文档管理入门 - 文档权限

概况

背景

单个施工文件在其生命周期中可能会进行十多次修订和数以百计的小版本更新。每个修订都适用于工作中的不同阶段、目的和受众。在许多项目中，这些修订分散在需要手动权限管理的不同文件夹中。但是，使用 Procore 的文档管理工具，你可以自动控制" 容器"中每个单独文档修订的权限。该工具可以使用该修订的属性（例如状态、阶段、类型或类别）来自动确定权限。

这个怎么运作

文档管理工具使用两个权限级别:一般 Procore 工具权限和灵活的权限组，根据其属性授予单个文档修订的访问权限。

可以为项目中的不同用户角色或公司创建权限组，你可以设置特定规则来自动控制这些组有权访问哪些文档修订，以及他们应该拥有的访问权限级别（例如查看者、业主或管理员）。可以在配置设置页面的权限标签页上和工作流工具的权限模板中进一步自定义权限。

了解关于权限的更多信息

视频

注意

本指南的下一部分将介绍与工作流相关的权限。

最佳实践

在为文档管理工具设置权限之前，请考虑以下事项:

项目中需要不同级别项目文档访问权限的不同用户角色集有哪些？
这些组应该能够访问什么内容？哪些文档字段是确定此访问权限所必需的？
- 例如，你可以考虑为项目经理和文档控制者提供对系统中每个文档修订的"管理员"访问权限，但仅授予现场团队对已批准项目图纸的"查看者"访问权限。
哪些人应该能够更改文档管理工具内的设置？

示例

保是文档控制团队的成员。他正在为公司的以下人员分配权限:

Jack ，他公司的另一位文档管理员。
Searh ，他公司的项目经理。
Mart ，混凝土分包商的领班。

在项目的目录工具中，Wal 选择分配给用户的文档管理工具的"管理员"或"标准"级别权限:

Apple 为 Jack 和自己分配了"管理员"级别权限。
这使他们既可以完全控制工具，也能够启动和监督文档工作流。
Labor 为 Mart 和 Sarah 分配"标准"级别权限。
他们可以以标准访问权限使用工具并参与文档审批工作流。但是，他们无权更改工具内的任何设置。

为了进一步优化权限，Wal 在文档管理工具中使用了两个不同的权限组:

他将 Jack、Sarage 和他自己添加到"文档管理员"权限组。
他们将能够上传和提交文件，从而简化文件控制流程。
PAUL 将马特添加到"混凝土分包商"权限组:
无论文档状态如何，他将被授予对源自其公司的任何文档的"业主"访问权限。此外，他将拥有对为施工图纸和与任何其他类别相关的技术提交而签发的"查看者"访问权限。