最佳实践：送审

简介

在你的团队开始创建送审之前，你需要确保所有公司级别的配置都已到位。这将有助于防止问题和以后返工。你准备好了吗？

自定义送审类型

借助 Procore 的送审工具，你可以发送可能需要项目审批工作流的任何类型的文档。送审类型允许你通过创建单独的送审类别来组织这些文档。 请参阅创建自定义送审类型。 你的项目团队可以根据送审的类型筛选和报告送审，以轻松找到他们需要的数据。

自定义送审状态

Procore 为送审提供 3 种默认状态：未完成、已关闭和草稿。但是，你可能希望添加更多状态来准确显示送审的状态在提交和审批流程中所处的位置。

“未完成”送审可能是：

• 已请求但尚未收到的送审
• 已收到并正在审查（内部或外部）的送审

“已关闭”送审可能是：

• 已获批准的送审，有或没有例外
• 已被拒绝或标记为“修改并重新提交”的送审

可配置字段集

使用可配置的字段集，有助于确保你的项目团队只查看和填写适用于公司流程的字段。请参阅创建新的可配置字段集。

自定义字段

自定义字段允许你的团队捕获公司和/或项目独有的数据。 请参阅创建新的自定义字段。

简介

为了充分利用送审工具，你需要确保在创建送审之前所有项目级别配置都已到位。 本文将介绍最显着的设置的最佳实践。 你准备好了吗？

按规范分项为送审编号

此设置启用了一个选项，以在链接的规范分项之前为送审 编号和修订添加前缀。 例如，如果在送审的"规范分项"字段中标识规范分项 #03 30 00，则送审 编号（例如 #007）和修订编号（例如 #01）的格式将设置为 #03 30 00- 007.01（启用设置时）。 如果未启用该设置，送审 编号和修订编号的格式将设置为 #007.01。

此外，启用此设置后，每个规范分项中的送审将按顺序编号，且独立于另一个规范分项中的送审。 例如:

• 规范分项:03 30 00
  • #03 30 00-001:混凝土配合比设计
  • #03 30 00-002:产品数据
  • #03 30 00-003:补偿器布局
• 规范分项:07 45 00
  • #07 45 00-001： 产品数据
  • #07 45 00-002：样品

动态截止日期

动态截止日期是可选但推荐的配置，它定义工作流步骤的持续时间而不是固定的截止日期。 这可确保每个工作流步骤和角色都有其合同规定的时间范围来审核和答复每个送审项。 随着工作流步骤的完成，下一步的截止日期会自动向前调整（如果上一步延迟）或向后调整（如果上一步提前）以始终符合定义的持续时间。 如果工作流步骤未在截止日期前答复，则逾期规则仍然适用。 请参阅什么是动态计算审批者截止日期？

送审进度计划计算

送审进度计划计算是一项可选但强烈推荐的功能，可显示送审项的相关里程碑日期。 这些字段由以下内容组成:

• 物料要求送抵现场日:用户输入字段，填写送审材料在现场安装或使用的日期。
• 前置时间:用户输入字段，输入送审所需的处理、制造和运输日历天数。
• 设计团队审核时间:分配给外部团队审核和批准送审的日历日用户输入字段。
• 内部审核时间:分配给内部团队审核送审的日历日的用户输入字段。
• 计划返回日期:系统生成的字段，用于显示需要外部审核人批准送审以满足物料要求送抵现场日里程碑的里程碑日期，通常也称为"截止日期"。
  • 用于确定此值的计算是:物料要求送抵现场日 - 前置时间
• 计划内部审核完成日期:系统生成的字段，用于显示里程碑日期，即你需要内部审核人提供已审核送审以满足"物料要求送抵现场日"里程碑的日期里程碑。
  • 用于确定此值的计算是:物料要求送抵现场日 - 前置时间 - 设计团队审核时间
• 计划提交截止日期:系统生成的字段，用于显示你需要根据"送审者"角色提交送审以满足"物料要求送抵现场日"里程碑里程碑。
  • 用于确定此值的计算是:物料要求送抵现场日 - 前置时间 - 设计团队审核时间 - 内部审核时间

