授予中标并将其转换为采购订单

目标

选择中标的投标并将其转换为新的采购订单。

背景

选择中标时，可以选择将其转换为采购订单，如下所示。转换后，你还可以通过电子邮件将采购订单发送给获得工作范围的供应商。

或者，你也可以将中标的投标转换为分包合同。有关详细信息，请参阅授予中标并将其转换为分包合同。

需要考虑的事项

• 所需用户权限：
  • 项目投标工具的“管理员”级别权限。
    以及
  • 项目合约工具的“管理员”级别权限。
• 对于使用 ERP 集成工具的公司：显示/隐藏
  • 支持转换为采购订单按钮。
  • 重要提示！要将数据与集成 ERP 系统同步，必须在采购订单上设置成本编号和成本类型（请参阅哪些集成 ERP 系统支持“成本类型”概念？），如下所示：
    • Procore 集成。在实施过程中使用为 Viewpoint® Spectrum® 设置的默认成本编号和成本类型。
    • Ryvit 集成。导航到 ERP 集成工具，点击配置设置，然后手动选择 Viewpoint® Vista™ 的默认成本编号和成本类型
    • QuickBooks® Desktop。采购订单的成本类型应始终设置为“其他”-“O”。
    • Sage 100 Contractor®。导航到 ERP 集成工具，点击配置设置，然后手动选择采购订单的默认成本编号成本类型
    • Sage 300 CRE®。导航到 ERP 集成工具，点击配置设置，然后手动选择采购订单的默认成本编号成本类型。
    • Xero™。导航到 ERP 集成工具，点击配置设置，然后手动选择合同的默认成本编号和成本类型。

先决条件

• 将合约工具添加到项目中。请参阅添加和移除项目工具。
• 要将采购订单授予中标者，必须满足以下条件：
  • 投标单必须超过其截止日期/时间。
  • 受邀投标人必须至少提交一 (1) 个投标。

步骤

1. 导航到项目的投标工具。
2. 找到你的投标文件包。
3. 点击查看。
4. 在投标人标签页中，找到中标的公司。
5. 点击查看。
   
6. 在右侧边栏中，点击转换为采购订单。
   
   
   
   注意：
   • 中标的公司会自动添加到公司 Procore 账户的项目目录中。但与公司关联的个人用户不会自动添加到项目目录中。
   • 如果转换成功，则会出现一个黄色横幅用于确认。
     
     Procore 启动项目的合约工具并打开新合同的“一般”标签页。已中标的投标中的适当信息会自动填充到新合同中。
7. 在合同的一般标签页中，点击分项价格表标签页。要了解更多信息，请参阅分项价格表。
8. 如果你想通知公司有关中标的信息，请点击电子邮件合同。
   这将打开合同上的“电子邮件”标签页。
   
   
   
9. 在电子邮件标签页中，执行以下操作：
   • 收件人。选择所需收件人的姓名。
   • 抄送。选择应在电子邮件中抄送的人员姓名。
   • 私密。如果你只希望对合约工具拥有“管理员”级别权限的收件人和用户查看电子邮件，请选中此复选框。这是默认设置。
   • 附件。将一个或多个文件添加到电子邮件中。如果适合你的情况，建议始终将公司的正式合同表格作为附件添加。
   • 邮件。键入电子邮件的正文。建议始终向收件人（例如分包商/供应商）提供有关必须如何签署合同和文件的明确说明。邮件还应包含退回已签署合同的提醒，可以方便地将其作为附件添加到他们的电子邮件回复中。
     注意：电子邮件将自动包含合同详细信息。
10. 点击发送。
    系统会将合同发送给指定的收件人。

另请参阅

• 授予中标并将其转换为分包合同