文档管理入门 - 命名标准
概况
背景
由于所有项目都采用一致的文档命名标准，你的团队将轻松了解每个文档的作者和用途。Procore 的文档管理工具使用每个修订的属性来自动强制执行命名标准并自动填充元数据（属性），从而简化了上传过程。 它确定上传是否应与以前的修订相关联还是成为一个全新的文档。
这个怎么运作
文档管理工具可以使用文档属性编号来强制执行文档命名标准。 当上传的新修订使用与现有修订相同的名称和格式时，系统会将这些修订一起累积到一个具有唯一名称的文档工具中。 这样做可降低文件重复的风险，并让每个人都使用最新信息。
在文档管理工具的配置设置页面上，你可以添加或删除字段并重新排列它们，以创建可用于项目中的部分或全部文档的自定义命名标准。
重要提示
由于文档管理工具使用文档名称和格式（例如 PDF）来自动识别后续修订，因此你的命名标准必须包含唯一标识文档包的全套字段集，但不包含其中的每个独立修订。
如果希望在单个文档容器中跟踪同一文档的修订，命名标准不应 包括特定于修订的字段，例如状态、修订编号、作者或任何类型的日期。
最佳实践
请务必尽早在新项目上设置文档命名标准的结构。 这避免了不一致和重构。
在为文档管理工具设置命名标准之前，请考虑以下事项:
- 哪些类型的文档需要强制执行命名标准？
- 名称中哪些信息的组合和顺序最能帮助你的团队最好地了解文档的目的，尤其是在他们在没有其他上下文的情况下找到文档的情况下？
- 名称中的什么信息组合可以确保单个文档被唯一识别并且不会意外重叠？
- 例如，你可能会决定在不太复杂的项目中，只有你的图纸和技术送审需要命名为项目类型类别编号（例如 ABC-DR-A-101 或 ABC-LS-C-202），而所有其他文档，如报告或跟踪器，可以保留其原始文件名。
示例
假设你正在管理一个位于英国伦敦的名为"杜克医院（DH）"的项目，并且你的项目遵守ISO 19650 标准。 你已经为图纸建立了以下结构化命名约定:
项目 -Originator- 量/系统 - 地点 - 类型 - 类别 - 编号。
让我们以四楼的建筑图纸为对象，该图纸的体量/系统指定为"zz"，编号为"401"。 本图纸由项目的建筑师John Moore & Associations（JMA）发布。
根据你的命名约定，此图纸的文件将标记如下: DH-JMA-zz-04-DR-A-401
如果你在文档管理工具中设置了此命名标准，则系统将在上传时需要这些字段中的每一个字段，然后为你生成文档名称。 此外，如果此文档完整上传到该名称系统，则所有这些文档字段都会自动标记为修订，无需任何手动操作。
这种系统化的命名方法可确保清晰度和一致性，从而轻松识别和组织项目文档，即使在杜克医院这样的复杂项目中也是如此。