这些字段支持根据所需的特定现场日期、前置时间和分配的审核时间为工作流过程的每个成员反计算计划截止日期的功能。 此设置可以更轻松地报告送审进度以确定是否按计划进行。

当"送审进度计划计算"选项打开时:

• 首先在物料要求送抵现场日字段中输入一个日期。
• 接下来，在前置时间字段中输入天数。 例如，如果你输入10天，系统将通过从物料要求送抵现场日的日期中减去 10 天的前置 时间，自动加上计划返回日期。
• 对于在设计团队审核时间字段中输入的日期也是如此。 例如，如果你输入7天，系统会从计划返回日期中减去 7 天来计算计划内部审核完成日期的自动条目。
• 最后，在内部审核时间字段中输入天数。 例如，如果你输入5天，系统会将内部审核时间日期减去 5 天，以自动计算计划提交截止日期。

启用拒绝工作流

强烈建议使用此设置。启用后，来自工作流审批者的"拒绝"或"修订并重新提交"的送审答复会自动将后续行动者发送给送审经理以确定下一步。

• 由于"拒绝"或"修订并重新提交"答复，送审经理将收到电子邮件通知，他们现在是后续行动者用户。 将后续行动者发送给送审经理时，他们可以选择:
  • 关闭送审，并根据需要创建一个修订。
  • 将后续行动者返回工作流中的上一步。
  • 恢复工作流。
    • 工作流恢复后，将从停止的地方继续。 例如:
      • 如果在没有其他审批者的步骤中输入了"拒绝"或"修订并重新提交"答复，工作流则会进入下一步。 如果没有下一步，则工作流完成。
      • 如果在步骤中输入了"拒绝"或"修改并重新提交"答复，而更多所需的审批者尚未答复，工作流将在同一步骤恢复，以便其他所需的审批者进行答复。

送审电子邮件

这些设置规定了在特定送审操作产生的电子邮件通知上将复制哪些送审角色。 可以根据需要配置这些通知，以更改正在发送的通知的数量。 请参阅谁会在创建或更新送审时收到电子邮件？

定义送审者、审批者和审核人角色

这些角色标识任务分配对象需要对送审项执行的特定操作。 这些角色及其具体操作包括:

• 送审者:作为工作流中的可选但建议的第一步，送审者角色负责提交请求的文档。 可以将多个用户添加到"送审者"角色，但工作流中只能有一个送审者步骤。
• 审批者:这些用户负责答复送审项。 可以在项目送审工具配置中配置答复选项。 请参阅管理自定义送审答复。
• 审核人:此角色通常用于为审批者角色提供灵活性，可将项发送给之前未添加到同一工作流步骤的另一个用户以供审核。 只有当项在他们的后续行动者中时，审批者才能执行此操作。 项转发给审核人后，审核人可以采取与审批者类似的答复操作。 后续行动者返回给审批者以供其最终答复。 请参阅转发送审以供审核。

有关这些角色如何在送审生命周期中协同工作的视觉元素，请参阅送审 - 工作流图。

送审答复

这些设置允许你自定义审核人和审批者可以使用的答复。 例如，你可以将"已审核"而不是"已获批"添加为项目的首选答复。送审管理员最多可以为每个默认答复创建 12 个自定义答复，"待处理"和"已提交"除外，它们分别允许一个自定义答复。 如果自定义答复正在送审中使用，则无法删除它们。 可以对其进行编辑，但请注意，已编辑的答复将替换使用先前答复的所有位置中的先前答复。 请参阅管理自定义送审答复。

