代表发票联系人创建发票（旧版）

旧版内容

此页面详细介绍了旧版分包商发票体验。还提供现代化体验。

目标

代表发票联系人创建分包商发票。

背景

在 Procore 中，最终用户可以创建两种类型的合约合同：(1) 采购订单，这是买方订购商品或服务的合法请求，以及 (2) 分包合同，规定了合法商定的定价和购买条件。与采购相关的是发票，即卖方向买方出具的合法结算单。发票列出了所提供的货物（例如，设备、材料等）和/或服务（例如，检查、安装等）的类型和数量。通常随附一份账单，其中指明了为换取所提供的商品/服务而应支付的总金额。在许多组织中，通常金额较小时启动采购订单，并在商品/服务的价值较高时启动分包合同。

在 Procore 项目中，可以在项目级别的合约工具中创建采购订单和分包合同的发票。它们也采用典型的按进度收款账单格式，具有封面和详细明细项页面。

需要考虑的事项

先决条件

培训视频

步骤

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 在合同标签页下，找到采购订单或分包合同。然后点击编辑。
  3. 点击创建发票。
     注意
    • 你创建的结算期的期间开始、期间结束和账单日中的值将自动为你输入。
    • 有合约工“管理员”权限的用户可以从已创建的结算期中进行选择。你只能选择尚未绑定到发票的结算期。
  4. 在发票编号框中输入下游协作者的发票编号。
     注意

    有关发票编号字段的重要注意事项:

    • 保存发票不需要发票编号。 你可以将此字段留空。
    • 发票编号是一个自由格式的输入字段，可让发票联系人输入与其自己的发票编号系统相对应的参考编号。
    • 不允许合约上重复的发票编号。 在一个合约中，每张发票都必须有一个唯一的发票编号。
    • 发票编号不会自动填充在业主发票上。 请参阅Procore 如何自动完成上游 发票上的金额？
  5. 选择以下状态之一：
    注意：你必须是拥有合约工具“管理员”权限的用户才能更改状态。
    • 草稿。表示发票需要审批。成本不反映在项目预算中。
    • 审核中。表示发票当前正在由审批者审核。成本不反映在项目预算中。
    • 修订并重新提交。表示需要审核并重新提交发票。成本不反映在项目预算中。
    • 等待业主审批。表示发票正在等待业主审批。成本不反映在项目预算中。
    • 按附注批准。表示带有答复中包含的任何注释的发票已获批。成本不反映在项目预算中。
    • 已获批。表示发票已获批准。成本反映在项目预算的开工至今成本列中。
       注意
      • 当合约公司创建发票时（或当你代表他们创建发票时），你可以在发票可供审核时将状态更改为“审核中”。然后，审核人可以相应地将其标记为“已获批”或“修订并重新提交”。
      • 在未完成的结算期期间，只有在发票状态设置为“草稿”或“修订并重新提交”时，发票联系人编辑发票。只有对项目的合约工具拥有“管理员”级别权限的用户才能编辑处于其他状态的发票。
  6. 添加任何所需的备份文档。例如，留置权弃权书或留置权解除书。
  7. 点击保存。
  8. 根据合约的会计方法（请参阅如何设置合同或资金的会计方法？），执行以下操作之一：

为基于单位/数量的合约添加发票详细信息

  1. 在发票中，点击详细信息标签页。
  2. 为将由发票支付的每个明细项填写以下字段：
    • 本期（数量）。输入每个明细项的数量。Procore 会自动计算总金额。
    • 本期保留 (%)（仅限管理员）。以百分比形式输入当前结算期的保留金。
      注意：你也可以通过在设置所有明细项的保留金方框中输入值并点击设置，来设置发票上所有明细项的保留金。
    • 本期返还 ($)。输入当前结算期返还的保留金金额（美元）。
  3. 可选：要将已获批的合约变更通知单添加到发票，请点击添加到发票。
    注意：
    • 变更通知单的输入和编辑将始终在详细信息的明细项级别进行。
    • 当从 Procore 查看或导出时，你可以选择不同级别的详细信息，以了解如何在发票的详细信息页面上显示变更通知单。请参阅编辑合约的高级设置。
  4. 点击保存，保存更改。

为基于金额的合约添加发票详细信息

  1. 在发票中，点击详细信息标签页。
  2. 为将由发票支付的每个明细项填写以下字段：
    • 已完成的工程（本期）：输入在发票付款期间完工的工程款美元金额。如果希望输入已完工工程的百分比，请点击计算器图标并输入百分比，然后点击保存。Procore 会自动将工程百分比转换为等值的美元金额。
    • 当前库存材料。 输入目前存储在作业现场或附近存储设施上，但不包含在"已完成的工程"（D 和 E ）列中的材料的美元金额。 请注意，在手动将其移至"已完成的工程"之前，此处输入的值将保留在未来发票的此列中。 请参阅如何为 Procore 中的库存材料开具账单？ （旧版）以获取更多信息。
  3. 根据需要设置保留金：
     提示
    是否要为所有明细项设置保留金？如果是，请在右侧边栏中输入一个值，然后点击设置。
    • 本期保留的工作保留金 (%)（“管理员”级别权限）。输入本工资结算周期保留工程的百分比。
    • 本期保留的材料保留金 (%)（“管理员”级别权限）。输入本工资结算周期保留材料的百分比。
  4. 根据需要返还保留金：
    • 本期返还的工程保留金 ($)。输入本期返还的工程保留金金额。
    • 本期返还的材料保留金 ($)。输入本期返还的材料保留金金额。
  5. 可选：如果启用付款进度计划功能（请参阅配置设置：合约）并且承包商将在发票“已获批”后创建付款进度计划：
    • 提议金额。输入此期间申请的工程金额。
  6. 可选：将任意“已获批”的合约变更通知单添加到发票中：
    • 添加到发票。在“已获批的合约变更通知单”部分的变更单旁边，点击此按钮。
      注意：变更通知单的输入和编辑将始终在详细信息的明细项级别进行。当从 Procore 查看或导出时，你可以选择不同级别的详细信息，以了解如何在发票的详细信息页面上显示变更通知单。请参阅编辑合约的高级设置。
  7. 点击保存。

另请参阅