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Procore

使用 DocuSign® 填写合约变更通知单

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目标

使用 Procore + DocuSign® 集成完成合约变更通知单的电子签名流程。

背景

为合约创建合约变更通知单后，拥有 DocuSign® 账户的 Procore 用户可以准备一个 DocuSign® 信封并将 Procore 文档发送给适当的收件人以请求签名。

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 项目合约工具的“管理员”级别权限。
      和
    • 如果将变更事件工具添加到项目，则将具有项目变更事件工具的“标准”或“管理员”级别权限。
  • 其他信息：

先决条件

步骤

在 Procore 中打开合约变更通知单

以下步骤会向你展示如何在 Procore 中打开合约变更通知单。

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 在合同标签页中，找到要处理的合约，然后点击箭头以展开合约的变更通知单。
  3. 点击变更通知单链接将其打开。

    expand-commitment-change-orders.png
  4. 在变更单通知中，点击编辑。
  5. 选中使用DocuSign登录复选框。

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. 滚动到页面底部，然后点击使用DocuSign完成。

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore 启动DocuSign ® Web 应用程序。如果你未登录DocuSign ®账户，则必须按照登录DocuSign ®中的步骤操作。如果你已经登录，请继续准备DocuSign ®信封。

登录 DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

准备 DocuSign®信封

登录到 DocuSign® 后，系统会显示“上传文档并添加信封收件人”页面。完成以下步骤：

将文档添加到信封

以下 Procore 信息会自动填充 DocuSign® 信封：

  • 变更通知单的 PDF 副本会自动添加到“将文档添加到信封”分项。
  • 合同上每个"角色"所需的签名框。例如，其合同受变更通知单影响的总承包商或分包商。这包括每个用户的"姓名"和"电子邮件地址"。有关详细信息，请参阅下面的将收件人添加到信封。
  1. 可选:如果要将其他文档添加到信封，请选择"将文档添加到信封"分项下的可用选项之一:

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     注意
    "将文档添加到信封"部分中的可用选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
    1. 上传
    2. 使用模板
    3. 从云端获取

将收件人添加到信封

将收件人添加到信封的步骤：

  1. 在“将收件人添加到信封”下，系统会保留默认的收件人块、他们的姓名和电子邮件地址。Procore+DocuSign® 集成会自动将此数据添加到信封中。如果数据是在 Procore 中指定的，则收件人块的“姓名”和“电子邮件地址”字段中的值与 Procore 中的以下字段相对应：
    • 分包商。 这是在与变更通知单关联的合约的“建筑师/工程师”字段中指定的个人。
    • 总承包商。 这是在项目目录的"主要联系人"字段中为与变更通知单关联的合约的"承包商"字段中指定的公司指定的个人。
       Tip
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

将消息添加到所有收件人

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

预览签名字段并发送信封

下一步是预览 DocuSign® 文档上的签名字段。签名字段对应于 Procore 中的特定角色。例如，总承包商和分包商，他们是与此变更通知单相关联的合同的责任方。Procore + DocuSign® 集成会自动将这些字段添加到 DocuSign® 信封中。

  1. 滚动到DocuSign ®文档的底部，以查看签名字段。示例如下图所示。

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. 在 DocuSign® 文档中，系统会将签名字段保留在默认位置。这可确保 Procore + DocuSign® 收集流程按设计进行。
  3. 可选：根据需要向表单添加任意“标准字段”。
     注意
    "标准字段"区域中的选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
  4. 当你准备好收集指定的签名时，点击发送。
    DocuSign® 会将信封发送给指定的收件人。然后，收件人可以继续下一步。在对文档应用所需的签名后，Procore 的默认行为是将 Procore 中的项目状态更改为“已获批”。
     Important

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.