文档管理入门 - 使用工作流工具审核和批准文档
概况
背景
通常情况下，建筑公司必须在文件夹和竖井系统之间手动移动施工文档，因为它们的状态从进行中、审查中到已获批移动。 这样做会产生大量开销，并可能导致错误和返工。 使用 Procore 文档管理，你无需在状态发生变化时移动文档，而且审批工作流结束后，对修订的访问权限会自动更改。 此外，文档管理工具中内置的工作流引擎具备出色的可定制性，能够适应任何类型文档的简单和复杂的审批场景。
这个怎么运作
你可以创建自定义工作流模板，然后将其分配给上传到文档管理工具的文档。 工作流启动后，会通知工作流参与者审核文档，可以选择使用标记对其进行备注，并提供审批结果。
当文档修订得到审核并被批准或拒绝时，修订的状态会在 Procore 中自动更新。 这意味着在文档获得批准后，你无需手动更改权限设置或在文件夹或工具之间移动修订。 为 PDF 文档创建工作流时，工作流任务分配对象可以在工作流中的步骤中将标记直接添加到 PDF。 工作流完成后，所有工作流决策、标记和其他文件附件都会保留，以便以后引用。
视频
创建文档管理工作流模板
要对文档使用工作流，你需要在 Procore 的工作流工具中创建一个或多个工作流模板，然后将它们应用于你的项目中。
查看教程将工作流模板应用于项目后，你需要在文档管理工具的配置设置页面的工作流标签页上使用正确的任务分配对象进行配置，然后才能使用。
开始启动文档工作流
为项目配置工作流模板后，可以在"已分配的工作流"列中为文档选择工作流。 你还可以使用批量编辑选项一次将一个工作流分配给多个文档。
注意:如果你希望要求某些文档（如图纸）选择工作流，你可以在上传要求中将此字段设置为要求。
最佳实践
在为文档管理工具设置工作流模板之前，请考虑以下事项:
- 你要针对哪些类型的文档执行哪些文档审核和审批流程？
- 审批流程如何因文档的目的、类型或来源而异？
- 每个步骤你需要哪些答复选项（例如 已批准、批准并备注、已拒绝）？
- 应该允许谁创建和配置文档工作流？
- 应该允许谁管理活动文档工作流（例如 重新启动它们或在流程中更改任务分配对象）？
示例
在下面，你将看到机械图纸审批流程工作流的示意图。 每个方框对应一个特定步骤，而箭头表示在每个关头做出的决定。 
我们考虑一个项目，其中机械分包商 M's Mechanical 提交 1 级图纸。 这些图纸的初始目标是执行质量保证（QA）检查的文档管理员。
- 如果文档在 QA 检查期间收到"已拒绝"状态，则会被标记为"RJ-拒绝"并移至标题为"QA 检查已拒绝 - 重新提交"的后续步骤。 在这种情况下，M's Mechanical 会立即收到拒绝通知，并指示重新提交文档。
- 如果文档在 QA 检查中收到"已获批"状态，则会进入下一阶段，表示"技术内容审核"。
- 如果文档遭到拒绝，它会进入以下称为"技术内容被拒绝"的阶段，并被标记为"RJ 拒绝"。
- 如果在"技术内容审核"阶段获得批准，文件将进入"顾问审核"。
- 结果可以是以下之一:"已获批"、"已获批，但备注"或"已拒绝"。 根据此决定，为文档分配的最终状态为"状态 A - 已获批"、"状态 B - 已获批，但带有备注"或"状态 C - 已拒绝"。
注意:文档管理工具中设置的权限组决定了谁可以在批准文档后查看文档。
- 结果可以是以下之一:"已获批"、"已获批，但备注"或"已拒绝"。 根据此决定，为文档分配的最终状态为"状态 A - 已获批"、"状态 B - 已获批，但带有备注"或"状态 C - 已拒绝"。
下一课程: 使用工作流进行文档批准 - 设置
设置
现在你已了解文档管理工具的审批工作流，你已准备好在 Procore 中完成以下操作:
1.分配工作流权限
如果你尚未设置工作流权限，请进行设置。
5.启动文档工作流
将文档上传到项目时，可以在"已分配的工作流"列中将一个工作流分配给文档。 提交文档后，分配的工作流将从第一步开始，并通知审核人。
注意:如果一起批量提交文档，审核人将收到一封电子邮件，其中包含需要他们注意的所有文档，而不是针对单独提交的文档收到单独的电子邮件。