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批量替换工作流任务分配对象

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背景

批量任务分配对象替换功能允许你一次在多个项目中替换或委派任务分配对象。此工具旨在帮助公司管理员处理人事变更，例如离职、重新分配或临时休假，而无需逐个项目手动编辑工作流。通过自动更新预设和进行中的工作流实例，你可以确保项目的连续性并防止工作流停滞。

需要考虑的事项

  • 替换类型:为长期变更选择"永久替换"，或为短期缺勤选择"临时替换"。

  • 用户要求:在开始之前，必须将替换用户添加到打算更新的项目的项目目录中。虽然产品中显示提醒，但替换用户的工具和用户权限不会自动更新，管理员必须自行验证此访问权限。

  • 数据完整性:Procore 在应用更改之前自动验证新任务分配 对象的项目 目录访问权限和权限。

  • 能见度:使用活动日志查看所有批量更改的详细历史记录，包括错误跟踪和状态更新。

  • 电子邮件通知:批量运行完成后不会发送电子邮件确认。活动日志是事实源。

  • 自动恢复:"临时替换"在"替换结束日期"自动结束，无需手动操作。

  • 所需用户权限:用户必须是工作流管理员或具有"替换任务分配对象"细分权限。

     移动电话用户的重要说明

    替换分配同步到移动设备。

    即将推出: 永久或临时替换活动将在移动设备的工作流历史记录面板中可见以进行验证。

步骤

  1. 导航到公司级别工作流工具。

  2. 选择替换任务分配对象标签页。

  3. 点击位于右上角的替换任务分配对象按钮，然后选择以下选项之一:

    • 临时替代:选择此选项以涵盖短期缺勤，例如病假、产假或假期。这暂时将跨项目、项目 角色和工作流经理角色的工作流任务任务分配 对象替换为其他用户。替换结束日期过后，分配给临时任务任务分配 对象的工作流和角色将返回给原始任务分配 对象。这些更改将适用于所有工作流，包括进行中的工作流。此处所做的更改不会影响工具角色分配（例如，发票联系人或指定审核人）。

    • 永久替换:为永久重新分配或用户离开公司选择此选项。这会将跨项目、项目 角色和工作流经理角色的工作流任务任务分配 对象永久替换为其他用户。这些更改适用于所有工作流，包括进行中的工作流。此处所做的更改不会影响工具角色分配（例如，发票联系人或指定审核人）。

注意:每次替换都是一个单独的操作。要替换多个离职用户，你必须为每个人提交单独的请求。

临时重置

点击此处查看步骤。

  1. 在任务分配对象管理部分输入以下信息:

    • 当前任务分配对象:选择当前分配给工作流的用户。

    • 临时任务分配对象:选择将接管分配的用户或一组人。

    • 日期:选择替换开始日期和替换结束日期。
      注意:未来的实例会在活动窗口期间自动分配给代表。更换期结束后，分配会自动恢复给原始用户。

    • 临时替换的原因:输入临时替换的简要说明。这将在工作流历史记录面板中可见。

    • 将更改应用于项目角色配置:选择是以替换项目目录的角色设置中的用户。这可确保临时任务任务分配 对象继承与该特定职位名称相关的所有当前和未来的任务。

    • 将更改应用于工作流经理角色:选择"是"可在将用户指定为工作流经理的情况下替换用户。这可确保在工作流步骤逾期时，临时任务任务分配 对象会收到自动电子邮件通知。

  2. 点击选定项目和工具部分中的编辑，以筛选应包含更新的项目和工具。选择应替换当前工作流任务任务分配 对象的项目和工具。默认情况下，会选择任务分配 对象可用的所有项目和工具。
    注意:该列表包括当前任务分配 对象具有活动的工作流步骤的所有项目。

  3. 点击提交以确认并执行更新。
    注意:

    • 检查活动日志以查看状态。

    • 工具和用户权限不会自动更新，并会显示提醒以验证访问权限。

    • 你可以随时从活动日志中编辑日期或取消临时委派。如果取消临时委派，未来的所有分配都将恢复给原始用户。任何未完成的步骤也将恢复。

工作流历史记录可见性

历史记录侧面板会显示有人"代表"另一个人答复的时间。

永久替换

点击此处查看步骤。

  1. 在任务分配对象管理部分输入以下信息:

    • 当前任务分配对象:选择要被替换的用户。

    • 新任务分配对象:选择替换用户。

    • 替换原因:输入替换的简短原因。这将在工作流历史记录面板中可见。

    • 将更改应用于项目角色配置:选择是以替换项目目录的角色设置中的用户。这可确保临时任务任务分配 对象继承与该特定职位名称相关的所有当前和未来的任务。

    • 将更改应用于工作流经理角色:选择"是"可在将用户指定为工作流经理的情况下替换用户。这可确保在工作流步骤逾期时，替换任务任务分配 对象会收到自动电子邮件通知。

  2. 点击选定项目和工具部分中的编辑，以筛选应包含更新的项目和工具。选择应替换当前工作流任务任务分配 对象的项目和工具。默认情况下，会选择任务分配 对象可用的所有项目和工具。
    注意:该列表包括当前任务分配 对象具有活动的工作流步骤的所有项目。

  3. 点击提交以确认并执行更新。
    注意:

    • 检查活动日志以查看状态。新的任务分配 对象会收到电子邮件通知。

    • 工具和用户权限不会自动更新，并会显示提醒以验证访问权限。

工作流历史记录可见性

  • 每次替换都会写入工作流历史记录:"用户 X 替换为用户 Y（批量）。"

  • 原始项创建者将与替换项一起显示在工作流历史记录中。

在活动日志中查看状态

所有操作都记录在活动日志中，这是所有批量任务分配 对象更改（无论是永久的还是临时的）的中心来源。

  1. 导航到公司级别工作流工具。

  2. 选择替换任务分配对象标签页。

  3. 向下滚动到活动日志部分。

  4. 查看最近请求的状态。日志显示以下状态:

    • 已停止:在结束日期之前已手动停止的临时替换

    • 已过期:已到结束日期且不再活动的临时替换

    • 即将推出:未来且当前不活动的临时替代品

    • 活动:当前活动的临时替换

    • 已完成:已执行的永久替换

    • 失败:出现问题。请重试。

    • 正在处理:系统正在处理替换

  5. 点击条目旁边的查看以查看完整详细信息。
    注意:如果项目由于目录或权限问题而无法更新，日志会标记特定错误。

  6. 根据请求的状态，你可以执行以下操作:

    • 重试:如果项目更新失败，请解决基础目录问题，并直接从"活动详细信息"屏幕上为失败的明细项点击重试。

    • 停止替换:对于在用替换，点击"停止替换"按钮可立即结束替换并将分配返回给原始用户。

    • 编辑:点击编辑按钮可修改替换。

注意:对于永久替换，当替换影响当前工作流步骤时，操作会记录在工作流历史记录侧面板中。