文档管理 - 入门指南

本指南的先决条件

• 贵公司已加入文档管理限定发布（测试版）。
• 为项目启用文档管理工具。
• Procore 中启用了以下权限:
  • 公司管理员权限:
    • 公司级别目录工具的"管理员"级别权限。
  • 文档管理工具权限:
    • 文档管理工具的"管理员"级别权限。
    • 添加到启用了"上传新文件"和"提交新文件"权限的权限组。
      注意: Procore 提供了默认的"文档管理员"权限组，你可以将自己添加到其中。
  • 可选:工作流和通信工具权限:
    • 用于配置和启动文档的工作流，需要公司级别工作流工具的"管理员"级别权限。
    • 将文档附加到项目通信工具中的通信项:
      • 项的通信 类型的"标准"或"管理员"级别权限。
        或者
        针对项通信 类型的"只读"级别权限，并在权限模板上启用"创建项"细分权限。

下一课程: 文档管理简介

关于工具

一般工具流程

配置设置后（如本指南稍后部分所述），使用文档管理工具的一般过程如下:

• 上传、审核和提交文件
  • 上传文件
  • 审核和填写文档属性
  • 提交和批准文档
  • 使用工作流审核文档
• 查看、下载和共享文档
  • 查看文档
  • 下载文档
  • 共享文档

上传、审核和提交文件

查看、下载和共享文档

将文档提交到项目后，具有适当权限的人员可以查看、共享和下载他们所需的文档。
注意:文档权限将在本指南稍后部分设置。

下一课程: 文档字段 - 概述

背景

在施工中，错误和返工通常是由于在多个文件夹或工具中重复的过时项目文件引起的。 为降低此风险，Procore 的文档管理工具会根据每个文档修订的属性（文档字段）自动组织和控制对文件的访问。正因如此，在开始使用该工具之前设置这些字段值尤其重要。

这个怎么运作

查看字段列表

注意:在本指南的上传要求部分，你将按文档类型配置每个文档的哪些字段应该是必填字段。

最佳实践

在为文档管理工具设置文档字段之前，请考虑以下事项:

• 哪些字段对你的文档管理需求很重要？
• 现场要求是否应该因项目而异，还是在整个公司都保持一致？
• 对于必填字段（如"状态"和"类型"），应该提供哪些值？
• 什么"代码"应与每个字段值相关联（例如"DR"代表图纸），以便在你的文档命名标准中可将它们识别？

下一课程: 文档字段 - 设置

视频

1.创建可配置字段集

在公司级别管理员工具中，为将应用于项目的文档管理工具创建一个新的可配置字段集。这使你能够设置所有项目的文档中的哪些字段是必填字段。

注意:将来，你将能够向字段集中添加新的自定义字段以及隐藏不打算使用的字段。

查看步骤

2.编辑默认字段

在公司级别管理员工具中，决定希望哪些值可用于状态、文档类型和文档类别等文档字段。 这些字段选项将适用于公司项目中文档管理工具中的所有文件。

查看步骤

3.可选:查看项目的字段选项

文档管理工具管理员可以选择在单个项目中隐藏某些字段值。 为此，请转到文档管理工具在项目中配置设置，查看字段选项，并隐藏任何你不希望可供选择的字段。

查看步骤

4.设置其他 Procore 字段

根据项目的要求，在开始之前可能需要设置一些额外的字段。 如果你计划使用文档命名标准，则项目编号和Originator代码尤其重要。

• 项目编号
• Originator代码（"缩写名称"字段）
• 地点编号
• 阶段编号

下一课程: 命名标准 - 概述

背景

由于所有项目都采用一致的文档命名标准，你的团队将轻松了解每个文档的作者和用途。Procore 的文档管理工具使用每个修订的属性来自动强制执行命名标准并自动填充元数据（属性），从而简化了上传过程。 它确定上传是否应与以前的修订相关联还是成为一个全新的文档。

