代表发票联系人创建发票(旧版)
旧版内容
此页面详细介绍了旧版分包商发票体验。还提供现代化体验。
背景
在 Procore 中,最终用户可以创建两种类型的合约合同:(1) 采购订单,这是买方订购商品或服务的合法请求,以及 (2) 分包合同,规定了合法商定的定价和购买条件。与采购相关的是发票,即卖方向买方出具的合法结算单。发票列出了所提供的货物(例如,设备、材料等)和/或服务(例如,检查、安装等)的类型和数量。通常随附一份账单,其中指明了为换取所提供的商品/服务而应支付的总金额。在许多组织中,通常金额较小时启动采购订单,并在商品/服务的价值较高时启动分包合同。
在 Procore 项目中,可以在项目级别的合约工具中创建采购订单和分包合同的发票。它们也采用典型的按进度收款账单格式,具有封面和详细明细项页面。
需要考虑的事项
- 所需用户权限:
- 其他信息:
- 可以为采购订单或分包合同创建分包商发票。
- 分包商可以 (1) 请拥有足够访问权限的人员代表他们创建发票,或者 (2) 按照以发票联系人的身份提交中的步骤进行操作。
- 你只能编辑最近一张发票上的开票金额。
- 如果承包商将在发票获得批准后创建付款进度计划,请在发票详细信息的“建议金额”列中输入你在此期间申请的工程金额。为了显示此列,必须在项目的合约工具中启用付款进度计划功能。请参阅配置设置:合约。
步骤
- 导航到项目的合约工具。
- 在合同标签页下,找到采购订单或分包合同。然后点击编辑。
- 点击创建发票。
注意
- 你创建的结算期的期间开始、期间结束和账单日中的值将自动为你输入。
- 有合约工“管理员”权限的用户可以从已创建的结算期中进行选择。你只能选择尚未绑定到发票的结算期。
- 在发票编号框中输入下游协作者的发票编号。
注意
有关发票编号字段的重要注意事项:
- 保存发票不需要发票编号。 你可以将此字段留空。
- 发票编号是一个自由格式的输入字段,可让发票联系人输入与其自己的发票编号系统相对应的参考编号。
- 不允许合约上重复的发票编号。 在一个合约中,每张发票都必须有一个唯一的发票编号。
- 发票编号不会自动填充在业主发票上。 请参阅Procore 如何自动完成上游 发票上的金额?
- 选择以下状态之一:
注意:你必须是拥有合约工具“管理员”权限的用户才能更改状态。
- 草稿。表示发票需要审批。成本不反映在项目预算中。
- 审核中。表示发票当前正在由审批者审核。成本不反映在项目预算中。
- 修订并重新提交。表示需要审核并重新提交发票。成本不反映在项目预算中。
- 等待业主审批。表示发票正在等待业主审批。成本不反映在项目预算中。
- 按附注批准。表示带有答复中包含的任何注释的发票已获批。成本不反映在项目预算中。
- 已获批。表示发票已获批准。成本反映在项目预算的开工至今成本列中。
注意
- 当合约公司创建发票时(或当你代表他们创建发票时),你可以在发票可供审核时将状态更改为“审核中”。然后,审核人可以相应地将其标记为“已获批”或“修订并重新提交”。
- 在未完成的结算期期间,只有在发票状态设置为“草稿”或“修订并重新提交”时,发票联系人编辑发票。只有对项目的合约工具拥有“管理员”级别权限的用户才能编辑处于其他状态的发票。
- 添加任何所需的备份文档。例如,留置权弃权书或留置权解除书。
- 点击保存。
- 根据合约的会计方法(请参阅如何设置合同或资金的会计方法?),执行以下操作之一:
为基于单位/数量的合约添加发票详细信息
- 在发票中,点击详细信息标签页。
- 为将由发票支付的每个明细项填写以下字段:
- 本期(数量)。输入每个明细项的数量。Procore 会自动计算总金额。
- 本期保留 (%)(仅限管理员)。以百分比形式输入当前结算期的保留金。
注意:你也可以通过在设置所有明细项的保留金方框中输入值并点击设置,来设置发票上所有明细项的保留金。
- 本期返还 ($)。输入当前结算期返还的保留金金额(美元)。
- 可选:要将已获批的合约变更通知单添加到发票,请点击添加到发票。
注意:
- 变更通知单的输入和编辑将始终在详细信息的明细项级别进行。
- 当从 Procore 查看或导出时,你可以选择不同级别的详细信息,以了解如何在发票的详细信息页面上显示变更通知单。请参阅编辑合约的高级设置。
- 点击保存,保存更改。
为基于金额的合约添加发票详细信息
- 在发票中,点击详细信息标签页。
- 为将由发票支付的每个明细项填写以下字段:
- 已完成的工程(本期):输入在发票付款期间完工的工程款美元金额。如果希望输入已完工工程的百分比,请点击计算器图标并输入百分比,然后点击保存。Procore 会自动将工程百分比转换为等值的美元金额。
- 当前库存材料。 输入目前存储在作业现场或附近存储设施上,但不包含在"已完成的工程"(D 和 E )列中的材料的美元金额。 请注意,在手动将其移至"已完成的工程"之前,此处输入的值将保留在未来发票的此列中。 请参阅如何为 Procore 中的库存材料开具账单? (旧版)以获取更多信息。
- 根据需要设置保留金:
提示
是否要为所有明细项设置保留金?如果是,请在右侧边栏中输入一个值,然后点击设置。
- 本期保留的工作保留金 (%)(“管理员”级别权限)。输入本工资结算周期保留工程的百分比。
- 本期保留的材料保留金 (%)(“管理员”级别权限)。输入本工资结算周期保留材料的百分比。
- 根据需要返还保留金:
- 本期返还的工程保留金 ($)。输入本期返还的工程保留金金额。
- 本期返还的材料保留金 ($)。输入本期返还的材料保留金金额。
- 可选:如果启用付款进度计划功能(请参阅配置设置:合约)并且承包商将在发票“已获批”后创建付款进度计划:
- 可选:将任意“已获批”的合约变更通知单添加到发票中:
- 添加到发票。在“已获批的合约变更通知单”部分的变更单旁边,点击此按钮。
注意:变更通知单的输入和编辑将始终在详细信息的明细项级别进行。当从 Procore 查看或导出时,你可以选择不同级别的详细信息,以了解如何在发票的详细信息页面上显示变更通知单。请参阅编辑合约的高级设置。
- 点击保存。