工作流模板

在整个项目过程中，团队会不断在多个送审中重用相同的工作流。 团队需要能够将这些工作流定义为模板并在必要时应用它们，而不必为多个送审手动重新创建相同的工作流。 如果项目工程师要跨 10 个不同的项构建相同的工作流，则在执行重复性操作上会花费大量额外时间。 借助此功能，可以根据需要创建和重复使用模板。

后续步骤

现在项目的送审配置已到位，你可以开始创建送审。 创建送审注册表的最快方法是使用 Procore 的送审生成器或送审导入。 最佳实践：送审生成器有关使用这些方法的详细信息和建议，请参阅最佳实践：送审生成器和 最佳实践：送审导入 。

简介

送审导入是批量生成包含项目送审和汇总包的详细数据的送审注册表的最有效方法。 本指南将向你展示最佳实践，以帮助你在使用送审导入时最大限度地提高效率。 准备好了吗？

使用导入模板

首先，直接从 Procore Imports 应用程序或从我们的支持网站下载送审导入送审 导入 模板: 下载送审导入模板。

后续步骤

既然已经从导入中创建了送审注册表，我们建议使用 Procore 的送审汇总包功能为多个送审项启动工作流。 请参阅最佳实践:送审汇总包 - 创建和审核。

或者，Procore 的批量操作功能可以将工作流添加到列表视图中的多个送审项。 请参阅最佳实践:送审项目配置。

简介

如果项目有已发布的规范书，Procore 的送审生成器可能是创建送审注册表最快的方法之一。 送审生成器可以根据规范集中的特定格式查找送审，并创建基本的送审列表。 本指南将向你展示最佳实践，以帮助你在使用送审生成器时最大限度地提高效率。 你准备好了吗？

我为什么要使用送审生成器？

在项目开始时生成送审列表有助于避免忘记关键送审。使用送审生成器可以用更少的时间和精力完成手动需要数周才能完成的工作。

送审生成器的理想规范格式

送审生成器在处理规范集时会查找特定组件。如果缺少这些组件，那么可能会检测到很少送审或检测不到送审。请查看下面的信息，并查阅你的规范集，以确保遵守这些规则：

1. OCR 技术在很大程度上依赖于 PDF 文档的质量。因此，我们强烈建议尽可能使用基于矢量的 PDF。请参阅 PDF 中的栅格和矢量内容有什么区别？了解更多信息。
2. 送审生成器仅在包含英文单词“submittals”的分项标题中查找送审信息。
3. 在“submittals”子分项中，项需要缩进以作为单独的送审项正确获取。
4. 在每个项的名称上，送审生成器会查找冒号 (:) 之前与贵公司的送审材料（默认或自定义）完全匹配的内容。如果未检测到完全匹配，送审生成器会默认将选择“其他”作为送审类型。

从送审生成器创建送审项

在送审生成器的审核流程中确认送审之前，你应该知道你希望如何在 Procore 中组织项目的送审。要更好地了解 Procore 中的送审组织，请参阅最佳实践：送审汇总包 - 简介。

送审生成器会创建带有以下用户确认字段的送审项：

• 标题
  • 注意：由于标题通常包含与送审类型相关的文本，请在配置和应用标题之前验证“送审类型”字段是否准确。应用配置的标题将自动更新等待确认的送审中的任何现有标题。在配置标题后，手动更改送审的“类型”不会自动更新送审的“标题”。
• 类型
• 描述
• 送审经理

送审生成器会创建带有以下系统预填充字段的送审项：

• 规范分项编号和描述
• 状态（创建的所有送审都将处于“草稿”状态。）
• 送审编号
  • 注意：
    • 如果项目启用了“按规范分项为送审编号”设置，则送审将会相应地在其规范分项中进行编号。例如：
      • 06 25 09 - 001
      • 06 25 09 - 002
      • 06 25 09 - 003
    • 如果项目禁用了“按规范分项为送审编号”设置，则无论规范分项编号如何，将按顺序对整个已审核送审列表进行编号。