这个怎么运作

文档管理工具可以使用文档属性编号来强制执行文档命名标准。 当上传的新修订使用与现有修订相同的名称和格式时，系统会将这些修订一起累积到一个具有唯一名称的文档工具中。 这样做可降低文件重复的风险，并让每个人都使用最新信息。

在文档管理工具的配置设置页面上，你可以添加或删除字段并重新排列它们，以创建可用于项目中的部分或全部文档的自定义命名标准。

查看教程

最佳实践

请务必尽早在新项目上设置文档命名标准的结构。 这避免了不一致和重构。

在为文档管理工具设置命名标准之前，请考虑以下事项:

• 哪些类型的文档需要强制执行命名标准？
• 名称中哪些信息的组合和顺序最能帮助你的团队最好地了解文档的目的，尤其是在他们在没有其他上下文的情况下找到文档的情况下？
• 名称中的什么信息组合可以确保单个文档被唯一识别并且不会意外重叠？
  • 例如，你可能会决定在不太复杂的项目中，只有你的图纸和技术送审需要命名为项目类型类别编号（例如 ABC-DR-A-101 或 ABC-LS-C-202），而所有其他文档，如报告或跟踪器，可以保留其原始文件名。

下一课程: 命名标准 - 设置

编辑命名标准

在"配置设置"页面的"上传要求"部分，查看"Procore 默认"命名标准并根据需要进行更改。

查看步骤

视频

注意:在本指南的下一部分中，你将决定哪些文档类型与此命名标准相关联。

下一课程: 上传要求 - 概述

背景

如在之前的课程中所述，文档管理工具使用文档属性来控制用户对单个修订的权限、生成命名标准并整理文档以便于检索。 因此，如果上传的文档没有足够的属性，则你以后可能无法轻松找到它们。正因如此，在上传任何文件之前设置必填字段变得异常重要。 此外，可以根据文档类型自定义这些上传要求，并且可以指定是否需要强制执行命名标准。

这个怎么运作

在此工具的"配置设置"页面的"上传要求"部分，你可以设置所有文档都必须遵循的默认规则。 你还可以创建条件规则来覆盖默认规则并仅适用于某些文档类型。

这些规则决定必须为上传的文档填写哪些元数据字段，以及是否强制执行你的项目命名标准。
 

查看教程

最佳实践

在为文档管理工具设置上传要求之前，请考虑以下事项:

• 上传到系统的每个修订（无论其类型）都应存在哪些属性和命名要求？
• 哪些要求应根据文档类型而有所不同？
  注意:你整个项目只能有一个命名标准，但你可以决定是否对每个文档类型强制执行。
• 你的项目是否允许重复的修订标识符？ 默认情况下，修订字段设置为可编辑字段，而 Version 字段始终是 不可编辑的唯一 标识符。 通过提供手动编辑"修订"字段以匹配之前上传的修订编号的选项，用户可以上传进行了细微编辑的文件，而无需将其视为全新的修订。但是，如果愿意，管理员可以要求某些文档类型的修订是唯一的。

下一课程: 上传要求 - 设置

视频

1.编辑默认规则

在"配置设置"页面的"上传要求"部分，查看默认规则并根据需要进行更改。 你可以选择是否强制执行命名标准，选择上传文档必填的字段，并决定是否允许重复的修订标识符。
注意:状态、类型、修订和名称字段始终为必填字段，以及你决定在公司文档管理工具字段集中需要的任何其他字段。

查看步骤

2.创建条件规则

如果某些类型的文档需要与默认规则不同的要求，请在"配置设置"页面的"上传要求"部分创建一个或多个条件规则。 例如，选择不同的必填字段或决定不强制执行命名标准。

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下一课程: 文档权限 - 概述

背景

单个施工文件在其生命周期中可能会进行十多次修订和数以百计的小版本更新。 每个修订都适用于工作中的不同阶段、目的和受众。在许多项目中，这些修订分散在需要手动权限管理的不同文件夹中。 但是，使用 Procore 的文档管理工具，你可以自动控制" 容器"中每个单独文档修订的权限。该工具可以使用该修订的属性（例如状态、阶段、类型或类别）来自动确定权限。

