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Procore

使用 DocuSign® 完成主合同

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目标

使用 Procore + DocuSign® 集成，完成主合同的电子签名流程。

背景

在项目团队成员创建主合同后，拥有 DocuSign® 账户的 Procore 用户可以为合同准备一个 DocuSign® 信封，发送给适当的收件人以请求签名。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 项目主合同工具的“管理员”级别权限。
  • 其他信息：

步骤

在 Procore 中打开主合同

  1. 导航到项目的主合同工具。
  2. 在合同标签页中，找到合同。
  3. 点击编号链接将其打开。
  4. 在合同的一般信息卡中，点击编辑。
  5. 选中使用 DocuSign® 签署复选框。

    funding-sign-with-docusign-check-box.png
     
  6. 按要求完成数据输入。请参阅创建主合同和（测试版）创建主合同。
  7. 点击保存。
  8. 数据输入完成后，选择以下选项之一：
    • 如果是现有合同，请点击页面顶部的使用 DocuSign 发送。

      prime-existing-send-with-docusign.png
       
    • 如果这是新合同，请点击页面底部的创建并使用 DocuSign 发送。

      new-prime-create-with-docusign.png

      这将启动 DocuSign®。

登录 DocuSign®

准备 DocuSign® 信封

登录后，系统会显示“上传文档并添加信封收件人”页面。完成以下步骤：

将文档添加到信封

以下 Procore 信息自动填充 DocuSign® 信封：

  • 合同的 PDF 副本会自动添加到“将文档添加到信封”分项。
  • 合同上每个“角色”所需的签名框。例如，作为合同各方的业主/客户、承包商和建筑师/工程师。这包括每个用户的“姓名”和“电子邮件地址”。有关详细信息，请参阅下面的将收件人添加到信封。

你可以选择添加其他文件，如下所示：

  1. 可选：如果要将其他文档添加到信封，请选择“将文档添加到信封”分项下的可用选项之一：

    prime-contract-add-docs-to-envelope.png
     注意
    “将文档添加到信封”部分中的可用选项由 DocuSign® 开发和维护。要了解如何使用 DocuSign®，Procore 建议查看 support.docusign.com 上的内容。
    1. 上传
    2. 使用模板
    3. 从云端获取

将收件人添加到信封

将收件人添加到信封的步骤：

  1. 在“将收件人添加到信封”下，系统会保留默认的收件人区块、他们的姓名和电子邮件地址。Procore + DocuSign® 集成会自动将此数据添加到信封中。如果数据是在 Procore 中指定的，则收件人块的“姓名”和“电子邮件地址”字段中的值与 Procore 中的以下字段相对应：
  • 建筑师。这是在合同的“建筑师/工程师”字段中指定的个人。
  • 总承包商。这是在合同的“承包商”字段中指定的公司的项目目录中的“主要联系人”字段中指定的个人。
  • 业主。这是合同中指定为“业主/客户”的个人。
     提示
    • 在DocuSign ®中没有看到某个收件人块？如果你的公司已聘请Procore Custom Solutions团队向主合同工具添加自定义字段，或者如果你的公司已经实施了 Procore 的一种语言或观点词典，则你环境中的收件人阻止可能会有所不同。请咨询贵公司的 Procore 管理员，了解你的工具是否含有任何自定义字段。 要了解更多信息，请参阅Procore 中有哪些语言可用？以及Procore 中，总承包商、业主和专业承包商有哪些不同的工具名称和术语？
    • 在收件人区块中没有看到“姓名”或“电子邮件地址”？如果在你将项目发送到 DocuSign® 之前未在其中一个合同字段中输入数据，则没有数据可以传输到 DocuSign®。你需要返回 Procore，在适当的字段中输入数据，然后将信封重新发送至 DocuSign®。

prime-contract-add-recipients-to-envelope.png 

 提示

想要在 DocuSign® 中添加、变更或移除收件人？“将收件人添加到信封”分项中的选项由 DocuSign® 开发和维护。如果你变更 DocuSign® 中的收件人信息，请记住，在 DocuSign® 中所做的任何变更都不会在 Procore 中更新，并且可能会导致意外结果。为确保集成按预期运行，Procore 建议保留集成添加的收件人字段。要了解如何使用 DocuSign®，Procore 建议查看 support.docusign.com 上的内容。

将消息添加到所有收件人

预览签名字段并发送信封

接下来，预览 PDF 的签名字段。每个签名字段对应于 Procore 的主合同工具中指定的授权签名持有人。这些字段也对应于 DocuSign® 信封上的收件人：

  • 建筑师。这是 Procore 合同中指定为“建筑师/工程师”的个人。
  • 总承包商。这是在 Procore 合同中指定为“承包商”的公司的项目目录中指定为“主要联系人”的个人。
  • 业主。这是 Procore 合同中指定为“业主/客户”的个人。
 提示
没有看到上面的签名字段？如果你的公司已聘请Procore Custom Solutions团队添加自定义字段以与主合同工具一起使用，或者如果你的公司已经实施了 Procore 的一种语言或观点词典，则出现在环境中的收件人可能会有所不同。 要了解更多信息，请参阅Procore 中有哪些语言可用？以及Procore 中，总承包商、业主和专业承包商有哪些不同的工具名称和术语？
  1. 滚动到 PDF 底部以查看签名字段。下图展示了一个示例。

    prime-contract-signature-fields.png
     
  2. 保留现有的签名字段。Procore 会自动填充这些字段并会将它们保留在默认位置，以确保 Procore 应用程序的签名工作流按预期运行。
  3. 可选：根据需要向表单添加任意“标准字段”。
     注意
    “标准字段”区域中的选项由 DocuSign® 开发和维护。要了解如何使用 DocuSign®，Procore 建议查看 support.docusign.com 上的内容。
  4. 可选：要作为收件人预览信封，请点击预览。点击右上角的关闭 (x) 图标以关闭预览。
  5. 当你准备好发送信封以供签名时，点击发送。
    DocuSign® 将信封发送给指定的收件人。然后收件人可以继续下一步。在 DocuSign® 中收集所有签名并将其应用到文档后，你需要在 Procore 中手动将合同状态更改为“已批准”。

另请参阅