后续步骤

现在你的送审注册表已经使用上述字段创建，还有更多字段需要更新以获取更多背景信息。要将此剩余信息添加到送审中，我们建议使用 Procore 的批量操作功能来编辑汇总包中的多个送审项。请参阅批量编辑汇总包中的送审。Procore 的批量操作功能还可用于编辑汇总包外的多个送审项。请参阅在送审工具中使用批量操作 > 编辑。

另请参阅

最佳实践：送审汇总包 - 创建和审核

简介

在开始创建和发送送审之前，了解你希望如何在项目中组织送审将会在以后避免很多问题。不仅要考虑设计团队最有效的方案，还要确保考虑到现场团队的需求。通常情况下，现场团队在这个阶段没有得到足够的重视，这可能会导致他们难以在后期获得批准的文档。此外，由于你和设计团队之间的审批编号可能不匹配，在某些送审已经发送以供批准后，更改送审组织计划将会变得更加困难。

关于文件打包和批准的问题

送审通常被视为承包商提交给设计团队的任何文档，目的是获得项目（设备、材料等）的使用批准。从历史上看，大多数建筑业专业人士将送审汇总包视为单个 PDF，其中包括封面和所有送审项。当像这样的汇总包被发送给设计团队时，他们可能会对单个项提供评论，但通常会为整个汇总包提供单一答复，例如“已获批”或“修订并重新提交”。当涉及整个汇总包的审批时，可能会遇到困难，具体取决于贵公司的送审修订流程。

Procore 中的送审汇总包

在 Procore 中，送审汇总包中的单个项有自己的工作流和批准，而不是整个汇总包。在 Procore 中，单个项更类似于上述熟悉的汇总包，而送审汇总包则更类似于相关项的灵活分组。

在 Procore 中使用送审汇总包的主要区别是如何管理重新送审。在 Procore 中，重新汇总包时，只需重新提交已拒绝项即可。如果所有项目都保留在同一个汇总包中，则无需搜索多个文档版本。Procore 会显示汇总包中送审项的最新版本。

如果这感觉有点太陌生，设计团队可以将修订与以前的送审分开（如下所示），或者将修订移至不同的汇总包中（作为汇总包修订）。但是，请记住，我们不推荐此选项，因为对于需要查看多个汇总包以找到批准项的现场工作人员来说，它可能效率低下。

Procore 独特的送审汇总包概念解决了项目团队（尤其是现场工作人员）遇到的许多文档管理难题。

• 由于建议将关键项单独列出，因此忽略送审的可能性会大大降低。
• 单个项组织允许随时加快特定送审，但需保持与其所属的汇总包的连接。
• 可以根据需要多次修改单个项，但在任何时间节点都只会显示最新版本。这样做可降低项目团队参考以前版本的风险。
• 当单独列出每一项时，现场工作人员搜索单独的汇总包和包含多个项的大型 PDF 的时间会减少。

本系列的后续文章

最佳实践：送审汇总包 - 送审项目清单

另请参阅

• 最佳实践：送审汇总包 - 创建和审核
• 最佳实践：送审汇总包 - 分发和修订
• 最佳实践：公司级别送审设置

简介

确定好如何组织送审汇总包之后，接下来需要决定如何逐项列出每个汇总包中的送审项（通常称为送审注册表）。设置送审注册表的方法并没有绝对的对错之分，但每个选项都有其利弊。

送审注册表通常需要遵循规范。因此，让我们从这里开始。下面是照明设备送审的典型规范集子分项：

我们建议你开始构建送审注册表时，通过为标识为必填项的每个项创建一个单独的明细项来实现规范化。在我们上述的规范分项中，包括以下项：产品数据、施工图、资格数据、产品证书、现场质量控制报告、运营与维护和质量保修。