这个怎么运作

了解关于权限的更多信息

最佳实践

在为文档管理工具设置权限之前，请考虑以下事项:

• 项目中需要不同级别项目文档访问权限的不同用户角色集有哪些？
• 这些组应该能够访问什么内容？哪些文档字段是确定此访问权限所必需的？
  • 例如，你可以考虑为项目经理和文档控制者提供对系统中每个文档修订的"管理员"访问权限，但仅授予现场团队对已批准项目图纸的"查看者"访问权限。
• 哪些人应该能够更改文档管理工具内的设置？

下一课程: 文档权限 - 设置

1.分配一般工具权限

为需要访问该工具的人员分配文档管理工具的"标准"或"管理员"级别权限。 你可以在权限工具的项目权限模板中为用户和组分配此权限，或者在目录工具中手动编辑用户的权限。

查看步骤

2.创建权限组

为你需要的不同权限类型创建权限组并向其中添加人员以自动控制他们对项目文档的访问权限。

查看步骤

3.管理文档权限级别

通过指定哪些操作对以下三个不同级别可用，进一步控制文档权限:查看者、业主和管理员。
注意:此列表目前仅限于控制哪些级别应该能够编辑文档属性，但将来会引入其他自定义。

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下一课程: 使用工作流进行文档批准 - 概述

背景

通常情况下，建筑公司必须在文件夹和竖井系统之间手动移动施工文档，因为它们的状态从进行中、审查中到已获批移动。 这样做会产生大量开销，并可能导致错误和返工。 使用 Procore 文档管理，你无需在状态发生变化时移动文档，而且审批工作流结束后，对修订的访问权限会自动更改。 此外，文档管理工具中内置的工作流引擎具备出色的可定制性，能够适应任何类型文档的简单和复杂的审批场景。

这个怎么运作

你可以创建自定义工作流模板，然后将其分配给上传到文档管理工具的文档。 工作流启动后，会通知工作流参与者审核文档，可以选择使用标记对其进行备注，并提供审批结果。

当文档修订得到审核并被批准或拒绝时，修订的状态会在 Procore 中自动更新。 这意味着在文档获得批准后，你无需手动更改权限设置或在文件夹或工具之间移动修订。 为 PDF 文档创建工作流时，工作流任务分配对象可以在工作流中的步骤中将标记直接添加到 PDF。 工作流完成后，所有工作流决策、标记和其他文件附件都会保留，以便以后引用。

最佳实践

在为文档管理工具设置工作流模板之前，请考虑以下事项:

• 你要针对哪些类型的文档执行哪些文档审核和审批流程？
• 审批流程如何因文档的目的、类型或来源而异？
• 每个步骤你需要哪些答复选项（例如 已批准、批准并备注、已拒绝）？
• 应该允许谁创建和配置文档工作流？
• 应该允许谁管理活动文档工作流（例如 重新启动它们或在流程中更改任务分配对象）？

