管理文档管理工具的可配置字段集和默认字段
目标
在文档管理工具中管理文档的默认字段和字段选项。
需要考虑的事项
- 所需用户权限：
- 公司级别管理员工具的"管理员"级别权限。
注意:对文档管理工具具有"管理员"级别权限的用户可以在"配置设置"页面上显示或隐藏特定项目的默认字段选项。请参阅配置设置:文档管理。
- 公司级别管理员工具的"管理员"级别权限。
- 其他信息：
- 无法关闭或删除 Procore 所需的默认字段。 请参阅为什么不能为文档管理工具关闭某些文档"类型"？
步骤
文档管理工具的字段可以在公司和项目级别进行管理。请参阅以下选项：
配置项目的字段集和默认字段
新建可配置字段集
- 导航到公司级别管理员工具。
- 在侧边栏上，向下滚动到"工具设置"，然后点击文档管理。
- 字段集标签页会自动打开。
- 点击新建。
- 输入字段集的名称，点击创建。
- 在"编辑字段集"页面中，选中想要设为必填的任何其他字段旁边的必填复选框。
注意: Procore 提供的字段无法关闭，并且无法将必填字段（名称、修订、状态和类型）标记为可选。 有关字段的更多信息，请参阅文档管理工具中有哪些不同字段？ - 点击保存。
- 在"将更改应用于项目？"窗口中，点击分配项目将字段集添加到项目。
- 在“分配项目”窗口中，勾选要应用该字段集的各个项目旁边的复选框，然后点击更新。
- 在"将更改应用于项目？"窗口中，点击确认。
- 可选：要将字段集设置为新项目的默认值，请点击设置为默认。
编辑默认字段
- 导航到公司级别管理员工具。
- 在侧边栏上，向下滚动到"工具设置"，然后点击文档管理。
- 点击默认字段标签页。
你可以管理以下字段的选项:- 分类:文档类型的特定子类型。
- 类别：与此文档关联的类别。
- 状态文档在流程中进行的状态。
- 类型:不同类别的文档，例如图纸、规范或模型。
- 量/系统:为一个角色或目的协同工作的一整套设备。
- 点击箭头
字段名称旁边的图标以显示该字段的选项。 - 点击编辑。
- 根据需要修改字段的选项:
- 要重命名选项的编号或更新其描述，请点击该字段并输入更新后的文本。
- 要隐藏选项，请取消选中复选框。
- 要显示选项，请选中复选框。
- 要添加选项，请点击添加选项。
- 要删除选项，请点击删除图标。
- 当你准备好保存更改时，点击保存。
显示或隐藏字段选项
在项目的文档管理工具中，你可以自定义显示具有多个选项的字段的选项。 例如，你可以选择哪些选项在"类别"字段中显示，因为它是一个单选下拉菜单。
- 导航到项目的文档管理工具。
- 点击配置设置
图标。 - 点击文档标签页。
- 点击“文档字段”旁边的箭头 图标以展开该部分。
每个字段都列出了它的名称、字段类型和描述。 - 点击要管理的字段。
注意:目前，你只能管理单选下拉字段的字段选项（例如状态、类型和类别）。 如果点击其他字段类型，你将看到有关该字段的信息，没有可用的"编辑"按钮。 - 点击编辑字段。
- 选择你希望人们能够在工具中选择哪些字段选项:
- 要隐藏选项，请取消选中复选框。
- 要显示选项，请选中复选框。
- 点击保存。