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Procore

创建投标文件包

目标

使用项目的投标工具创建投标文件包。

背景

Procore 的投标管理工具允许公司通过电子邮件分发投标文件、管理投标清单和邀请投标人。收到邀请后,投标人可以登录 Procore 检索投标文件并提交投标。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限:
    • 项目投标工具的“管理员”级别权限。
  • 其他信息:
    • 项目可以处于施工的任何阶段,以创建投标文件包并便于你的订阅者响应投标。
    • 用户只能看到投标清单中有他们的名字并且已邀请他们参加的投标。

先决条件

  • 完成配置高级设置:投标中的步骤。
  • 在“文档”工具中为投标文件和图纸创建一个文件夹(例如,“投标文件”)。在此文件夹下,你可以为每个投标文件包创建无限个子文件夹并将相关文档上传到每个子文件夹中。
    • 只有包含文件的文件夹和子文件夹才能使用邀请电子邮件中的下载链接进行下载。
    • 要了解如何使用“文档”工具创建文件夹,请参阅创建文件夹

视频

步骤

  1. 导航到项目的投标工具。
  2. 点击创建投标文件包
  3. 输入以下信息:
    注意:必填字段由星号 (*) 指示。
  • 一般信息
    • *文件包标题:输入投标文件包的标题(例如“管道”)。这将显示在投标工具的列表页面和分包商将收到的电子邮件中。
    • 编号:为投标文件包输入一个编号。如果你有现有的投标文件包,此字段将填充序列中的下一个编号。
    • 状态:如果投标文件包仍在进行中,请选择“未完成”。如果投标已被授予并关闭,请选择“已关闭”。投标一旦“关闭”,投标人将无法看到投标信息。
    • *投标截止日期:设置投标截止日期和时间。如果你获得延长投标的授权,则必须更改投标截止日期以反映这一点;否则,如果投标人试图在初始投标截止日期之后输入报价,可能无法输入金额。
      你可以启用允许在截止日期之后提交投标的选项。有关详细信息,请参阅配置高级设置:投标。这将显示在分包商将收到的邀请电子邮件中。
      注意:如果投标截止日期未确定,你可以选中“待处理”复选框。
    • *投标单会计方法:选择投标单是采用基于金额还是基于单位/数量的会计方法。
    • 禁用分项投标:如果你想允许投标人提交未分项的投标,则选中此框,这会将投标从明细项特定投标更改为一次性付款。
      注意:
      • 此选项仅在你选择基于金额作为投标单会计方法时可用。
      • 如有启用,将在投标文件包上禁用成本编号。
    • *主要投标联系人:选择以个人名义或“Procore Mailer”发送投标邀请电子邮件。在这两种情况下,投标人都会收到来自 Procore 自动电子邮件地址 (notifications@procoretech.com) 的投标邀请。要更改自动电子邮件地址的第一部分(例如“通知”),请联系你的 Procore 联系人。
      注意:如果你选择使用个人名义发送,主要联系人的姓名将显示在投标邀请和任何通信中,并会收到所有投标电子邮件,而不是投标文件包创建者。
    • 投标抄送组:在此列表中添加当投标被递交时会应收到通知的成员。
      注意:必须将用户添加到投标抄送组中才能对投标注释进行操作。请参阅添加注释到投标清单
    • 项目描述:输入将出现在发送给受邀投标人的邀请电子邮件上的描述。
      注意:你可以在公司管理员工具中为此字段设置默认值,以便在每次创建投标文件包时预先填充它们。请参阅设置默认公司投标配置
    • 投标须知:输入将显示在投标表上的说明,并包含指向 Procore 投标支持页面的链接,以便投标人快速访问如何下载投标文件。
      注意:你可以在公司管理员工具中为此字段设置默认值,以便在每次创建投标文件包时预先填充它们。请参阅设置默认公司投标配置
  • 投标前信息
    • RFI 截止日期:点击以启用投标前 RFI 截止日期。设置日期和时间。
    • 现场演练:点击以启用投标前演练。设置日期和时间。
    • 演练注释:输入有关演练的任何相关信息。
  • 高级设置
    • 预期授予日期:设置投标文件包的预期授予日期。该日期将显示在投标单上。
    • 倒计时电子邮件:点击以启用从截止日期前的指定天数开始向所有未拒绝投标的投标人发送每日倒计时电子邮件。
    • 接受截止日期之后的提交:如果你想允许用户在指定的截止日期之后提交投标,请点击此选项。
    • 启用投盲标:如果你不想在截止日期之前看到任何投标金额或在投标时收到任何通知电子邮件,请点击此选项。请参阅什么是投盲标?
    • 禁用电子投标:点击不允许分包商以电子方式提交投标的项目。
    • 包含投标文件:如果你想将投标文件作为可下载文件包含在投标文件包邀请电子邮件中,请点击此选项。
    • 投标递交确认消息:输入将在投标人提交投标后发送给投标人的消息。
      注意:你可以在公司管理员工具中为此字段设置默认值,以便在每次创建投标文件包时预先填充它们。请参阅设置默认公司投标配置
  1. 点击创建投标文件包

附加投标文件
注意:你可以跳过或后退一步。

  1. 从以下选项中选择要添加到投标文件包的单个文件和/或文件夹:
  • 图纸:在模块中,选择图纸。选中要附加的文件夹和/或单个图纸旁边的复选框。
    注意:
    • 如果启用了图纸区域,则每次只能从一个图纸区域中选择图纸。有关详细信息,请参阅启用或禁用图纸区域
    • 可以按集、类别或关键词搜索和筛选图纸。
    • 在选择图纸时可以将视图更改为树视图或缩略图视图 (thumbnail or tree view.jpg)。
  • 文档:在模块中,选择文档并勾选你要包含在投标文件包中的文件夹和/或单个文件旁边的复选框。
  • 规范:在模块中,选择规范并勾选你要附加的规范文件夹和/或单个规范旁边的复选框。
    注意:如果在项目上启用了规范工具,则此菜单中的选择将填充该工具的规范分项,并在保存投标文件包时显示为链接。如果在项目上禁用了规范工具,则此菜单中的选择将填充来自项目管理员工具的值。
  1. 点击添加文件

添加投标人
注意:你可以跳过或后退一步。

  1. 通过以下方式选择投标人:
  2. 点击添加投标人
    你将被定向到投标文件包的投标人标签页。

后续步骤


一旦你邀请用户对你的项目进行投标,你在此处填写的信息将通过电子邮件发送给这些用户。信息如下所示:

 

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另请参阅

 

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