下一课程: 使用工作流进行文档批准 - 设置

1.分配工作流权限

如果你尚未设置工作流权限，请进行设置。

2.创建文档管理工作流模板

接下来，你需要在公司级别工作流工具中创建工作流模板。

查看步骤

3.将工作流分配给项目

创建工作流模板后，你需要将其分配给要使用它的项目。

查看步骤

4.配置项目的工作流

在能够使用文档管理工具中的工作流之前，你需要配置项目的工作流，其中涉及将审核人分配到各个步骤。 你还可以设置是否使用这些模板之一作为新上传文档的默认模板。

查看步骤

5.启动文档工作流

将文档上传到项目时，可以在"已分配的工作流"列中将一个工作流分配给文档。 提交文档后，分配的工作流将从第一步开始，并通知审核人。

注意:如果一起批量提交文档，审核人将收到一封电子邮件，其中包含需要他们注意的所有文档，而不是针对单独提交的文档收到单独的电子邮件。

查看步骤

下一课程: 保存视图的文档组织 - 概述

背景

大多数文档管理工具使用文件夹来保持文档有序且易于访问。 文件夹可能会出现问题，因为每个文档修订实际上都必须存在于文件夹中，并且不能同时存在于两个或多个文件夹中。 虽然这适用于访问权限受限的正在进行的工作文档，但一旦提交文档进行审核然后被拒绝或发布给更广泛的受众，这就会成为一个问题。 在施工中，必须维护单个、可追溯的施工文件修订及其状态随时间变化的历史记录。 如果必须在用于不同目的或受众的文件夹之间手动复制或移动修订，则会失去这种可跟踪性，并且存在团队利用过时信息的风险。

借助 Procore 的文档管理工具，文档修订会使用描述它们的属性进行标记，并且可以使用搜索筛选器快速找到它们。 例如，你可以使用筛选器来查找最新批准的建筑图纸，或查看来自你的公司的被拒绝的文档。 你可以将这些搜索筛选器另存为"保存的视图"，以便你和你的团队更轻松地查找文档，从而提供标准项目文件夹结构的优势，而避免文件重复的风险和弊端。

这个怎么运作

下一课程: 保存视图的文档组织 - 设置

创建保存的视图

对于管理员希望人们可以快速访问的类别，他们可以将保存的视图的访问权限设置为"项目中的每个人"。 此外，任何用户都可以创建自己的个性化视图。

注意:目前，项目保存的视图必须在每个项目中单独创建，但在未来，你将能够在公司内的多个项目中标准化保存的视图。

查看步骤

下一课程: 带有通信的文档分发 - 概述

背景

由于以数字方式共享文档和通信的方式如此之多，想要为项目保持清晰的通信记录可能很困难。 在 Procore 之外手动添加和通过电子邮件发送文档会增加引用过时修订的风险，并且很难在需要时找到和参考通信。

Procore 的通信工具是共享项目文档和维护正式通信记录的中心位置。 文档管理文件可以直接从 Web 或移动设备添加和链接到通信项，从而轻松访问文档并查看清晰的通信历史记录。

这个怎么运作

当需要分发或讨论与文档相关的任何内容时，可以使用 Procore 的通信工具，从文档管理工具添加和共享文档。 例如，你可以为传输记录创建通信 类型以共享已批准的图纸包。

通过通信项共享文档有助于确保通过 Procore 保留正式的记录系统。 附加的文件（非副本）直接从文档管理工具链接，这意味着会保留文档的完整历史记录、上下文和权限。

查看教程

最佳实践

在为项目配置通信模板之前，请考虑以下事项:

• 你的项目团队需要有关施工文件的哪些类型的正式通信，他们可能需要何时发布？
• 你是否熟悉通信工具？ 如果是，你现在如何使用它，一旦开始使用文档管理工具，这种情况会如何改变？
• 谁应该发送和管理通信？
• 考虑通信工具所需的权限：项通信 类型的“标准”级别或更高级别权限。 或者项通信 类型的"只读"级别权限，并在权限模板上启用"创建项"细分权限。

下一课程: 文档分发和通信 - 设置

1.创建通信类型

在公司级别管理员工具的通信页面上（在工具设置下），创建通信 类型。

查看步骤

2.创建通信字段集并将其应用于项目

在公司级别管理员工具的"通信"页面的"字段集"标签页上，创建新字段集或编辑现有字段集。 在字段集的"已分配项目"链接中，选择要应用通信字段集的项目。

查看步骤

3.创建通信项

在项目的通信工具中，创建一个或多个你将用于共享文档管理工具文件的通信项。

查看步骤

下一课程: 结论

你已完成指南！

我们希望本指南能帮助你更好地了解文档管理工具的工作原理以及如何在项目中使用它。

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