项目清单选项

本系列的后续文章

最佳实践：送审汇总包 - 创建和审核

另请参阅

• 最佳实践：送审汇总包 - 简介
• 最佳实践：送审汇总包 - 分发和修订
• 最佳实践：公司级别送审设置

简介

在这篇文章中，你将能够找到推荐的事件顺序，以最大限度地利用送审汇总包。

第 1 步：创建送审汇总包和项

第 2 步：（可选）管理汇总包中的送审项编号

由于很难确定你接收和发送送审编号的顺序，因此我们建议你在创建送审编号时使用 0 作为临时占位符。当你收到送审项，但在将其发送以供审核之前，请点击汇总包上的“编辑”按钮。在此编辑模式下，你可以内联编辑送审编号。设置送审编号后，继续下一步以批量编辑汇总包并发送送审项以供审核。

第 3 步：批量编辑汇总包中的送审项

在提前送审注册表（例如，在买断之前）时，送审项的已知详细信息通常是有限的。借助送审汇总包中的“批量编辑”按钮，你可以在信息已知时将缺失的数据快速添加到汇总包中的多个送审项中。你还可以从同一屏幕应用工作流。在不使用汇总包的情况下，如果你通过列表视图的“批量编辑”选项执行相同的操作，则每组送审将是两个单独的步骤。

第 4 步：启动工作流和摘要电子邮件通知

在将工作流添加到送审汇总包中的项后，你现在可以向工作流中的第一个用户发送“待办事项”电子邮件。与点击“创建和发送电子邮件”单独创建并发送多封通知电子邮件不同，汇总包采用了另一种方法，即向每个用户发送一封电子邮件。

在将工作流添加到汇总包中的至少一个送审后，汇总包视图页面上会出现一个新的警报横幅。此横幅允许管理员用户向工作流中的第一个用户发起一封“待办事项”的电子邮件。使用汇总包功能可以减少送审电子邮件数量，这是其主要优点。

我们建议你同时为汇总包中的所有送审项发送电子邮件。你可以随时将新项添加到汇总包中，但是如果点击汇总包警报横幅上的“立即发送”按钮，会重新发送之前已经发出的电子邮件，这可能会给你的送审者/审批者带来困惑。

第 5 步：送审者角色 - 汇总包审核和答复

在点击“立即发送”按钮后，收件人将会收到一封“待办事项”电子邮件。该邮件中列出了需要他们答复的所有送审（本例中为 4 项）他们可以点击“在 Procore 中审核”链接直接转到 Procore 页面，在那里他们可以提交所需的答复和文档。

在下面的示例审核页面中，你可以看到所有四个项都将门承包商列为“后续行动者”。此视图允许用户从单个页面查看和答复所有项，这是使用汇总包的另一个主要优点。点击每个项的“审核”会显示其截止日期，并包括供用户输入答复、评论和附件的字段。

由于工作流基于单个送审项，因此在汇总包中每个送审项的截止日期不需要相同。在上面的示例中，我们列出了几个月后才到期的收尾质量保修的送审项。如果门承包商现在还没有准备好提交此项，他们可以先提交其他三项，以免因此收尾项而造成延误。在提交之前，门承包商将一直被视为质量保修的“后续行动者”。如果他们没有在截止日期前提交，我们也会向承包商发送逾期电子邮件通知。这是跟踪收尾可交付结果的好方法。如果你的项目设计团队更愿意接收“完整”的汇总包，你可以轻松地将任何收尾项移至单独的汇总包中。

第 6 步：审批者角色 - 汇总包审核和答复

审批者的过程类似于上述送审者的过程。审批者将会收到一封“待办事项”的电子邮件，其中包含他们需要审核的三个项的概要信息。通过电子邮件中的“在 Procore 中审核”链接，你可以进入审核界面。该界面几乎与送审者角色相同。唯一的区别是在“答复”下拉列表和“先前答复”部分下可用选择的不同。

