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Procore

创建和编辑集合

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regional availability
The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the United States. For more information, please reach out to your Procore point of contact.

目标

在项目级别文档管理工具中编辑项目的集合。

背景

A collection is a group of saved filters in the Saved Views panel of the Document Management tool. Collections keep saved searches organized so users can quickly find the document revision needed in their specific context. For example, admins can set up a collection for field users that automatically pulls in only the latest published version of each drawing for a specific location. Newer revisions of these drawings may exist, but field users should only work from approved (published) versions. 

Procore automatically provides two document collections called 'In Review' and 'Published,' and project Admins can create additional collections using filters. Within a Collection, any user can create a saved view that narrows the search results even more.  For example, an electrical engineer may want a saved view that shows only electrical drawings. By placing this saved view in the ‘Published’ collection, the engineer makes it easy to access a dynamic list of all the project’s published electrical drawings.

在本教程中，将学习如何设置具有特定属性（筛选器）的项目集合，以缩小此处显示的文件范围。

2024-07-31_Explaining Collections for Admins.png

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 项目文档管理工具“管理员”级别权限。
  • 项目最多可以有 10 个自定义集合。
  • 新项目自动包含以下集合和保存的视图，但不计入项目的最多 10 个自定义集合:
    • 已发布1 （合集）
      • 所有已发布的文档2 （保存的视图）
      • 图纸 3 （保存的视图）
      • 规范3 （保存的视图）
    • 在评论 4 中（集合）
      • 所有审核中文档4 （保存的视图）
      • 分配给我 4（保存视图）
      • 已分配给 My Company4 （保存的视图）
        注意:这会筛选出将用户或其公司的用户列为该文档修订的待处理任务分配对象的所有文档。
    • 所有文档 4（保存的视图）- 位于“保存的视图”面板的底部，列出所有未应用筛选器的项目文档。无法从中创建保存的视图。

1管理员可以对其重命名并根据需要更改或添加筛选器，但不能删除或克隆。

2无法删除、克隆或重命名，并且筛选器是为"已发布"集合选择的筛选器。

3 管理员可以根据需要添加额外的筛选器，但不能删除、克隆或重命名。

4 无法删除、重命名或克隆，也无法以任何方式编辑筛选器。

请参阅为什么我不能在文档管理工具中编辑或删除某些保存的视图？

  • "保存的视图"面板中的第一个集合确定当用户打开文档管理工具时自动打开哪个保存的视图。请参阅重新排序集合。

步骤

 注意

文档管理工具的设置也可以在项目管理员工具中进行管理。请参阅在管理员工具中配置文档管理设置。

  1. 导航到项目的文档管理工具。
  2. 点击配置设置icons-settings-gear.png图标。
  3. 点击视图标签页。
  4. 从以下任务中选择:

创建集合

  1. 点击创建集合。
  2. 填写以下字段以配置集合:
    • 集合名称:为收藏夹命名，向用户传达用户可以在其中找到的文档类型。
    • 描述:当用户点击信息时可见icon-info3.png文档列表上方痕迹导航中的集合名称旁边的图标。
    • 默认显示:设置集合的默认视图 - 列表中显示文档的所有修订或仅显示最新修订。每个用户都可以在查看收藏夹时随时手动切换视图。点击文档后，也可以查看文档的修订。
    • 图标： 选择要在“保存的视图”面板中的“集合名称”左侧显示的图标。
    • 选择属性:选择一个属性类别，然后使用下拉菜单选择要应用于集合的属性（筛选器）。
      例如，如果希望“集合”仅包含项目施工 前阶段的已获批图纸，请选择以下属性：
      • 项目阶段>施工前
      • 键入> DR - 图纸
      • 状态>AP - 批准

注意:如果选择了一个属性类别但不想为它选择属性，则必须删除属性类别来创建集合。

  1. 点击创建。
    你的新集合将出现在"视图设置"页面和"文档"标签页中的"保存的视图"面板中。

2024-04-29_Views Settings Page.png

重新排序集合

  1. 将鼠标悬停在夹点上icon-reorder-grip.png要移动的集合的图标。
    指针将变成手形图标。
  2. 单击并向上或向下拖动集合以重新排序。释放以将集合放在新位置。
    注意： 此列表顶部的集合确定当用户打开文档管理工具时自动加载的保存视图。在该工具中，集合中第一个保存的视图始终是包含该集合的所有文档的视图，如果该集合首先列在管理员的“视图”设置页面中，则这是自动加载的已保存视图。

2024-07-12_first saved view is where users land.png

另请参阅