管理员才能看到此图标并编辑保存视图的详细信息。
  2. 点击编辑名称和描述。
    这将打开"更新保存的视图"窗口。
  3. 根据需要更新名称和描述字段。
    注意:如果你具有文档管理工具的"管理员"权限，你还可以通过在"查看访问权限"字段中选择"项目中的每个人"来选择将你的个人保存视图更改为项目中的每个人都可以看到的视图。 但是，项目视图不能改回个人视图。
  4. 点击更新。
    2024-07-02_Edit name and description of saved view.png

另请参阅