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Procore

从公司级别文档工具通过电子邮件发送文件或文件夹

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目标

通过电子邮件将文档工具中的文件和文件夹发送给公司目录中的其他活动用户。

背景

可以使用文档工具通过电子邮件将文件和文件夹发送给公司的其他 Procore 用户。收件人必须是公司目录中的活动联系人（请参阅将用户账户添加到公司目录），他们不需要被授予公司文档工具的访问权限就能使用电子邮件消息中的下载链接来下载文件的副本。从 Procore 发送消息 30 天后，下载链接将过期。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 从公司目录通过电子邮件发送文件和文件夹：
      • 文档工具的“标准”或“管理员”权限。
        以及
      • 如果你是“标准”用户且文件或文件夹标记为“私密”，则必须具有该文件或文件夹的访问权限。
    • 添加为电子邮件的收件人：
  • 其他信息：
    • 从 Procore 的文档工具发送的电子邮件发送自公司特定电子邮件地址。但是，发件人的姓名将与在 Procore 中执行电子邮件操作的用户相匹配。

步骤

通过电子邮件发送文档

从文档工具通过电子邮件发送文件或文件夹时，系统使用特定的通信线程自动将所有传出通信和传入回复与文件或文件夹相关联。如果你是电子邮件的收件人，则可以使用电子邮件的回复功能发送对邮件的回复。当你回复电子邮件时，该邮件的副本会保存在文档工具中文件或文件夹的电子邮件部分。

  1. 导航到文档工具。
  2. 找到你要通过电子邮件发送的文件或文件夹。
  3. 右键点击文件或文件夹，然后点击documents-email.png 电子邮件。
    注意：也可以通过将鼠标悬停在所选文件或文件夹上然后点击电子邮件图标来执行操作。
  4. 根据需要填写以下字段：

    email a document.png
    • 收件人：选择一个或多个用户或通讯组以通过电子邮件向其发送文档。
    • 抄送：使用“抄送”字段包括其他用户并通知他们。电子邮件将自动抄送给你（发件人），以确保如果用户回复电子邮件，你也会收到电子邮件。
    • 私密：如果你希望电子邮件只能由“管理员”用户和电子邮件的指定收件人查看，请选中此复选框。
    • 主题：此字段将自动填充为“FW: [文件夹或文件]: [文件夹或文件名称]”。但是，你可以相应地手动更改“主题”行。
    • 附件：你可以添加项目中的其他文件或计算机中的文件。文件夹中的文件或你选择的文件将自动链接到电子邮件中。将不会显示添加文件的预览缩略图。
    • 消息：在电子邮件正文中输入邮件内容。
  5. 点击发送。

注意：

  • 如果电子邮件抄送给了你，则你的收件箱中应收到一封电子邮件，其中包含下载文件的链接。收件人可以使用电子邮件中的超链接下载文件，也可以点击“在线查看”文本链接以在 Procore 的 Web 应用程序中查看文档。
  • 从 Procore 通过电子邮件发送文件后，电子邮件记录将存储在该文件的“电子邮件”部分。“电子邮件”部分对不在“私密”文档传输的电子邮件通讯名单中的用户自动隐藏电子邮件通信记录。但是，即使“管理员”用户未包含在电子邮件的通讯名单中，他们仍可以看到电子邮件。

查看和导出与文档关联的电子邮件

对于你上传到文档工具的每个文件和文件夹，系统会保留资产何时发送给公司目录中其他用户的历史记录。系统还跟踪发送到文件或文件夹的通信线程的任何回复。如果发件人将电子邮件通信标记为私密，则电子邮件日志仅对收件人以及拥有文档工具的“管理员”权限的用户可见。

从文件或文件夹的电子邮件日志中导出电子邮件：

  1. 导航到文档工具。
  2. 选择文件或文件夹。
  3. 点击信息 icon-info2.png 图标打开“信息”面板。
  4. 向下滚动并点击电子邮件。
    注意：已发送的任何电子邮件都会显示在“电子邮件”窗口中。
  5. 点击要导出的电子邮件上的导出 icon-export.png 图标。