同样，由于工作流存在于各个送审项上，因此它们可以分别转发给另一个用户或单独批准。无论送审项如何进行，每个用户在发布答复之前都会被列为“后续行动者”。

本系列的后续文章

最佳实践：送审汇总包 - 分发和修订

另请参阅

• 最佳实践：送审汇总包 - 简介
• 最佳实践：送审汇总包 - 送审项目清单

简介

在这篇最后的送审汇总包文章中，我们将讨论关闭送审、将送审发送回创建者、创建修订以及其他有用的信息。

汇总包分发

送审工作流完成后，送审经理通常会将单个项发送回责任承包商/送审者。由于每个送审项都有自己的工作流和批准，因此所有送审项都需按照分发送审中的描述通过单独的电子邮件进行分发。

汇总包修订

与分发类似，由于送审项通过单独的工作流单独批准，因此不存在汇总包级别的修订。回顾最佳实践：送审汇总包 - 简介，这样就不需要选择“行业”汇总包下确定的两个选项。仅处理需要重新提交的项，可以加快总体审批时间。可以通过多种方式对汇总包中项的修订进行管理，以下是两种最常见的方式：

结论

我们希望这些文章阐明了 Procore 送审汇总包功能的目的和优势。虽然我们意识到此功能可能并不适合每个项目或团队，但在考虑如何组织下一个项目的送审时，请考虑这些结论。

1. 送审汇总包可以作为一个仅用于组织的工具，而无需从该汇总包发送工作流通知。你也可以将其视为查看和分组送审项的另一种方式。
2. 如果仍然不确定如何使用送审汇总包，我们建议你尝试使用广泛的项目清单。这个选项可能更接近你之前处理项的方式。如果决定不使用送审汇总包，则你将不必管理大量的送审项。
3. 虽然目前使用送审汇总包可能不是你项目的最佳选择，但相应功能会随着时间的推移不断发展，并且可能会在未来或其他项目中更适合你使用。要及时了解新版本，我们建议你注册我们的 新版本网络研讨会。

另请参阅

• 最佳实践：送审汇总包 - 简介
• 最佳实践：送审汇总包 - 送审项目清单
• 最佳实践：送审汇总包 - 创建和审核

简介

工作流部分启用送审工具的通知和后续行动者跟踪组件。 工作流提供自动化工作流进度和操作/过期通知的好处。 本文将讨论编辑送审工作流的最佳实践。 你准备好了吗？

批量操作 > 应用工作流

此功能允许管理员用户批量选择多个送审项并应用新的工作流或预先创建的工作流模板。 要批量应用工作流，所有送审项必须处于草稿状态并且以前没有应用过工作流。 下面描述了将工作流批量添加到送审的两个选项。

批量替换用户

人们会定期进出项目，因此需要一种方法可以轻松地将工作流用户替换为其他用户。 如果你需要替换大量送审的审批者、送审者或审核人，拥有项目送审工具"管理员"级别权限的用户可以在送审工具配置设置中执行此操作。 请参阅配置设置:送审工具。

拒绝工作流并将后续行动者恢复到上一步

在许多情况下，管理员可能需要将送审的后续行动者恢复到以前的工作流步骤。 一些示例场景包括:

• 工作流用户忘记上传附件或将错误的附件上传到他们的答复中
• 工作流用户提供了错误的答复
• 将送审发送给了错误的审批者

送审经理可以随时将后续行动者恢复到上一步。 为了获得基于特定答复的更加自动化的体验，我们建议启用"拒绝工作流"设置。 请参阅配置设置:启用拒绝工作流。

送审修订

"创建修订"功能会创建原始项详细信息的副本（在修订编号下），其中不包括任何先前在工作流中输入的数据。 工作流步骤将被复制，但顺序将从第一步重新开始，因此你可以向送审者角色请求新的提交。 此功能可确保所有历史数据都保留在原始送审项中，同时允许将新数据添加到修订中。